Smarte Finanzprozesse in der Cloud

Ralph Weiss: Es gibt viele Gründe, weshalb Unternehmen noch nicht die nötige Technologie im Einsatz haben, um Finanzdaten schnell und korrekt zu generieren. Ein Grund sind die unterschiedlichen Affinitäten verschiedener Branchen hinsichtlich der Digitalisierung und das anorganische Wachstum von Unternehmen, bei dem unterschiedlichste Systeme zusammengeführt werden. Allen gleich ist aber, dass die Workflows in vielen Finanzabteilungen nach wie vor von manuellen Aufgaben durchsetzt sind. Die Folge: Medienbrüche, Verzögerungen und Fehler. Wir haben in unserer aktuellen, jährlichen Studie erneut festgestellt, dass die Verwendung von Spreadsheets zur Norm gehört. 37 Prozent gaben an, dass die Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen und veralteten Prozessen Finanzteams vielfach im Dunkeln tappen lässt.

Ralph Weiss: Indem man durchgängige Prozesse implementiert, beispielsweise einen kontinuierlichen Finanzabschlussprozess ohne Medienbrüche. Mit der BlackLine-Cloudlösung etwa lassen sich Daten aus SAP oder anderen ERP-Systemen automatisch übernehmen und konsolidiert weiterverarbeiten. Das bringt weitreichende Vorteile mit sich: Aufgaben, die Bestandteil des Monatsabschlusses sind, können automatisiert, schneller und vor allem mit geringerem Fehlerrisiko erledigt werden. Darüber hinaus haben die Verantwortlichen jederzeit Zugriff auf Daten in Echtzeit, was das Lenken eines Unternehmens deutlich agiler und sicherer macht. Und – Automation und das Arbeiten mit der Cloud schafft Freiraum, der für Analysen und Reportings genutzt werden kann, um sich innerhalb des Unternehmens als strategischer Partner zu positionieren.

Ralph Weiss: Absolut, die IT ist Grundlage einer Digitalisierung und Automation. Unternehmen, die ihre offenen Posten nicht erst zum Periodenende im Zuge des Reportings angehen, haben auf Grund der bereinigten Daten ganz andere Möglichkeiten, auf Chancen oder potenzielle Risiken zu reagieren.  Das hat sich auch in der Pandemie gezeigt. 32 Prozent der Finanzverantwortlichen sagen, dass durch COVID-19 die Wertschätzung von Echtzeitinformationen zugenommen hat und ein Drittel hält es für dringend erforderlich, Kernprozesse zu ändern – das besagt unsere aktuelle Studie Finance & Accounting in der Post-COVID-Welt.

Ralph Weiss: Ja, das räumlich verteilte Arbeiten der Accounting-Mitarbeiter ist bei der Erstellung von Abschlüssen für viele Unternehmen etwas Neues und bringt Herausforderungen mit sich. Mit den genannten manuellen Prozessen ist ein verteiltes Arbeiten kaum möglich. Dafür eignen sich cloudbasierte Lösungen, die ein räumlich getrenntes Arbeiten unterstützen. Diese erlauben den sicheren ortsunabhängigen Zugriff und die Weiterverarbeitung der Finanzdaten in einer für alle Beteiligten einheitlichen Umgebung. Durch das unterperiodische Abarbeiten der Accounting-Aufgaben lässt sich so der gesamte Prozess beschleunigen. Die Cloud-Technologie ist mit ihrem ganzheitlichen Ansatz besonders effektiv, wenn Menschen an unterschiedlichen Standorten mit Unternehmensdaten arbeiten. Und wie dringend notwendig das ist, lässt unsere Studie erahnen: 27 Prozent befürchten, dass der Mix aus Büro- und Homeoffice die Arbeit erschwert.

Ralph Weiss: Mit den pandemiebedingten Umstellungen und einer teils radikalen Verlagerung der Arbeit ins Homeoffice standen und stehen viele Finanzabteilungen vor grossen Herausforderungen. Es gilt, den richtigen Einstieg in die Digitalisierung zu finden, um die Fachbereiche einerseits nicht zu überfordern, andererseits die notwendigen Schritte zu machen, die die Arbeitsweise nachhaltig verbessern. Denn eines ist klar, Monatsabschlüsse oder Audits nehmen auf Pandemien keine Rücksicht. Unternehmen, die den entscheidenden Schritt mit ihrer Kern-IT und der Digitalisierung ihrer Finanzabteilungen bereits gegangen sind, haben jetzt einen entscheidenden Vorteil. Immerhin glauben über 20 Prozent der deutschen Unternehmen, dass sie durch die COVID-Situation agiler geworden sind. Dank Continuous Accounting gehört das ewige Hin und Her zwischen unterschiedlichen Datenquellen und dem manuellen Abgleichen von Tabellen der Vergangenheit an. Damit ist auch das Homeoffice kein Problem, denn alle Daten stehen an zentraler Stelle in Echtzeit zur Verfügung.

Es heisst ja, dass Corona die Digitalisierung vorantreibt. Sehen Sie das auch so?

Ralph Weiss: Definitiv. Viele Unternehmen, die der Digitalisierung auch in mittelfristiger Zukunft noch zurückhaltend begegnet wären, wurden jetzt dazu gezwungen, neue Wege einzuschlagen. Die Pandemie hat in der Digitalisierung nichts grundlegend Neues bewirkt, aber sie hat sie deutlich beschleunigt – übrigens nicht nur in Finanzabteilungen. Auch hier sind Cloudlösungen der Schlüssel zum Erfolg. Die Cloud ist die technologische Grundlage für verteiltes Arbeiten und Voraussetzung für kurze Innovationszyklen. BlackLine setzte bereits sehr früh auf Cloudlösungen und war dadurch in der Lage, sich als Innovationsführer zu positionieren. Aufgrund unserer Studienergebnisse wissen wir, dass die Investitionen in diese Technologien im Jahr 2021 steigen werden.