papierlos in die Zukunft

Der Tsunami kam mit Ansage: Seit einigen Jahren bewilligt die Ernst Ghner Stiftung ein Vielfaches des in der Stiftungsurkunde für Gemeinnütziges vorgesehenen Mindestbetrags an Fördermitteln. Allein im Jahr 2013 unterstützte die Stiftung 1422 gemeinnützige Projekte mit 38,6 Millionen Schweizer Franken, das Budget im Jahr 2014 liegt ebenfalls in dieser Höhe.

Über die eingehenden Projektanträge (2014 über 2800 Anträge) entscheidet der Stiftungsrat der Ernst Göhner Stiftung. Das oberste Organ der Stiftung ist ein Gremium aus neun Personen. Es kommt einmal pro Quartal zusammen, um die Informationen, Anträge und Berichte aus den fünf Ausschüssen der Stiftung zu prüfen und zu bearbeiten. Die Erstellung der umfangreichen Unterlagen und deren fristgerechte Verteilung an die Sitzungsteilnehmer obliegt dem Sekretariat, das dafür sorgt, dass die Entscheider gut vorbereitet in ihre Meetings starten können. Zu diesen Sitzungen des Stiftungsrats mussten bis Ende 2012 bis zu acht - jeweils ein bis zwei Kilogramm schwere - Pakete mit Sitzungsunterlagen rechtzeitig kopiert und verschickt werden. Darüber hinaus müssen auch für die operative Leitung der Stiftung zahlreiche Informationen fliessen und zur richtigen Zeit den richtigen Personen vorliegen ? und viele weitere Pakete für die Sitzungen der Ausschüsse der Stiftung waren herzurichten und zu verschicken.

Angesichts dieser Papierflut begab sich die Ernst Göhner Stiftung auf die Suche nach einer sicheren digitalen Lösung, um die Gremienkommunikation sowie die Erstellung und Verteilung von Sitzungsunterlagen zu vereinfachen. Gesucht wurde ein System, mit dem das Sekretariat die Unterlagen im Handumdrehen erstellen kann ? ohne die Nächte am Kopierer verbringen oder in letzter Minute zur Post hetzen zu müssen. Der Geschäftsführer der Stiftung, Dr. Roger Schmid, zugleich Board-Member der Panalpina Welttransport Holding AG, hatte bereits sehr gute Erfahrungen mit Diligent Boardbooks bei Panalpina gemacht. Er schlug deswegen dieses System vor. Nachdem sich zusätzlich zwei Stiftungsräte der Ernst Göhner Stiftung als Pilotnutzer Diligent Boardbooks angesehen hatten, wurde die Lösung umgehend eingeführt. Bei der Umstellung auf Diligent Boardbooks erhielten diejenigen Stiftungsräte ein Device, die nicht ohnehin bereits eines hatten. Eine eigene BYOD-Strategie (BYOD = Bring Your Own Device) verfolgt die Ernst Göhner Stiftung dabei nicht; sie entscheidet je nach Einzelfall.

Mit der Einführung der Diligent Boardbooks im Januar 2013 wurden planmässig alle 2013er-Meetings papierlos ? und somit auch die ersten Meetings ab Februar 2013. Diese Umstellung hat sich nach Einschätzung der Stiftung auch finanziell schnell bezahlt gemacht. Lucia Tellenbach, Sekretärin der Ernst Göhner Stiftung und verantwortlich für die Zusammenstellung und Verteilung der Unterlagen: «Um die unterschiedlichen Berichte und Dokumente auf Papier zu bringen und zu verteilen, war in der Vergangenheit pro Quartal ein kompletter Arbeitstag alleine für das Vervielfältigen der Unterlagen nötig.» Heute werden die Informationen, die im Sekretariat aus den einzelnen Ausschüssen zusammenlaufen, von Lucia Tellenbach mit wenigen Klicks zusammengepackt. Anschliessend verteilt sie diese auf einem sicheren elektronischen Weg als komplette, verschlüsselte Meeting-Unterlagen an das Gremium. Das Verlustrisiko, das bei physischen Unterlagen immer besteht, existiert nun praktisch nicht mehr. Selbst wenn ein iPad verloren ginge, sind die Unterlagen immer noch durch Verschlüsselung und Passwort vor fremden Blicken sicher. Nennenswerte Schwierigkeiten gab es nach Auskunft von Lucia Tellenbach bei der Umstellung nicht; lediglich spezifische Formatierungswünsche wie je nach Sprache unterschiedliche An- und Abführungszeichen seien «derzeit noch in der Pipeline». Besonders lobende Worte findet Lucia Tellenbach für den Service und Support von Diligent Boardbooks: «Die Schulung für mich als Administrator dauerte nur knapp drei Stunden. Auch das Handbuch ist super gemacht, obwohl ich es nach der Einführung eigentlich nur noch zweimal gebraucht habe. Bei dringenden Problemen rufe ich unseren Account Manager oder den Support an. Bisher wurde immer in wenigen Minuten eine Lösung für das Problem gefunden.» Lesen Sie auf der nächsten Seite: Lösung, die alle zufriedenstellt

Auch die Stiftungsräte konnten sich schnell mit den Diligent Boardbooks anfreunden. ?Wir hatten lediglich eine einzige Übergangssitzung im Stiftungsrat, in der wir parallel mit Papier und Diligent Boardbooks gearbeitet haben. Schon in der darauf folgenden Sitzung war aber klar, dass wir in Zukunft kein Papier mehr brauchen. Alle wollten nur noch mit der digitalen Lösung arbeiten. Selbst zunächst kritische Sitzungsteilnehmer waren schnell überzeugt», ergänzt Tellenbach. Durch den Umstieg ergaben sich nämlich nicht nur für das Sekretariat vielfältige Vorteile, sondern auch für die Mitglieder der Entscheidungsorgane: Bei der Arbeit mit den Unterlagen auf ihren iPads können sie mit der intuitiven Lösung Diligent Boardbooks, nicht nur, wie vom Papier gewohnt, lesen, markieren und kommentieren. Zudem haben sie nun mehr Zeit für die Durchsicht der Unterlagen, da lange Zustellzeiten der Vergangenheit angehören.

Das Vorstandsportal Diligent Boardbooks hat den Arbeitsalltag all jener, die bei der Ernst Göhner Stiftung mit den Sitzungsunterlagen arbeiten, erheblich erleichtert. Viele, die einmal in den Genuss gekommen sind, die Papierflut hinter sich zu lassen und mit einer modernen digitalen Lösung zu kommunizieren und zu arbeiten, wollen auch in ihren anderen Positionen nicht mehr darauf verzichten ? Diligent Boardbooks wird seither auch von einzelnen Tochterunternehmen der Stiftung eingesetzt.

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