Turbo für die Kostenplanung

Der Autor ist als IT-Journalist u.a. für die Kommunikationsagentur der Kern AG tätig. Wer in der Bern Arena ein Eishockeyspiel, einen Boxkampf oder ein Konzert besucht, ist nur einen Steinwurf entfernt vom Hauptsitz der Swisscom IT Services in Bern-Ostermundigen. Der IT-Dienstleister – eine Tochtergesellschaft der Swisscom – unterstützt Kunden aus allen Branchen bei der Umsetzung grosser IT-Projekte. Im Rahmen einer langfristigen Wachstumsstrategie hat der IT-Dienstleister in den letzten Jahren durch den Zukauf mehrerer Schweizer IT-Firmen seine Kernkompetenzen ausgebaut. Auf das zentrale Controlling des Unternehmens kamen durch diese Neuzugänge einige grosse Herausforderungen zu. Eine davon bestand darin, die Akquisitionen als neue Geschäftseinheiten effizient in die finanzielle Planung und Steuerung der Swisscom-IT-Services-Gruppe einzubinden. Keine leichte Aufgabe für den damit betrauten Projektleiter Daniel Germann. Denn, so berichtet er, «durch die Zukäufe stieg die Komplexität bei der Kosten- und Budget­planung überproportional».

Eine der Ursachen für den gestiegenen Aufwand waren die unterschiedlichen Planungsansätze, unter anderem eine Planung auf Kostenartengruppen oder auf Profit-Center. Eine weitere lag im Einsatz heterogener, nicht in die zentrale SAP-ERP-Lösung eingebundener Planungsinstrumente – etwa Excel-Dateien, selbst programmierte Datenbanklösungen und eine veraltete Planungs-Software. Die Situation bei der Kostenplanung war entsprechend unbefriedigend und der IT-Provider suchte nach Wegen, um diese nachhaltig zu optimieren. Zum einen gelang dies durch eine Harmonisierung und Vereinfachung der bislang heterogenen Planungsprozesse. Die Planung von Kostenarten beziehungsweise von Kostenartengruppen erfolgt inzwischen unternehmensweit einheitlich auf der Ebene von Kostenstellen und PSP-Elementen (Projektstrukturplan) und damit auch in einer hohen Planungstiefe. Zum anderen löste das Unternehmen die unterschiedlichen Planungs-Tools durch die vollständig in SAP ERP integrierte Planungslösung Allevo der Kern AG aus Freiburg ab. «In der Anwendung führen wir die Kosten- und Budgetplanung einheitlich sowie durchgängig IT-gestützt und damit transparent, konsistent und in hoher Qualität durch», verdeutlicht Germann.

Für Letzteres sorgt der automatische bidirek­tionale Datenaustausch zwischen dem Planungs-Tool und der ERP-Software. Das SAP-Add-In stellt eine Excel-Instanz direkt in SAP als Eingabeoberfläche bereit. Nach dem Prinzip «One Page Only» können die Endanwender –drei Mitarbeiter im zentralen Controlling sowie 15 dezentrale Controller und Planer – ihre Aufgaben vollständig im SAP-System erledigen. Dadurch plant der IT-Dienstleister die Kostenarten für seine rund 300 Kostenstellen und 80 PSP-Elementgruppen spürbar effizienter. Gleiches gilt für die Planung des Personalbedarfs auf Basis von FTEs (Full Time Equivalent, also Manntagen), der Personalkosten, der internen Leistungsverrechnung (ILV) und auch der einzelnen Planversionen. Zu Letzteren zählen die strategischen Zielvorgaben des CFO (Target Set), die Kosten- und Budget-planungen für die nächsten drei Jahre und sogenannte unterjährige Hochrechnungen. Bei diesen gleicht das zentrale Con­t-rolling am Ende eines jeden Geschäftsquartals die Planwerte für das aktuelle Jahr mit den jeweils verfügbaren Ist-Werten ab.

Dank der so harmonisierten Planungsprozesse können nun die einzelnen Business Units transparent miteinander verglichen werden, was wiederum den CFO in die Lage versetzt, noch effi­zienter zu steuern. Da Planer und Controller die Daten und das geschäftliche Wissen systematisch in das SAP-System bringen, kann der IT-Dienstleister seine Enterprise Intelligence nachhaltig erhöhen. Die in der ERP-Lösung gespeicherten Daten werden in Echtzeit nach SAP NetWeaver BW extrahiert und in der Reporting-Lösung von den zentralen Controllern nach verschiedenen Kriterien ausgewertet. «Wir haben nun integrierte Abläufe von der Planung bis zur Berichterstattung und verbessern dadurch die Genauigkeit und Aussagekraft des Finanz-Reportings», hebt Projektleiter Germann hervor. Im Ergebnis liefert das Controlling dem CFO tragfähige Entscheidungshilfen für eine effektive, vorausschauende Unternehmenssteuerung.

Das IT-Projekt startete im Mai 2010, denn das zentrale Controlling wollte bereits die Hochrechnung für das dritte Quartal mit der neuen Lösung durchführen. Zwar konnte man den ehrgeizigen Zeitplan einhalten – drei Monate von der Konzeption über die Implementierung und Anpassung bis zur Inbetriebnahme. Auch die Kosten blieben innerhalb der vorgegebenen Zielmarken. Doch an einigen Stellen hakte es. «Wegen des straffen Zeitplans war die Testphase einfach zu kurz, sodass wir unerwartet auftretende Fehler teilweise erst im Echtbetrieb beheben konnten», so Germann. «Aber», so lobt er, «unsere Controlling-Kollegen waren sehr geduldig. Zusammen mit dem Kern-Support haben wir die Fehler schnell behoben.» Anfangs liess auch die Performance noch zu wünschen übrig. Die Ursachen dafür lagen in einer detaillierten internen Leistungsverrechnung und den sehr umfangreichen PSP-Elementen im SAP-System, hinzu kamen Hardware-Probleme. Gemeinsam versuchten die Projektpartner, diese Leistungsbremsen zu lösen. Eine Optimierung der Hardware-Plattform brachte eine gewisse Beschleunigung. Zudem entwickelte man gemeinsam Lösungen, um die Performance sowie den reibungslosen Datenfluss bezüglich der Ist-Werte aus SAP für die ILV- und PSP-Planung laufend zu verbessern.

Speziell bei der Personalbedarfsplanung (FTE-Planung) geht Daniel Germann davon aus, dass deutliche Zeiteinsparungen erreicht wurden, denn: Die eingegebenen Plandaten werden nun automatisch mit den in der Planungslösung hinterlegten Vorgabewerten multipliziert und berechnet. Das Ergebnis wird pro Plankostenstelle, Kostenart und Monat unmittelbar in die SAP-Profit-Center-Rechnung (EC-PCA) geschrieben. Vorgabewerte sind beispielsweise die Durchschnittslöhne und Sozialabgaben pro Kostenstelle, die Erfolgsanteile, die freiwilligen Zusatzleistungen oder die Ausbildungskosten pro FTE. Auch die jährliche Kostenartenplanung lässt sich zügiger erledigen. Die hierfür benötigten Ist- und historischen Plandaten lesen die Mitarbeiter vom Controlling quasi per Knopfdruck aus dem SAP-System in die Planungsanwendung aus. Diese Werte stehen damit auch den dezentralen Controllern direkt zur Verfügung. Sobald diese ihre Planwerte und die Plankommentare eingegeben haben, fliessen die Daten zurück in die ERP-Lösung. Ein Beispiel: Plant der Vertriebscontroller für das Folgejahr die Kostenarten für IT-Projektumsätze bei Kunden auf die dazugehörigen PSP-Elemente, holt die Planungs-Software die erforderlichen Ist-Daten aus dem Projektsystem von SAP ERP. Das sind unter anderem Informationen zu den bisherigen Kundenumsätzen und die Plandaten vom Vorjahr. Nach Planungsabschluss überträgt die Anwendung die finalen Planwerte für die PSP-Elemente automatisch in das SAP-Projektsystem. Der Vertriebscontroller kann jetzt auch die Auftragsmarge für jede Geschäftssparte integriert planen: durch den Vergleich der tatsächlich von einem Kunden in Anspruch genommenen IT-Leistungen mit dem geplanten Deckungsbeitrag. Dieser wird anhand der Kundenumsätze ermittelt, inklusive der Herstellungskosten zu Kundenverträgen, welche die ILV bereitstellt. Die internen Leistungsbeziehungen und Verrechnungsströme zwischen den einzelnen Geschäftsbereichen steuert der IT-Dienstleister dabei strukturiert über eine Satelli­tentabelle. Darin planen die Leistungs­geber die Leistungsarten für die Kundenerlöse und die Leistungsempfänger alle anderen Kosten, etwa für interne Projekte.