Wie die IT den Arbeitsplatz revolutioniert

Google war der Vorreiter. Inzwischen sind die neuen, flexiblen Arbeitsplatzkonzepte aber auch schon in «ganz normalen» Schweizer Firmen angekommen. Der entscheidende Faktor dabei: der Computer. Er allein erlaubt, dass sich die neuen Arbeitsplatzkonzepte überhaupt realisieren lassen. Denn die meisten Tätigkeiten erfordern keinen eigenen Schreibtisch oder Konferenzraum mehr. In der Schweiz sind beispielsweise 74 Prozent der Beschäftigten in der Dienstleistungsbranche tätig, berichtet Professor Hartmut Schulze von der Hochschule für Angewandte Psychologie in Olten. Er sagt: «Die Arbeit ist heute kein Ort mehr, sondern ein Inhalt.» Wenn Arbeit unabhängig vom Ort ist, kommen Konzepte wie Home und Mobile Office oder moderne Büroeinrichtungen ohne stationäre Schreibtische zum Tragen. Alle haben den angeblichen Makel, dass Mit­arbeiter jenseits der traditionellen Büros weniger produktiv sind. Das stimmt nur bedingt. In Umfragen hat Schulze mit seinem Team die Bedingungen für effiziente Arbeitsformen ermittelt. Mitarbeitende von SBB und Swisscom berichten in einem Feldversuch zum Thema «Work­Anywhere», dass durch flexible Arbeitsorte die Zufriedenheit mit ihrer Tätigkeit und ihr persönliches Wohlbefinden steigen. Auch die Menge sowie die Qualität der Arbeit sind höher. Die rund 230 Studienteilnehmer erklärten allerdings auch, dass sie die Selbstdisziplin sowie die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit vor Herausforderungen gestellt habe. Jeweils drei Viertel haben beim Organisieren und Planen der Tätigkeiten sowie der Wahl des adäquaten Orts für die Arbeit dazu­gelernt, ergab die Umfrage. Eine weitere Erhebung anlässlich des nationalen Home Office Days ermittelte, dass jeder Zweite den spontanen informellen Austausch unter Kollegen vermisst und jeder Dritte auch an Wochenenden seine beruflichen Aufgaben er­ledigt. Mehr noch: 54 Prozent berichteten von leichten bis mittelschweren Einschlafstörungen. Für Schulze deuten diese Aussagen auf ein «Nicht-Abschalten-Können» hin. Der Psychologieprofessor hat mit seinem Team die Voraussetzungen für erfolgreiche, mobil-flexible Arbeit ermittelt. Eines der zentralen Ergebnisse: Technik macht die neuen Tätigkeitsformen zwar erst möglich. Ebenso wichtig sind individuelle Fähigkeiten der Angestellten wie Selbstdisziplin, Führungskompetenz der Vorgesetzten inklusive Vertrauen in die Mitarbeiter sowie organisato­rische Gegebenheiten. So sind Richtlinien für die private Nutzung geschäftlicher Geräte für die erfolgreiche Ausgestaltung unverzichtbar. Aber alle Theorie ist grau – wie sieht die Realität aus? Nächste Seite: Multispace-Arbeitsplatz bei den SBB

Unter anderem auf der Grundlage der FHNW-Studie haben die SBB eine Strategie für den flexiblen Arbeitsplatz implementiert. Für die Akzeptanz und den Erfolg des ortsunabhängigen (Zusammen-)Arbeitens ist nach den Worten von Andreas Blum, Leiter Solution Center Cargo (Konzernbereiche und Arbeitsplatz), das ICT-Arbeitsplatzkonzept entscheidend: Ein ganzheitlicher Ansatz müsse die Anforderungen am Arbeitsplatz, in Gebäuden und Räumen, unterwegs und zu Hause berücksichtigen. Die SBB sind daran, ihre Standorte zu zent­ralisieren: In Bern-Wankdorf, Olten und Zürich-Altstetten entstehen neue Bürokomplexe, die neu nach dem «Multispace»-Konzept gestaltet werden. Den Mitarbeitern stehen in diesen Gebäuden je nach Art der zu erledigenden Arbeit verschiedene Umgebungen zur Verfügung: Es gibt Zonen, die für Projektarbeit ausgelegt sind, solche, die konzentriertes Arbeiten erlauben, und wieder andere, die den kreativen Austausch fördern. Daneben gibt es Begegnungszonen, Kommunikationsinseln zum Telefonieren oder eine Dachterrasse, um sich bei der Arbeit auch mal im Freien inspirieren zu lassen. Je nachdem, welche Arbeit man gerade verrichtet, platziert man sich in der dafür geeigneten Zone. Die ICT-Ausstattung im Gebäude und die persönliche Informatikausrüstung der Anwender sind auf diese Arbeitswelt ausgerichtet. Dazu gehören Bürotische mit Anschlüssen für Laptops und Smartphones, «Follow-Me»-Print-Services, um an einem beliebigen Drucker ausdrucken zu können oder die Inhouse-Ab­deckung mit Mobilfunk für Smartphones, damit diese auch im Gebäude als primäres Telefon eingesetzt werden können. Für Heimarbeit oder das Arbeiten unterwegs sind die Mitarbeiter mit Smartphones und Laptops ausgestattet, mit denen sie ohne Einschränkung auf das Unternehmensnetz zugreifen können. Bei den SBB ist der mobile Zugriff aufs Firmennetz mittels Smartphone, Tablet oder Notebook beim Grossteil des Büropersonals bereits selbst­verständlich. Viele nutzen dazu auch private Geräte. Das macht ein BYOD-Service möglich: Private Hardware kann als Komplementärgerät neben der Standardausrüstung für die tägliche Arbeit verwendet werden. Dabei übernehmen die SBB die Kosten für die Netzwerkintegration und den Datenkonsum, die Mitarbeiter kommen für Beschaffung und Unterhalt der Geräte auf. Der BYOD-Ansatz stösst bei den Mitarbeitern auf grosses Interesse: Aktuell sind über 5000 private Smartphones und Tablets auf Basis von iOS ins Unternehmensnetzwerk eingebunden und rund 2000 Anwender nutzen Anwendungen auf privaten Laptops oder PCs. Blum erwartet, dass die Anzahl der BYOD-Endgeräte weiter steigen wird, wobei künftig auch Laptops oder PCs stärker angebunden werden sollen. Aber nicht nur das Büropersonal soll elektronisch erreichbar sein, sondern auch die eher operativ tätigen Mitarbeiter im Gleisfeld oder in den Werkstätten. Sie werden mit mobilen Geräten (Smartphone oder Mini-Tablet) ausgerüstet. Mit dieser Basisausstattung wird eine rasche Information der Mitarbeiter gewährleistet, Vernetzung und Wissensaustausch gefördert und die Basis für eine flächendeckende Digitalisierung einfacher Prozessschritte gelegt. All diese Massnahmen zielen letztendlich auf zufriedene Kunden und eine erhöhte Produktivität der Organisation ab. Um diese positive Wirkung sicherzustellen, werden in Zusammenarbeit mit der HR-Abteilung umfangreiche Change- und Ausbildungsmassnahmen umgesetzt. Nächste Seite: «Own the way you work» bei Swiss Re

Ebenfalls in der Umsetzung ist agiles Arbeiten bei der Swiss Re. Die Mitarbeiter der Rückver­sicherung definieren gemeinsam mit ihren Vorgesetzten und Teams, wie, wann und wo sie am effizientesten arbeiten. Dies erfordert einen Wandel im Denken und Handeln sowohl auf individueller als auch auf Führungsebene. Dieser Wandel ist der Kern der Initiative «Own The Way You Work», wie Conny Scharfe, Senior Consultant im Bereich Global Service Operations, erklärt. Sie leitet die globale Initiative und ist massgeblich an der Realisierung eines agilen Arbeitsumfelds in der Swiss Re beteiligt. Wichtig dabei sei auch das entsprechende Alignment mit der IT und der Logistik, um grösstmögliche Synergien zu erzielen: «Eine agile Arbeitskultur muss durch die passenden Mobiltechnologien und durch fle­xible Arbeitsplätze unterstützt werden», sagt Scharfe. «Dies ist ein entscheidender Faktor zur Positionierung der IT als Enabler.»

Bereits monetär messbar sind die Resultate des Projekts «Smart Working» der Grossbank Credit Suisse. Seit März 2012 arbeiten die rund 2500 Angestellten in der Überbauung Uetlihof 2 in Zürich an knapp 2000 Arbeitsplätzen. Wie Marianne Honegger, IT Logistics bei Credit Suisse, erklärt, sind nur noch die Schliessfächer personalisiert. Alle anderen Arbeitszonen wie Business Garden, Homebase, Lounges und Quiet Area werden gemeinschaftlich genutzt. Da jeder Angestellte nur beschränkten Raum hat, würden sich zum Beispiel die Kosten für Büro­material halbieren. Trotzdem ist die Aussage «My workplace is my castle» auch bei flexiblen Umgebungen wahr. Das veränderte Denken, Fühlen und Handeln jedes Einzelnen ist ein Schlüssel zum Erfolg eines non-territorialen Arbeitsplatzkonzepts.