Mehrere Rechnungen erstellen – Teil 2

Nun gehts auf qr-rechnung.net wieder zu Aus Tabelle generieren. Klicken Sie auf Tabelle laden. Laden Sie die Excel-Tabelle hoch, die Sie mit Ihren Daten befüllt haben. Falls es Zeilen mit widersprüchlichen Inhalten gibt, zeigt das Tool bei jenen ein rotes Dreieck. In dem Fall prüfen und korrigieren Sie die Daten in Ihrer Excel-Datei, schliessen diese und laden sie erneut hoch. Passt alles und erscheinen keine roten Dreiecke? Klicken Sie jetzt auf der qr-rechnung.net-Webseite auf Rechnung schreiben.

Lassen Sie sich von den vielen Feldern nicht verrückt machen! Folgende Anpassungen reichen meistens: Ersetzen Sie unter «Briefkopf» die Muster-Telefonnummern und Mailadressen durch Ihre eigenen Daten. Lassen Sie die anderen Felder, wie sie sind. Scrollen Sie herunter zu «Inhalt». Unter «Rechnung» finden Sie eine Anrede und eine Grussformel. Ersetzen Sie diesen Teil durch Ihren eigenen Text, der im Idealfall auf alle Rechnungsadressaten passt. Machen Sie sich um die anderen Felder keine Gedanken. Die werden im nächsten Schritt mit Ihren eigenen Daten aus der hochgeladenen Tabelle befüllt. Fertig?

Klicken Sie auf Rechnungen aus Tabelle erstellen. Unter «Mehrere Rechnungen herunterladen» haben Sie zwei Möglichkeiten. Klicken Sie auf den Link PDF, erhalten Sie eine mehrseitige PDF-Datei mit einer Seite pro Rechnung. Das ist geeignet, falls Sie sowieso alle Rechnungen ausdrucken und per Briefpost versenden. Sollen einige Personen die Rechnung nur per E-Mail erhalten? Dann verwenden Sie stattdessen die Option ZIP. Damit erhalten Sie eine Zip-Datei, die eine PDF-Datei pro Rechnungsempfänger enthält. Drucken Sie jene aus, die Sie per Post verschicken wollen, die restlichen versenden Sie einzeln per E-Mail.

Perforiertes Papier: QR-Rechnungen können Sie auch als PDF per Mail verschicken. Falls Sie die Rechnungen ausdrucken, müssen Sie laut einer Vorschrift ein passend perforiertes Papier benutzen, bei dem der Zahlteil und Empfangsteil abgetrennt werden können, wie bei den alten Einzahlungsscheinen. Solches Papier ist im Bürofachhandel zu finden.

Wer nur alle Schaltjahre mal eine Einzelrechnung verschickt, dem wird aber hoffentlich niemand den Kopf abbeissen, wenn ein Griff zur Schere nötig wird. Wer die Rechnung via E-Banking bezahlt, benötigt die Perforation ohnehin meist nicht.