Engagement für kleine Firmen lohnt sich

Nach zehn Jahren war die speziell für die HW-Regale in Rümlang programmierte Betriebssoftware «Opera» an ihre Grenzen gestossen. Der die Insellösung betreuende Programmierer übernahm neue Aufgaben, so dass an eine Weiterentwicklung nicht mehr zu denken war. Das ausserordentlich anwenderfreundliche Programm litt vermehrt unter Abstürzen und Fehlermeldungen. Zudem fehlten Funktionen wie E-Mail-Versand. Da sich diese Situation nicht überraschend einstellte, konnte die Rümlanger Spezialistin für modulare Regalsysteme gut vorbereitet in die Evaluation einer ERP-Software (Enterprise Resource Planning) einsteigen.

Klischees mag Ingrid Weishaupt, Chefin der HW-Regale, zwar nicht, dennoch spielt sie mit ihnen. «Wir wurden als kleine Firma von den Systemintegratoren einfach nicht ernst genommen», sagt sie. Und die Entscheidung für eine ERP-Software vergleicht sie mit einer Heirat: «Da bindet man sich ja auch für ewig». SAP-Software, schiebt sie dann noch nach, habe sie für viel zu teuer gehalten. Spätestens jedoch bei der konkreten ERP-Auswahl hat die Chefin der 12-köpfigen Regalspezialistin mit der Tochterfirma Kolb Norm im St. Galler Rheintal die Plattitüden beiseite gelassen: Die Powerfrau, die seit acht Jahren Geschäftsführerin der 1978 von ihrem Vater Herbert Weishaupt gegründeten HW-Reagle ist, hat in der Klotener Mepa Data eine Integratorin gefunden, die sie begeistert, und setzt heute auf Business-One von SAP. - Nur dass Softwareauswahl wie heiraten sei, daran hält sie fest.

Doch der Weg zur Entscheidung war steinig, obwohl sich die Verkäufer und Konstrukteure von Regalen von Anfang an ein Jahr Zeit gegeben haben für die Auswahl und Inbetriebnahme der neuen Business-Software. Unter der Projektleitung eines Mitarbeiters, zusammen mit dem bisherigen Opera-Entwickler als Berater, entstand in sechs Monaten zunächst das Pflichtenheft. «Dazu haben wir uns die Ideen der Mitarbeiter schriftlich geben lassen», betont die Chefin und nennt dies den Vorzug eines KMU, das leichter als ein grosses Unternehmen seine Angestellten einbinden könne. Um die bei der gewünschten Mitarbeiterbeteiligung unvermeidbaren Kommunikationsprobleme in den Griff zu bekommen, wurden Mail-Listen eingesetzt.

Bei der Softwareauswahl sollte primär der Preis entscheiden, dann zählte der Support, die Funktionalität sowie Anwenderfreundlichkeit, und schliesslich musste die hauseigene, relativ komplexe Stückliste integriert werden können. Sieben ERP-Anbieter wurden um Offerten gebeten. Dass die Angebote teilweise nichts mit der Anfrage zu tun hatten, bestürzt Weishaupt noch heute. «Wir sind auch bei namhaften Firmen auf ein unglaubliches Desinteresse gestossen», sagt die HW-Regale-Chefin, die selbst erstklassige Dienstleistungen liefern muss, um konkurrenzfähig zu bleiben. Auf der Shortlist standen schliesslich die drei ERP-Programme Opaccone, Navision und Business-One. Weishaupt liess sich die Software in Rümlang zeigen und dabei schied Opaccone aus. «Die Verkäufer hatten das Gefühl, sie hätten den Auftrag schon in der Tasche», erinnert sich Weishaupt, «die Präsentation überzeugte nicht». Bei Navison und Business-One hat sie sich die Betriebe der Integratoren angeschaut. «Wir wollten wissen, was uns im Support erwartet», sagt die Regalbauerin, und deshalb habe sie auch Kunden und Partner um Rat gefragt. Am Ende hätten der Navision-Integrator mit einem 50-prozentigen Preisnachlass zu trumpfen versucht, was Weishaupt als «unseriös» empfand.

Dass Business-One eingesetzt wird, habe SAP der Mepa Data zu verdanken, führt Weishaupt aus, denn «auch Navision bietet, was wir benötigen». Die Klotener hätten zwar die schlechteren Verkaufsargumente gehabt, vor allem weil SAP teurer als die Konkurrenten ist. Überzeugt hätten sie aber durch ihr seriöses Vorgehen und durch technische Vorleistungen. So sei die Integration der Stückliste bereits fertig gewesen, bevor die Entscheidung getroffen war. «Das Engagement hat den Ausschlag gegeben», sagt Weishaupt.