BYOD bei der Schweizerischen Post

Durch den Siegeszug des mobilen Internets und der Social-Media-Plattformen haben sich die Anforderungen der Anwender auch im Business­-Umfeld deutlich geändert. Die Mitarbeitenden bringen zunehmend Technologien, Applikationen und auch ihre eigenen mobilen Geräte aus dem privaten Umfeld ins Unternehmen ein – ein Trend, der unter den Begriffen «IT-Consumerization» zusammengefasst wird. Den Unternehmen bietet sich dadurch die Chance, von der Kompetenz ihrer Mitarbeiter und deren gesteigerter Produktivität zu profitieren. Denn Arbeits- und Navigationsgewohnheiten haben grosse Auswirkungen auf die Produktivität eines Mitarbeitenden. Ein Aspekt der IT-Consumerization ist «Bring Your Own Device» (BYOD), also die Tatsache, dass zunehmend mehr Mitarbeitende Privates wie Geschäftliches mit nur noch einem – und zwar dem gewohnten eigenen – mobilen Device erledigen möchten. Das IT-Innovationsmanagement der Schweizerischen Post hat sich dieser Thematik angenommen und entsprechende Lösungen umgesetzt. Die besonderen Herausforderungen, die in diesem Zusammenhang auf die Unternehmens-IT zukommen, zum Beispiel punkto Security oder Manageability, wurden dabei von Anfang an in die Lösungsfindung mit einbezogen. Dieser Beitrag zeigt, welche Lösungswege sich in der Praxis bewährt haben. Selbstbedienung per Webshop  Generell profitieren Knowledge- und Mobile-Worker am meisten von einer BYOD-Strategie, das ist auch bei der Schweizerischen Post nicht anders. Der Nutzen und Effizienzgewinn ist jedoch nicht für alle Einsatzgruppen und -bereiche gleich hoch. Die Post-IT hat daher unterschiedliche Services entwickelt und bereit­gestellt. Jeder Fachbereich kann so selbst entscheiden, welchen Service die Mitarbeiter nutzen können.  Postmitarbeiter, die von extern einen Vollzugriff auf ihren (Tele-)Arbeitsplatz wünschen, melden sich an einem Webportal an, das über eine hochwertige Authentifizierung geschützt ist. Dort steht eine virtuelle Umgebung auf Citrix-XenServer-Basis zur Verfügung, auf der Office- Applikationen, aber auch MindManager, MS Visio und MS Project, SAP oder Adobe Photoshop genutzt werden können. Die Bestellung von Zusatz-Software erfolgt über den internen Shop, der die erforder­liche Applikation innerhalb von Minuten zur Nutzung bereitstellt. Dank eines aktuellen Software-Upgrades vom Februar 2012 hat sich auch die Usability inzwischen deutlich verbessert. Auch ein Zugriff per iPad ist möglich. Zudem kann der Endanwender von einem Drittgerät auf seinen physischen PC im Geschäft zugreifen.  Die Telearbeitsplätze werden in Zukunft noch weiter ausgebaut. In absehbarer Zeit soll es möglich sein, einen virtuellen Desktop 1:1 im Rechenzentrum zur Verfügung zu stellen. Dann kann der Anwender genauso arbeiten, als ob er seinen Arbeitsplatz-PC vor sich hätte – unabhängig, von welchem Gerät und von welchem Ort aus. Auf Basis dieser VDI-Technologie wird künftig auch das Arbeiten offline möglich sein. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Mobile Applikationen Mobile Applikationen Etabliert haben sich auch mobile Applikationen, die direkt auf den mobilen Endgeräten laufen. Diese sogenannten MoBa-Services (siehe Grafik rechts) beinhalten eine Reihe von Funktionen für iPhones und iPads. Die Synchronisation von E-Mail, Kalender, Kontakten und Aufgaben ist bereits seit längerer Zeit über Active Sync möglich. Hinzugekommen sind Services zur Optimierung der Produktivität. Dokumente können nun einfach zwischen dem Postarbeitsplatz und den mobilen Geräten synchronisiert werden. Das Bearbeiten von Dokumenten, zum Beispiel als Vorbereitung auf ein Meeting, ist direkt auf dem iPad möglich – auch offline, also etwa auch im Flugzeug ohne aktive Internetverbindung. Harddisk-Verschlüsselung und Integration in das Active Directory der Post einschliesslich Zertifikat gewährleisten den benötigten Sicherheitslevel. Wer von seinem iPhone oder iPad etwas aus­drucken möchte, kann die gewünschten Dokumente direkt auf einem der rund 6000 internen Drucker der Post ausgeben, sämtliche Datei­formate werden unterstützt. Der Anwender wählt dazu einfach das zu druckende Dokument und den Drucker aus. Auf einer speziellen Know-how-Plattform stehen nach dem Self-Care-Prinzip alle Informationen rund um das Thema mobiles Arbeiten bereit: aktuelle News, Handbücher, Empfehlungen für Apps sowie Tipps und Tricks zur Handhabung oder zum Lösen von Problemstellungen. Über den integrierten Post App Store können den Mitarbeitenden zudem selbstentwickelte Post-Apps zur Verfügung gestellt werden. Um die neu gewonnene Mobilität auch innerhalb der Postgebäude unterstützen zu können, hat die IT die Anzahl der Inhouse-WLAN-Accesspoints stark ausgebaut. Diese stehen den Mitarbeitern über den Windows-Account zur Verfügung – und zwar sowohl für Post- wie auch für Privatgeräte. Externe Mitarbeiter und Besucher können den Gast-Access nutzen und so auf das Internet sowie ihr eigenes Firmennetz zugreifen, ohne das interne Netz der Post zu gefährden. Weitere Aktivitäten, beispielsweise das Zugreifen auf aktuelle Unternehmensdaten oder Managementkennzahlen, sind bereits in der Umsetzung. Einerseits sollen so Medienbrüche und damit auch die Fehleranfälligkeit in den Geschäftsprozessen reduziert werden. Andererseits verbessert sich so auch die Reaktionszeit, weil alle relevanten Geschäftsdaten ad hoc zur Verfügung stehen. So kann der Fachbereich schneller auf Trends reagieren und dadurch die Konkurrenzfähigkeit gewährleisten. Lesen Sie auf der nächsten Seite: BYOD ist machbar Fazit: BYOD ist machbar Es hat sich gezeigt, dass es bereits mit den heutigen Technologien möglich ist, Drittgeräte in die Business-Welt zu integrieren und so den Bedürfnissen der Endanwender entgegen­zu­kommen. Die entsprechenden Technologien entwickeln sich rasch weiter. Mobil-Device-Management-Systeme (MDM) unterstützen das Verwalten, Kontrollieren und Managen der mobilen Geräte immer besser. Daraus ergibt sich ein Wechselspiel zwischen den technischen Mög­lichkeiten und dem damit verbundenen Nutzen, insbesondere hinsichtlich eines vertretbaren Kosten-Nutzen-Verhältnisses. Eine grosse He­rausforderung bleibt zurzeit die Tatsache, dass es noch kein einheitliches Identity-&-Access-Management (IAM) gibt. Das heisst, dass die Zugriffe von mobilen Endgeräten auf die private Cloud bei der Post-IT je Funktion bzw. Applikation derzeit noch individuell gelöst werden müssen. Trotz dieser noch zu lösenden Herausforderungen ist das mobile Arbeiten bei der Schweizerischen Post heute schon Realität. Unter Berücksichtigung der richtigen Balance zwischen den technischen Möglichkeiten und dem gewünschten Erfüllungsgrad der Fachanforderungen, wird dieser Service auch in Zukunft laufend weiterentwickelt. Der Autor Robert Käppli ist Leiter IT Innovationsmanagement Post.