Welche Auswirkungen hat Outsourcing auf die Betriebskosten? Eine Beispielrechnung soll zeigen, ob sich das Auslagern von IT-Leistungen an ein Rechenzentrum lohnt.
Welche Auswirkungen hat Outsourcing auf die Betriebskosten?
Der Autor ist Vorsitzender der Geschäftsleitung der Unico Data AG.
Unsere IT kostet einfach zu viel und überhaupt geben wir zu viel Geld für diesen Bereich aus: Dieser Satz kommt vielen CIOs sicherlich nur allzu bekannt vor. Sicher haben Sie sich selbst bereits Gedanken darüber gemacht, wie der Budgetposten «Informatik» reduziert werden könnte. Soll man das Team verkleinern, Dienste auslagern oder ist die Migration in die viel zitierte Cloud eine Variante? Wären da nicht die Sicherheitsbedenken, die gerade wieder allgegenwärtig und vielschichtig diskutiert werden, könnte dies als Alternative in Erwägung gezogen werden. Hinzu kommt, dass die Informatik für so manchen in der Unternehmensleitung generell ein «Buch mit 7 Siegeln» ist und auch so behandelt wird. Wünsche für Ausbauten, Erneuerungen oder Umstrukturierungen wie auch der daraus resultierende Nutzen können vom CFO in der Regel kaum objektiv beurteilt werden. IT-Verantwortliche, die ihre Argumente mit einer Beispielrechnung untermauern können, haben hier deutlich bessere Karten.
Auslagern oder nicht?
Die Frage nach der richtigen und massvollen IT-Infrastruktur stellt sich spätestens bei jedem anstehenden Systemwechsel oder bei Erweiterungen und Ergänzungen der aktuellen Systemlandschaft. Der Entscheid, ob dabei weiterhin auf interne Ressourcen oder auf einen externen Dienstleister gesetzt wird, hängt von einigen wichtigen Grundsatzentscheidungen ab. Als IT-Verantwortlicher sollten Sie sich in diesem Zusammenhang folgende Fragen stellen:
Bin ich grundsätzlich bereit, die Verantwortung über den Betrieb und den Unterhalt meiner IT auszulagern?
Wer soll sich um meine Daten kümmern und wo sollen diese in Zukunft gelagert sein – im eigenen Unternehmen, in der Schweiz oder spielt das keine Rolle?
Will ich weiterhin die Server-Infrastruktur in den Geschäftsräumen betreiben?
Wie beurteile ich die Ressourcensituation im Unternehmen im Hinblick auf den Eigenbetrieb der IT?
Will ich mit einem schwankenden und nicht genau planbaren IT-Budget leben?
Wenn Sie diese Fragen mit Überzeugung beantworten können, sind Sie der Entscheidung über die zukünftige IT-Landschaft schon viel näher. Letztlich sind aber Kostentransparenz und Kostenvergleich zwischen der Inhouse- und einer extern gehosteten Lösung massgebend.
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Weiche Faktoren einrechnen
Vergleicht man die beiden Lösungen in Form einer Tabelle (siehe links), so ist in Bezug auf die harten Kosten nur ein marginaler Unterschied sichtbar. Eine zusätzliche, objektive Gewichtung der «weichen» Faktoren zeigt jedoch Vorteile für eine externe Lösung. Hier schlagen zum Beispiel folgende Faktoren zu Buche:
Auslagerung der Verantwortung
Auslagerung der Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Daten (Datensicherung und Aufbewahrung)
-Fortwährende Updates von Betriebssystem und Anwendungs-Software. Technologieschritte werden automatisch eingehalten
7x24-Stunden-Systemüberwachung durch Pikettdienst rund um die Uhr
Standortunabhängiges Arbeiten mit jedem Gerät (BYOD)
Kostenloser Telefon-Support
Diese Faktoren lassen sich nur schwer in einem Frankenbetrag beziffern, trotzdem spielen sie in der Lösungsfindung eine wichtige und unter Umständen die entscheidende Rolle.
Eine Grundsatzfrage
Bei all diesen Betrachtungen sind die Grösse des Betriebs und die branchenspezifische Ausprägung nicht relevant. Viel wichtiger ist der (auch emotionale) Grundsatzentscheid, ob die IT weiterhin in den eigenen Räumen mit eigener Verantwortung betrieben werden soll oder ob sie – als hochwertiger, vom Profi betriebener Gebrauchsgegenstand – extern bezogen wird. Das Unternehmen kann sich dann wieder mehr auf das Kerngeschäft konzentrieren.
