Wie KMUs ihre BI-Software für die Zukunft rüsten

Der Autor ist Head of Business Management Sage 200 bei der Sage Schweiz AG. Das, was den Unternehmen heute die meisten Sorgen bereitet, sind überraschende Veränderungen am Markt, auf die sie nicht rechtzeitig reagieren können. Wir haben uns inzwischen daran gewöhnt, dass Produktlebenszyklen immer kürzer werden. Doch mittlerweile entstehen und verschwin­den ganze Produktlinien und Märkte rasend schnell. «Disruptive Technologien» nennt sich dieses Phänomen. Dabei wird eine bestehende Technologie, ein bestehendes Produkt oder eine bestehende Dienstleistung durch eine Innovation praktisch über Nacht vollständig verdrängt. Beispiele dafür gibt es viele: Apple hat mit dem iTunes Store die Art und Weise, wie wir Musik konsumieren, komplett verändert und die gesamte Musikindustrie auf den Kopf gestellt. Die zahlreichen Apps haben zudem dafür gesorgt, dass wir heute Medien auf dem Smartphone oder Tablet konsumieren und auf Fahrpläne, Wegbeschreibungen, Restaurantführer oder Fitnessprogramme mobil von unterwegs zugreifen.

Ein anderes eindrückliches Beispiel liefert Amazon. Das Unternehmen hat mit seinem Onlinehandel innert kürzester Zeit nicht nur den Buchhandel revolutioniert, sondern massgeblich zu einem geänderten Kaufverhalten beigetragen. Dies bekommen auch KMU zu spüren, die ihre Marketing- und Vertriebsprozesse auf die steigende Erwartung der Kunden ausrichten müssen. Aufgrund der hohen Transparenz werden Angebot und Preis vergleichbar.  Kundenbindung und Kundentreue nehmen ab, wodurch der Druck auf die Anbieter steigt.

Mit dieser Entwicklung hat sich auch die generelle Sicht auf die IT verändert. Wurden IT-Projekte lange Zeit primär aus technischer Sicht vorangetrieben, stehen heute praktisch ausschliesslich betriebswirtschaftliche Überlegungen im Vordergrund. Ausserdem gewinnt die Thematik «User Centric» immer mehr an Bedeutung. Der einzelne Mitarbeitende und seine Daten- und Informationsbedürfnisse rücken in den Mittelpunkt. Die rasante Verbreitung mobiler, digitaler Endgeräte verstärkt diese Entwicklung noch zusätzlich. Lesen Sie auf der nächsten Seite: neue Anforderungen an ERP

Viele Unternehmen sind aufgrund dieser spürbaren Verschiebungen im Markt und dem steigenden Druck deshalb bereit, ihre Systeme an die neuen Anforderungen anzupassen. Doch sie wollen nicht per se in ein neues, teures Produkt investieren, sondern ihr bestehendes System punktuell und sinnvoll ergänzen. Gefragt sind evolutionäre Weiterentwicklungen bewährter Software-Lösungen, die folgende moderne Anforderungen erfüllen müssen: Mehr Mobilität: Unternehmen wollen ihren Mitarbeitenden heute einen sicheren internen und externen Zugriff auf Daten und Systemteile gewähren, um Arbeitsprozesse ohne Medienbrüche effizienter zu organisieren. Durchgängige Prozesse: Drittsysteme müssen sich rasch und ohne Medienbrüche im System abbilden lassen. Zudem soll mithilfe von Webservices der Datenaustausch mit Apps und Webanwendungen ermöglicht werden. Tiefere Kosten und hohe Sicherheit: Evolutionäre Systeme sind so aufgesetzt, dass die Funktionalitäten und die Unternehmensdaten zentral auf der Serverinfrastruktur verwaltet werden. Diese zentrale Installation senkt die Kosten und steigert die Sicherheit beim Einsatz mobiler Systeme.

ERP-Systeme müssen also heute so ausgerichtet sein, dass sie nahtlos mit mobilen Geräten kommunizieren und neue Prozesse als flexible Einheiten abbilden. Die folgenden Beispiele stehen exemplarisch für eine Reihe von Anwendungen, die aufzeigen, wo evolutionäre Systeme ansetzen: Employee Self Services: Die Möglichkeiten, die Personaladministration durch effiziente Onlineservices zu vereinfachen, sind heute mannigfaltig. Beispiel Ferienplanung: Der Mitarbeitende erfasst die gewünschten Ferien direkt in der App auf seinem Handy, das an das Absenzmanagement seines Arbeitgebers gekoppelt ist. Der Vorgesetzte erhält danach eine Aufforderung zur Freigabe und kann die beantragten Ferien genehmigen. Im Anschluss daran erfolgt die elektronisch konsolidierte und automatisierte Rückmeldung an die Personalabteilung. Allen Beteiligten steht jederzeit die Übersicht über das aktuelle Feriensaldo zur Verfügung. Finanzreports jederzeit abrufbar: Gerade in der finanziellen Führung eines Unternehmens ist das Bedürfnis nach aktuellen Zahlen in den letzten Jahren stark angestiegen. Evolutionäre Systeme ermöglichen es, via App jederzeit mobil und sicher auf wichtige Reports und Zahlen von unterwegs zuzugreifen und in der gewünschten Form stufengerecht dargestellt zu erhalten. Effizienz in der Warenwirtschaft: Im Bereich der Warenwirtschaft lässt sich mit einer modernen Software beispielsweise der Inventurprozess ohne Medienbrüche effizient durchführen. Anstelle eines Papierausdrucks der Inventarliste kann der Mitarbeitende die Lagerpositionen direkt in der App erfassen, beispielsweise mit einem angeschlossenen Barcodeleser. Dies spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern verhindert Fehleingaben beim Übertrag ins System. Lesen Sie auf der nächsten Seite: die Zeit ist reif

Evolutionäre Systeme haben die erforderliche Maturität und Marktreife erreicht. Sie bilden das Fundament, um wirtschaftlicher arbeiten und auf sich schnell ändernde Marktbedürfnisse reagieren zu können. Allerdings sind die modernen Systeme auch nur so gut, wie es dem jeweiligen Partner gelingt, diese auf die Bedürfnisse des Unternehmens auszurichten und anzupassen. Bei Unternehmen mit hohen und vielfältigen Anforderungen an die Branchenspezifika ist es deshalb sinnvoll, einen Branchenspezialisten mit der Individualisierung der Software zu beauftragen. Heutige, starre ERP-Systeme verlieren also immer mehr ihren Nimbus und machen evolutionären Systemen Platz, die eine einfache Prozessintegration von Drittanwendungen ermöglichen, wodurch sich immer mehr Teilprozesse nach aussen verlagern lassen. Die IT mit ihren Systemen wird zum Business Enabler und lässt sich den Bedürfnissen des Unternehmens anpassen. Nun sind die Unternehmen gefordert, zu überprüfen und zu entscheiden, ob ihr kompetitives Umfeld es zulässt, in Sachen Software den Status quo zu wahren oder ob es höchste Zeit ist, die IT-Systeme für die Anforderungen der Zukunft fit zu machen.

Geschäftsprozesse lassen sich heute nicht mehr über Jahre festlegen. Dies bedeutet, dass sich die IT-Systeme in Zukunft viel schneller anpassen lassen müssen, um auf den permanenten Wandel reagieren oder Marktverän­derungen vorantreiben zu können. Dafür braucht es aber nicht primär neue, teure Systeme, sondern vielmehr eine Weiterentwicklung bewährter Lösungen, die sich leicht den neuen Marktanforderungen und den indi­vi­duellen Bedürfnissen der Unternehmen anpassen lassen. Bei solchen evolutionären Systemen bilden das Know-how der Mitarbeitenden im Umgang mit der Software, die bestehende Funktionalität und die vorhandenen Unternehmensdaten das Fundament, um Prozesse flexibel und mobil zu erweitern. Unternehmen, welche die Zukunft ihrer Systeme in die Hand nehmen möchten, sollten deshalb darauf achten, dass diese dem evolutionären Ansatz gerecht werden.