Effiziente Dokumente

Der Autor ist Vice President Product Management bei Compart. Heterogenität verhindert Effizienz – das gilt insbesondere für die Dokumentenverarbeitung. Immer noch werden viele Schriftstücke von den Abteilungen selbst entworfen, gestaltet und versendet. Vor allem in Konzernen, die durch Akquisitionen und Fusionen schnell gewachsen sind, ist diese Situation typisch. Würden dagegen die Dokumente gebündelt und zentral ausgegeben, liessen sich erheblich Kosten einsparen – unter anderem durch die bessere Ausnutzung von Portorabatten, die für Massensendungen typisch sind. Hinzu kommt: Viele Firmen programmieren den Versand eines Dokuments in der Anwendung, mit der sie es erstellen. Solange es sich nur um einen Ausgabekanal handelt, mag sich der Aufwand noch in Grenzen halten. Doch angesichts der zunehmenden Vielfalt an Kommunikationswegen nimmt auch die Komplexität in der Dokumentenausgabe rasant zu. Was, wenn innerhalb kürzester Zeit auf einen anderen Kanal gewechselt werden muss, weil der Empfänger beispielsweise seine Rechnungen nicht mehr postalisch, sondern elektronisch haben will? Was, wenn plötzlich die hauseigene Druckstrasse ausfällt und deshalb quasi über Nacht ein externer Dienstleister eingebunden werden muss?

Viel besser – weil effizienter – ist es, das Outputmanagement komplett zu zentralisieren und dafür Dokumentenerstellung und Versand strikt voneinander zu trennen. Durch die Schaffung einer zentralen Drehscheibe bekommt man einerseits einen zuverlässigen Überblick, welche Dokumente das Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum verlassen haben. Der wichtigste Vorteil ist jedoch zweifelsohne, dass die Programmierung der Ausgabekanäle nur einmal erfolgt – und nicht wie bei der dezentralen Variante für jede Anwendung extra. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Bedeutung für das Outputmanagement Für das Outputmanagementsystem bedeutet dies: Es muss jederzeit um neue Kommunikationskanäle erweitert werden können. Selbst Social Media ist eine Option. Der Globetrotter, der kurzfristig noch eine Auslandsreisekrankenversicherung benötigt, weiss es sicher zu schätzen, wenn er den Versicherer seiner Wahl bequem über Facebook kontaktieren kann. Die Police wird dann beispielsweise als E-Brief versendet. Die Multikanalfähigkeit und das kurzfristige Switchen des Ausgabekanals sind die grossen Vorteile eines zentralisierten Outputservice. Für die Dokumentenerstellung bedeutet dies, sich von der A4-Metapher zu lösen und Inhalte auch für elektronische Aus­gabegeräte bereitzustellen, unabhängig von der Grösse des Displays. Doch genau darin liegt das Problem vieler Systeme von heute: Sie nehmen das A4-Format als Basis, das aber für die klassischen Kanäle wie Druck und Archiv gedacht ist – aber nicht für die digitalen Medien. Viel besser wäre es, statt kompletter Seiten die Inhalte im XML-Format zu liefern, denn die Metasprache eignet sich für den plattform­unabhängigen Datenaustausch. Die eigentliche Aufbereitung, sprich Formatierung, Konvertierung und Ausgabe, erfolgt in der zentralen Output-Instanz. Damit verschiebt sich die Grenze zwischen Dokumentenerstellung und -ausgabe, die Wahl der Seitengrösse und des Ausgabekanals erfolgt zu einem viel späteren Zeitpunkt. Damit einher geht ein Paradigmenwechsel: Die Anwendungen zur Dokumenten­erstellung müssen unter der Kontrolle des zent­ralen OM-Systems laufen. Outputmanagement spielt sich nicht mehr ausschliesslich im Druckzentrum ab – auch wenn bei vielen Firmen dieses Thema dort nach wie vor angesiedelt ist. Heute geht es darum, näher an die Quelle zu gelangen – dorthin, wo die Daten entstehen.

Die Zentralisierung der heterogenen OM-Strukturen sollte jedoch schrittweise erfolgen und auf den vorhandenen Anwendungen und Workflows aufbauen. Eine Aufgabe, die ohne einen erfahrenen Dienstleister kaum zu bewältigen ist. Je mehr Applikationen, je mehr Abteilungen in die Dokumentenerstellung, -bearbeitung und -ausgabe involviert sind, desto wichtiger ist Experten-Know-how. Wichtig dabei: Bei der Erneuerung ist auf Technologien zu setzen, mit denen das System problemlos um weitere Ausgabekanäle und Datenformate erweitert werden kann. Stichwort HTML5: Die textbasierte Auszeichnungssprache gibt schon heute auf mobilen Plattformen wie iPhone, iPad und Android-Geräten den Ton an. Inhalte in HTML5 können problemlos für alle elektronischen Ausgabekanäle aufbereitet werden, für Smartphone & Co. genauso wie als Webseite. Auch die Konvertierung in PDF-Dateien jeder beliebigen Seitengrösse ist möglich. HTML5 ist derzeit das intelligenteste Format für die grössen- und kanalunabhängige Erstellung und Darstellung von Dokumenten. Es ermöglicht die Reformatierung, beispielsweise von A4 zum Smartphone-Display, die Konvertierung von Seitenformaten in textorientierte Formate, die Extraktion von Einzeldaten (u.a. Rückgewinnung von Rechnungspositionen) und den Aufbau von Inhaltsverzeichnissen und Indexlisten. Mit HTML5 lassen sich auch audiovisuelle Elemente, Weblinks und Charts einbetten. So entstehen nicht nur multikanalfähige, sondern auch intelligente Dokumente, die dem Nutzer einen über die reine Textdarstellung hinausgehenden Mehrwert bieten. Wer es trotzdem lieber schwarz auf weiss mag, kann nach wie vor natürlich auch noch ausdrucken. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Kommunikationszentrale

Letztlich ist das Thema nicht nur technischer Natur, sondern vorrangig als Möglichkeit zur Optimierung des Kontakts mit dem Kunden zu sehen. Mit diesem über jeden Kanal kommunizieren und beliebig wechseln zu können – darin besteht das Neue des Themas. Der Output­manager muss sich deshalb vom Druck- und Verarbeitungsspezialisten zum Kommunika­tionsmanager wandeln – natürlich immer im Einklang mit den Bedürfnissen des Empfängers und den Strategien des Unternehmens. Selbst im konventionellsten aller Bereiche, dem Druck, hat der Outputmanager heute mit neuen Anforderungen zu tun. Beispiel Farbe: Solange der Computeroutput aus schwarzen Zahlen und Buchstaben bestand, waren die Anforderungen überschaubar. Hauptsache lesbar. Jetzt sind branchen-übergreifend immer mehr Maschinen im Einsatz, die vollfarbig drucken, fotorealistische Grafiken erstellen und auf die Anwendung verschiedener Tinten, Toner und Substrate sehr empfindlich reagieren. Ob Farben in aller Form auf unbehandeltem und gestrichenem Papier oder die Vielfalt der neuen Digitaldrucktechniken – die Möglichkeiten werden immer komplexer. Vor diesem Hintergrund ist Outputmanagement als integrale IT-Disziplin zu verstehen und geht über das klassische Drucken weit hinaus.Es wird zur Kompetenzstelle für die Unternehmenskommunikation schlechthin.