Leica machts vor

Mit über 1100 Mitarbeitern weltweit, einem zweiten Produktionsstandort in Portugal und eigenen Vertretungen in der Schweiz, England, Frankreich, Japan, Singapur, Südkorea und den USA erzielte das auf Kameras und hochwertige Optik spezialisierte Unternehmen Leica im abgelaufenen Geschäftsjahr 2010/2011 einen Umsatz von über 248 Millionen Euro. Ineffiziente IT-Prozesse bei der Zusammenarbeit mit seinen Partnern kann sich das Unternehmen keine leisten.

Für den Transfer und Austausch grosser Dateien setzte man noch bis Beginn 2011 auf proprietäre Software-Lösungen und die Übertragung  per FTP-Client. Eine Notlösung, die zunehmend an ihre Leistungsgrenzen stiess. Zum einen war die Einrichtung und Pflege der jeweiligen Benutzer- und Zugriffsrechte sehr aufwendig. Zum anderen beanspruchte die inhouse betriebene Software aufgrund des steigenden Traffic-Aufkommens durch immer grössere Dateien die eigene IT-Infrastruktur in hohem Masse. Abge­sehen davon war auch das Look and Feel dieser wichtigen Marketingschnittstelle veraltet. «Es war schlichtweg Zeit für ein modernes, zeitgemässes und sicheres System, das uns die globale Zusammenarbeit mit unseren externen Partnern und Standorten auf effizientere Weise erlaubt», erinnert sich Sebastian Graf, Web-Consultant bei der Leica Camera AG. Den für das Projekt verantwortlichen Consultant hat im Zuge des Auswahlprozesses für eine neue Lösung letztlich iExtranet von Oodrive am
meisten überzeugt: «Die Lösung konnte unsere Anforderungen im Hinblick auf eine einfache Verwaltung, mehr Sicherheit und eine transparente Dokumentation schlichtweg am besten erfüllen. Dropbox und eine Reihe anderer gängiger Cloud-Dienste konnten dies so nicht bieten», begründet Graf. Aber auch die zahlreichen Referenzen renommierter Unternehmen und eine persönliche Empfehlung hätten zu der Entscheidung beigetragen, fügt er an.

Nachdem die Entscheidung gefallen war, wurde zunächst ein Systemzugang über den Web-browser für Leica eingerichtet. Gemeinsam mit zwei Key-Usern hat die IT-Abteilung dann erste Schritte wie den Im- und Export des Adressbuchs vorgenommen sowie einige Testszenarien umgesetzt. In der nächsten Phase folgte eine Benutzerschulung für zunächst zehn Anwender. Der Dateiserver und das online-gestützte Dokumentenmanagementsystem (DMS) kamen zunächst nur im Image- und Produktmarketing zum Einsatz. Die Akzeptanz der Datei- und Collaboration-Plattform verbreitete sich jedoch blitzartig – quasi in viralem Tempo – etwa auch für die Bereitstellung von Materialien für das Retail-Geschäft. Auch im Vertrieb nutzt man heute teilweise die Funktionalitäten des Systems. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Effizientere Kommunikation

Heute werden alle Werbematerialien und Produktinformationen über die neue Plattform im B2B-Umfeld verteilt. «Die grösste Entlastung ist aber bei unseren Produkt-Launches zu spüren», berichtet Graf. «Früher wurden zeitgleich zahlreiche Medien im Marketing angefragt, die dann sukzessive abgearbeitet werden mussten. Heute sind die Informationswege deutlich kürzer. Unsere Partner greifen direkt auf die Me-dieninhalte zu und können nach Bedarf einzelne Dateien stets in aktueller Version und unabhängig von Dateityp oder Grösse herunterladen.» Damit, meint Graf, würden auch die Ressourcen – sowohl personelle als auch infrastrukturelle – nachhaltig entlastet. Als weiteren Vorteil der Filesharing-Plattform führt der Web-Consultant die transparente Statusverfolgung und Dokumentation an, die jederzeit zeige, welcher Ansprechpartner welche Datei zu welcher Zeit he-runtergeladen habe. «So können wir nochmal gezielt auf den einen oder anderen Vertriebspartner zugehen, um den Verkauf unserer neuen Produkte zu fördern», erklärt er.

Dank des Betriebs im SaaS-Modell nimmt Leica nur die Bereitstellung der Plattform als Service in Anspruch, ohne sich um die initialen Anschaffungskosten oder um Installation, Updates, Wartung etc. kümmern zu müssen. «Verbesserungsvorschläge von uns werden bei Oodrive ebenfalls ernst genommen, einige davon sind in die aktuelle Release-Planung aufgenommen und andere bereits umgesetzt worden», berichtet Graf. Die Bilanz seit nunmehr einem Jahr Praxis­einsatz: breite Akzeptanz auf Anwenderseite, schlankere Prozesse im weltweiten Unternehmensmarketing, kürzere Informationswege und eine deutlich entlastete IT-Infrastruktur. Heute pflegen 15 Anwender die Benutzerrechte und Medieninhalte auf der Plattform, weit mehr als 100 Partner und Shops greifen weltweit auf die aktuellen Produkt- und Marketingdateien zu. Für Graf ein Erfolg: «Von dem 2011 ursprünglich vereinbarten und kalkulierten Volumen von 20 Gigabyte pro Jahr haben wir das Datenvolumen bereits auf 200 Gigabyte erweitert.»

Das Projekt

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- Standortunabhängiger Systemzugang über den Webbrowser

- Rund 10 Anwender aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen nutzen das System zur Verbreitung von Medieninhalten rund um den Globus.

- Mehr als 100 Partner- und Handelsunternehmen des globalen Leica-Netzwerks greifen auf die zentrale Dateiverwaltung zu.

- 200 Gigabyte an Daten werden von Leica mit iExtranet online verwaltet.

- 1 Monat