Modern Accounting: Schluss mit Fehlern und Fleissarbeit

Wer sich mit Transparenz und Agilität für die Zukunft wappnen will, benötigt valide Finanzdaten in Echtzeit – und das nicht erst zum Periodenende.

Viele Unternehmen haben überaus kompetente Buchhaltungsteams und talentierte Mitarbeiter, die den CFO bestmöglich unterstützen. Aber nicht selten könnten diese noch mehr bewegen, wenn sie die Kapazitäten dafür hätten. Da ihre Aufgaben zu einem grossen Teil aus manuellen Tätigkeiten und Abstimmungsaufgaben bestehen, lässt sich durch die Einführung moderner Arbeitsweisen und wirksamer Automatisierungs-Tools viel erreichen. Positiver Nebeneffekt: eine bessere Datenqualität und zufriedenere Mitarbeiter.

Wie geht das? Indem man die Buchhaltungsaufgaben, insbesondere den Abschlussprozess, geschäftsbereichsübergreifend in Einklang bringt. Im Kern geht es darum, die heterogene Team- und Arbeitslandschaft so zu gestalten, dass der Datenaustausch weitestgehend automatisch erfolgt. Das gilt sowohl für die Buchhaltung als auch für die angeschlossenen ERP-Systeme von SAP und anderen Anbietern. Wenn die Lücke zwischen den Systemen durch ein übergeordnetes Konzept und die entsprechende Technologie, das sogenannte Modern Accounting, geschlossen wird, sind die Unternehmen in der Lage, ihre Workflows und Prozesse auf das nächste Level zu heben.

Auch wenn man es sich nicht vorstellen kann, werden im Zuge des Monatsabschlusses immer noch viele ERP-Daten ausserhalb des Systems, vielfach in Excel, weiterverarbeitet. Dieser Medienbruch birgt ein Fehlerrisiko, kostet Zeit und bringt aufwendige und unbeliebte Abgleichaufgaben mit sich. Wer jedoch sukzessiv anfängt, diese Abgleichaufgaben zu standardisieren, wird von der ersten Minute an Verbesserungen beobachten können. Neben dem unmittelbaren Effizienzgewinn werden Fehler und Ausnahmen jetzt überhaupt erst sichtbar. Wichtig: Alle regelbasierten Automatisierungen die wider Erwarten „fehlschlagen“, haben ihre Gründe. Diese müssen ermittelt und sukzessiv behoben werden, bis der Prozess weitestgehend fehlerfrei verläuft.

Bereits zu diesem frühen Zeitpunkt werden Quick Wins erzielt, die erahnen lassen, welches Potenzial in einem durchgängigen, digitalisierten Accounting-Prozess steckt. Durch die Harmonisierung und Automatisierung des Prozesses entsteht Effizienz ganz von allein, durch eine bisher nicht dagewesene Datenqualität. Mindestens so wichtig ist die gewonnene Agilität. Gerade jetzt, wo Unternehmen nicht nur aufgrund der Pandemie, sondern auch wegen der internationalen Märkte und der sich verändernden Konkurrenzsituation schnell und sicher navigieren müssen, sind valide Finanzdaten in Echtzeit ein enormer Wettbewerbsvorteil.

So sorgt das Prinzip des Modern Accountings, durch die intelligente Verknüpfung relevanter Datenquellen für eine schnelle, zuverlässige und entlastende Datenverarbeitung. Das wiederum hat nicht nur den Vorteil, dass in der Buchhaltung auf einmal Kapazitäten frei werden. Auch hinsichtlich der Weiterentwicklung des Accountings werden damit grundlegende Weichen gestellt: Unternehmen etwa, die aktuell mit SAP Central Finance und dem Group Reporting arbeiten, aber langfristig auf die Cloudlösung S4/HANA wechseln möchten, tun sich wesentlich leichter mit der Migration.

Mit den durch das Modern-Accounting-Prinzip aufbereiteten Daten, lässt sich der Wechsel auf S4/HANA so vorbereiten, dass zum finalen Übertritt nur noch wenige Anpassungen und Vorbereitungen erforderlich sind. Das schafft freie Kapazitäten, denn es entlastet: Anwender, Administratoren und letztlich auch die CFOs, die sich jederzeit auf ihre Finanzzahlen verlassen können.

Modern Accounting versetzt die Finanzverantwortlichen in die komfortable Lage, dass sie aufgrund eines automatisch und kontinuierlich stattfindenden Abschlussprozesses früher auf Zahlen zurückgreifen können. Und nicht erst am Periodenende. Sie können diese analysieren und die Ergebnisse an das Management weitergeben. Ergo versetzt das Modern-Accounting-Prinzip die Finanzspezialisten in die Lage, die Geschäftsleitung bei Risikobewertungen und Strategieplänen tatkräftig unterstützen zu können. Automatisierte Abläufe ermöglichen es, Risiken und Chancen neuer Initiativen abzuwägen. Dadurch gewinnen die Finanzexperten auch an Sichtbarkeit und leisten wertvolle Beiträge für die anderen Abteilungen. Sie können sich mehr als heute als interne Berater im Unternehmen etablieren und gleichzeitig zum strategischen Partner der Geschäftsführung werden.

Zusammengefasst: Eine Buchhaltung, die in der Lage ist, valide Finanzzahlen schneller zu liefern als es in anderen Firmen üblich ist, kann punkten: Bei ihren Mitarbeitern, ihrem Chef und der Geschäftsführung. So sorgt das Modern-Accounting-Prinzip dafür, dass die Buchhaltung anders wahrgenommen und intensiver in strategische Überlegungen einbezogen wird. Mit Modern Accounting läuten Unternehmen eine neue, datenorientierte Entscheidungskultur ein.