Um sich für die dynamische Zukunft zu rüsten, hat ewl energie wasser luzern die Büro- und technische Informatik zu einem neuen Outsourcing-Partner migriert – an einem Wochenende.
Der Autor ist CEO der iSource in Glattbrugg.
Der Energieversorger «ewl energie wasser luzern» ist in der Stadt Luzern zu Hause und in der Zentralschweiz aktiv. Die Angebote des Unternehmens umfassen neben Strom, Erdgas, Wärme und Wasser auch Telekommunikation, Energiedienstleistungen und Elektroinstallationen. 2001 wurde das seit 1886 bestehende Unternehmen durch eine Volksabstimmung als private Aktiengesellschaft mit der Stadt Luzern als alleiniger Aktionärin unternehmerisch neu ausgerichtet. Im Zuge dessen wurden auch die IT-Dienstleistungen ausgelagert – damals an die stadteigene Informatikabteilung PIT (Prozesse und Informatik). Die Dynamisierung des Energiemarkts und der damit verbundene Eintritt des Unternehmens in neue Geschäftsfelder wie Telekommunikation, Wärme und erneuerbare Energien stellten auch die Anforderungen an die IT auf eine neue Stufe: Verfügbarkeit, schnelle Reaktionszeiten und die Unterstützung zunehmend komplexerer geschäftlicher Anforderungen wurden immer wichtiger. Dies führte 2010 zu einer erneuten Beurteilung der IT-Strategie. Stephan Marty, CEO ewl energie wasser luzern, erklärt, warum: «Wenn man effiziente Prozesse und schnelle Durchlaufzeiten für Offerten und Informationen für Kunden und Mitarbeitende benötigt, ist die IT essenziell. Dazu braucht es eine hohe Professionalität aller Beteiligten.»
Ziele und Erwartungen
Organisatorisch hatte sich das Outsourcing bewährt. Für die Zukunft sollte jedoch die Unterstützung neuer Geschäftsinitiativen erhöht und die Performance weiter gesteigert werden. Konkret erwartete das Energieunternehmen von der IT Unterstützung bei der Entwicklung neuer Märkte im Telekommunikations- und Wärmebereich, bei der Umsetzung der komplexen Querverbundstrategie an der Verkaufsfront und bei der Gewährleistung eines 24x7-Stunden-Infrastrukturbetriebs. Das Konzept sah ein kleines Team aus eigenen IT-Spezialisten für strategische Aufgaben, Projektleitungen, Applikationsverantwortungen und den First Level Support vor. Dem neuen Outsourcing-Partner sollten sämtliche restlichen IT-Belange überantwortet werden – auch die technische Informatik. Vor allem in diesem Punkt waren die Anforderungen hoch. «Bei der Büro-Informatik herrscht noch Gelassenheit, wenn es aber um die Netzleitstelle geht und damit um die Versorgungssicherheit der Kunden, steigt die Nervosität», führt Stephan Marty, CEO von ewl, aus. «Das ist auch richtig so, denn die hohe Sicherheit und Zuverlässigkeit haben wir mit grossem Einsatz erarbeitet. Hier dürfen wir keine Kompromisse eingehen», so Marty weiter. Wichtig war dem Energieunternehmen daher auch eine reibungslose Migration mit möglichst kurzer Testphase, die während eines einzigen Wochenendes bewerkstelligt werden sollte.
Der Entscheidungsprozess
Nach intensiver Sichtung möglicher Partner mit Unterstützung eines externen Spezialisten wurden im Mai 2010 vier Anbieter eingeladen, eine Offerte zu erstellen und diese zu präsentieren. Das Pflichtenheft umschrieb unter anderen ein neues Office-System, neue Client-Hardware, neue Netzwerktechnologien sowie ein Ticketing- und Support-System. Ebenso wurden Service Level Agreements (SLA) für alle Services sowie Performance- und Stabilitätskriterien definiert. Von den vier Anbietern wurden zwei zu einem Workshop eingeladen, um die Realisierungskompetenz unter Beweis zu stellen. Die Entscheidung fiel am Ende zugunsten von iSource als Outsourcing-Partner, das IT-Netzwerk sollte weiterhin von Netcloud betreut werden. Ausschlaggebend waren zum einen die umfassenden Möglichkeiten, die komplexe Umgebung zu managen, sowie die flexible, verbrauchsorientierte Preisgestaltung. Zum anderen wirkten sich aber auch aussagekräftige Referenzen und die vertrauensvolle Zusammenarbeit während des Workshops auf die Entscheidung aus. Nach dem Vertragsabschluss im Januar 2011 konnte das Projekt zur Migration der gesamten IT gestartet werden. Ein Steuerungsausschuss aus Vertretern des Energieunternehmens und von iSource, das Kernteam mit Projektleitern und Lead-Engineers der beiden Unternehmen, ewl-Fachstellen und Vertreter der IT der Stadt Luzern ergänzten die Projektorganisation. Für die rund 270 Mitarbeitenden von ewl mussten auf einer neuen Netzwerkinfrastruktur über 140 neue Thin Clients, 30 Workstations, 35 PCs und 35 Notebooks vorbereitet, konfiguriert und eingebunden werden. Weiter mussten auch die rund 130 Applikationen auf der neuen Infrastruktur installiert, konfiguriert und für die Mitarbeitenden wieder bereitgestellt werden. Auf den Stichtag am 4. März 2012 sollten alle Daten migriert und in der neuen Software-Umgebung verfügbar sein.
Bewährungsprobe
Die grösste Herausforderung war die punktgenaue Migration sämtlicher Anwendungen und Daten, nicht nur der Büro-, sondern auch der Netzinformatik, auf ein einziges Wochenende hin. An diesem einen Migrationswochenende mussten alle Abläufe, die neue Hardware und Software sowie die Netzwerkumgebung in Betrieb genommen werden. Ein echter Stresstest für das Zusammenspiel aller Beteiligten und die geplanten Notfallszenarien. Wie sich zeigte, gelang dies auch. Die monatelange intensive und präzise Planung und Vorarbeit führte am Migrationswochenende dazu, dass ein plötzlich auftretendes Problem mit einem Domänen-Eintrag erfolgreich behoben werden konnte und die Mitarbeitenden von ewl am Montagmorgen trotzdem reibungslos ihre Arbeit in der neuen Umgebung mit den gewohnten Anwendungen aufnehmen konnten. Die schnelle Lösung schaffte Vertrauen in die Kompetenz der Beteiligten und stärkte die gute Zusammenarbeit. Für Stephan Marty wurde die anspruchsvolle Aufgabe damit vorbildlich gelöst: «Das Outsourcing der IT ist aus meiner Sicht ein Musterprojekt. Die Migration verlief sehr positiv, die aktuellen Dienstleistungen überzeugen uns.»
Fazit: Neue Perspektiven
Die budgetierten Kosten und der Zeitplan konnten eingehalten, die Prozesse vereinfacht und verbessert werden. Dank des weitgehenden Outsourcings der Büro- und der technischen Informatik kann sich das Unternehmen nun vermehrt auf sein Kerngeschäft konzentrieren und die Erschliessung neuer Geschäftsfelder angehen. Ein Kernteam von vier IT-Spezialisten und einem Lehrling ist die erste Anlaufstelle für Fragen, entwickelt die IT-Strategie weiter und setzt Projekte um. Durch den Ausbau des Glasfasernetzes und die damit verbundenen Dienstleistungen eröffnen sich für ewl neue unternehmerische Perspektiven, die auch Einfluss auf den Stellenwert der IT haben werden, wie CEO Stephan Marty meint: «In die Zukunft geblickt, wird es noch viel wichtiger werden, gute IT-Partner zu haben, damit wir in der Lage sind, innovative Produktkombinationen im Bereich der Smart-Technologies anzubieten.»
Das Projekt
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Dienstleister:
- iSource als Outsourcing-Partner
- Netcloud für das IT-Netzwerk
Umfang: über 140 neue Thin Clients, 30 Workstations, 35 PCs, 35 Notebooks und rund 130 Applikationen auf der neuen Infrastruktur vorbereiten, konfigurieren und einbinden
Zeitrahmen: Projektstart Anfang 2010, Evaluierung ab Mai 2010, Vertragsabschluss im Januar 2011, Migrationswochenende am 4./5. März 2012
