Avaloq setzt im Onboarding-Prozess von Mitarbeitern neu auf die Zürcher edorasware. Damit sind neue Kollegen nun merklich schneller bereit für den neuen Job.
Die Avaloq Gruppe, Spezialist für Software und Services für die Finanzbranche, beschäftigt über 2000 Angestellte an 22 Standorten. Jedes Jahr heisst das Unternehmen dutzende neuer Mitarbeiter willkommen. In der Vergangenheit arbeitete Avaloq in der Schweiz während des Eintrittsprozesses hauptsächlich mit Excel und E-Mail. In den Excel-Dateien wurde festgehalten, wer den neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag begrüsst, von wem er welchen Schlüssel für den Zugang zum Bürogebäude erhält, welche Rechte ihm für die IT-Systemen zugewiesen werden und wer das Willkommenspaket auf sein Pult legt. Auf Basis dieser Excel-Datei wurden die Aufgaben an diverse Abteilungen per E-Mail verteilt, beispielsweise HR, die IT-Abteilung und das Facility-Management.
Aus der Arbeit mit der Excel/E-Mail-Lösung ergaben sich für die HR-Manager bei Avaloq diverse organisatorische Herausforderungen:
Sie mussten viel Zeit für die Überprüfung von Dateninhalten aufwenden.
Implizite Regeln und Vorgaben erschwerten es dem HR-Manager, die Prozesse effektiv und effizient von A bis Z zu bearbeiten.
Ausnahmefälle mussten vom HR-Manager manuell bearbeitet werden.
Für die Abwicklung waren dutzende E-Mails notwendig.
Für die Linienverantwortlichen war es schwer nachvollziehbar, in welchem Stadium sich der Prozess befindet.
Neben den prozessseitigen Ineffizienzen gab es zusätzlich noch technische Herausforderungen: Im Laufe des Eintrittsprozesses müssen diverse Systeme, etwa für die Stammdatenerfassung, für den Gebäudezutritt oder für die Netzwerkzugriffe gefüttert werden. Avaloq wollte die verschiedenen Systeme zentralisiert bewirtschaften, um Datenintegrität sicherzustellen. Damit musste nicht nur die bisherige Excel-Anwendung abgelöst, sondern auch die Integration in unterschiedliche Systeme realisiert werden. Gefordert war zudem eine Anwendung, die den HR-Managern mehr Flexibilität beim Bearbeiten unterschiedlicher Szenarien und Ausnahmenfällen gibt. Nächste Seite: Excel versus BPM Vor anderthalb Jahren entschied sich Avaloq für die Ablösung der Excel-Dateien. Als ersten Schritt analysierte und strukturierte ein Projektteam aus Business-Analysten, Entwicklern und den wichtigsten Stakeholdern den Onboarding-Prozess. Anschliessend suchte und fand Manuel Hess, Head of Group Processes & Applications bei Avaloq, in edoras one eine Plattform, um den Onboarding-Prozess sowie weitere Management- und Support-Prozesse adäquat abzubilden respektive zu implementieren. «Die Zusammenarbeit mit edorasware hatte auf Grund einer OEM-Partnerschaft bestanden», sagt Hess. Avaloq hat die Lösung auch in ihr Produkt «Avaloq Digital Suite» integriert. «Wir wollten dieselbe Software, welche wir unsern Kunden zu Verfügung stellen, auch intern benutzen», sagt Hess.
Um die Prozesse optimal zu strukturieren, wurde die verschiedenen Notationen in edoras one genutzt. Das Ziel war, so viel wie möglich zu automatisieren. Deshalb entschied das Projektteam, den Decision Modeling Standard (DMN) einzusetzen. Die edorasware-Plattform erlaubt es, Abläufe in einer Web-App zu entwerfen, Anpassungen iterativ und Verbesserungen kontinuierlich – auch in laufenden Prozessen – vorzunehmen. «Ein Vorteil unseres Projektvorgehens und von edoras one als Plattform ist, dass die zukünftigen Nutzer des Systems während der Entwicklung sowie Umsetzung involviert sind und ihr Feedback direkt und umgehend umgesetzt werden kann», sagt Projektleiterin Anna Schneider von edorasware. Es wurden darüber hinaus Schnittstellen in edoras one zu diversen Systemen wie Active Directory oder SAP implementiert. Damit ist der direkte Datenaustausch möglich. So wurde auch erreicht, dass sich HR-Manager und alle weiteren Beteiligten heute lediglich noch in einem System einloggen müssen, um den Status eines Mitarbeitereintritts abzufragen oder selbst an einem Fall zu arbeiten.
Durchlaufzeit für Onboarding halbiert
Mit der Einführung von edoras one wurde die Verwaltung der Mitarbeiter-Eintrittsprozesse um ein Vielfaches einfacher. Alle beteiligten Personen wissen inzwischen genau, was wann zu tun ist. Die Aufgaben sind klar strukturiert und den entsprechenden Teams zugeordnet. «Die durchschnittliche Laufzeit eines Onboarding-Falls konnte halbiert werden», sagt Hess. Neu zeigt ein Dashboard die aktuell zu erledigenden Aufgaben. Wenn eine Aufgabe fällig wird, versendet das System automatisch Erinnerungen per E-Mail. Als nächsten Schritt plant Avaloq, Unternehmensprozesse insbesondere im Corporate- und im HR-Bereich zu digitalisieren. «Mit dem Einsatz der Plattform inklusiv diverser Schnittstellen für das Onboarding haben wir den Weg für eine schnelle Implementierung weiterer Prozesse geebnet», sagt Hess.
