Migration nach SharePoint 2010

Der Autor ist eidg. Dipl. Betriebswirtschafter HF und Leiter Projektmanagement bei der IOZ AG. Seit gut einem Jahr ist SharePoint 2010 auf dem Schweizer Markt verfügbar. Das Produkt erfreut sich inzwischen einer breiten Akzeptanz: Etliche Firmen befinden sich derzeit mitten in einem Migrationsprojekt oder planen die Umstellung in den nächsten Monaten. Migrationen an und für sich beinhalten schon ein erhöhtes Projektrisiko, egal, um welche Software es sich handelt. Bei SharePoint 2010 sind die vorhandenen Stolpersteine aber oft grösser, als sie auf den ersten Blick scheinen. Die Benutzeroberfläche wurde komplett überarbeitet, neue Konzepte eingeführt bzw. weiterentwickelt. Hat man erst einmal migriert und stellt dann später im Betrieb Schwierigkeiten fest, gibt es in der Regel keinen Weg mehr zurück. Umso wichtiger ist die Planung und Einhaltung der richtigen Migrationsschritte.

Wie jedes Projekt startet auch eine SharePoint-Migration bei der Planung. Doch welche Schritte sind zu tun? Die Erfahrung aus verschiedenen kleineren und grösseren Migrationsprojekten  hat folgendes 10-Schritte-System ergeben: - Analysieren Sie die bestehende SharePoint-Farm auf Schwachstellen und Voraussetzungen zur Migration. - Identifizieren Sie die neuen Anforderungen der Benutzer. - Entscheiden Sie sich für ein Migrations­verfahren. - Bereinigen Sie die bestehende Farm. - Führen Sie eine Testmigration durch. - Lassen Sie die Benutzer die Testmigration testen und freigeben. - Identifizieren und planen Sie die nötigen Schulungen. - Führen Sie die produktive Migration durch. - Geben Sie die Migration und das Go Live frei. - Implementieren Sie die neuen Funktionen. Die einzelnen Schritte sind dabei als iterativer Prozess zu verstehen. Einzelne Schritte zu überspringen, rächt sich spätestens beim Go Live.

Für den Umstieg auf SharePoint 2010 stehen prinzipiell drei Wege offen: über das bestehende System, komplett neu aufgesetzt oder mithilfe von Migrations-Tools (siehe Tabelle rechts). Um das passende Verfahren wählen können, müssen Sie zuerst prüfen, in welchem Zustand sich die bestehende Farm befindet. Die wichtigsten Punkte dabei sind: installierte Solutions von Drittherstellern, Eigenentwicklungen bzw. Anpassungen am System, 64-Bit-Hardware und der Service-Pack-Level von SharePoint. Es empfiehlt sich, eine saubere Auflistung der bestehenden Solutions zu erstellen, die zeigt, ob die betreffenden Lösungen schon auf SharePoint 2010 zur Verfügung stehen bzw. ob diese überhaupt noch auf dem System eingesetzt werden. Damit eine Migration von SharePoint 2007 überhaupt möglich ist, muss mindestens Service Pack 2 installiert sein. Haben Sie noch SharePoint 2003 im Einsatz, wird das ganze Projekt aufwendiger, da Sie dann nicht mit Bordmitteln direkt migrieren können. Sie müssen in diesem Fall eine «Ehrenrunde» über SharePoint 2007 drehen. Das Kommando «PreUpgradecheck» weist Sie vorab auf mögliche Probleme beim Upgrade hin. Allfällige Meldungen hier einfach zu ignorieren und trotzdem zu migrieren, geht in den seltensten Fällen gut. Im nächsten Schritt müssen Sie noch die neuen Anforderungen klären. Wird die neue SharePoint-Farm gleich eingesetzt wie bisher? Erwarten Sie einen Anstieg des Datenvolumens in den nächsten Monaten? Gibt es neue Benutzergruppen z.B. Extranet-Benutzer? Dies sind nur einige Faktoren, die das neue Farmdesign beeinflussen können. Die gesammelten Informationen dienen dann als Grundlage für die Wahl des Migrationsverfahrens. Bevor Sie die erste Testmigration starten können, sollte die SharePoint-2007-Farm soweit wie möglich aufgeräumt und aktualisiert sein. Die wohl wichtigsten Arbeitsschritte dabei sind: Nicht mehr genutzte Solutions deinstallieren, ungenutzte Subwebs löschen und die aktuellsten Cumulativ-Updates installieren.

Dann geht es endlich los: Nachdem die erste Testmigration durchgeführt wurde, können Sie die Funktionalität testen lassen. Unterstützen Sie dabei die Benutzer mit konkreten Testfällen und Checklisten. Testen Sie mit realen Bedingungen, was die Datenmenge und die Umgebung (Clients, Berechtigungen etc.) angeht. Erhöhen Sie die Verbindlichkeit für die Tester, indem Sie die Testprotokolle unterschreiben lassen. Und: Stellen Sie genügend Support-Ressourcen zur Verfügung. Mit Bestimmtheit werden Sie auf einige Pro­b­leme oder Fragen stossen. Es ist dabei absolut wichtig, diese Hindernisse bereits in der Testumgebung zu lösen und nicht zu ignorieren. Aktualisieren Sie Ihre Checkliste für die Migration mit den jeweils erarbeiteten Lösungsschritten. Gegebenenfalls ist die Testmigration mehrere Male zu wiederholen, bis nach dem Abarbeiten der Migrationscheckliste ein einwandfrei funktionierendes System vorliegt. Denken Sie daran: Ein Weg zurück ist nach dem Go Live bereits nach einigen Stunden quasi unmöglich. Bei Problemen gibt es also nur den Weg nach vorne! Alle Probleme, die Sie in der Testumgebung identifizieren und bereinigen können, lassen Sie während des Go Live ruhiger schlafen. Die Testphase ist auch der richtige Zeitpunkt, um den nötigen Schulungs- und Support­bedarf zu identifizieren. Planen Sie die nötigen Schulungen möglichst knapp vor oder nach der Migration, damit das Gelernte gleich in die Praxis umgesetzt werden kann. Erfahrungsgemäss ist der Support-Aufwand gerade in den ersten Tagen gross, flacht danach aber sehr schnell ab.

Sie wissen nun, was Sie bei der produktiven Migration erwarten wird – und wie lange diese dauern kann. Legen Sie die Migration daher auf eine geschäftsunkritische Zeit, am besten auf ein Wochenende, da hier genügend Zeit für die Tests durch Testbenutzer zur Verfügung steht und im «Worstcase» genügend Zeitreserven vorhanden sind. Lassen Sie die in der Testphase erarbeiteten Testprotokolle durch die Benutzer erneut abarbeiten und das System durch die Anwender freigeben. Sollten unvorhergesehene Überraschungen auftreten, empfiehlt es sich, im Zweifelsfall den Übungsabbruch in Betracht zu ziehen und vorerst auf die alte SharePoint-2007-Infrastruktur zurückzukehren. Geht alles gut, können Sie sich auf die Implementierung der vielen neuen und coolen Funktionen von SharePoint 2010 freuen.