Geschäftskommunikation optimieren mit Cloud Fax

In vielen Branchen ist Fax nach wie vor essenzieller Bestandteil zahlreicher Kommunikationsprozesse. Dies gilt insbesondere für stark regulierte Sektoren, die eine Reihe strenger Vorschriften für die Verwaltung kommerzieller, persönlicher und finanzieller Daten einhalten müssen. Zu kritischen Prozessen gehören beispielsweise die Übermittlung von Patientenakten zwischen Ärzten, Spitälern und Laboren, der digitale Versand von Bestellungen und Rechnungen sowie der Handel mit Wertpapieren im Finanzdienstleistungssektor. Fax-Technologie kommt überall dort zum Einsatz, wo sensible Informationen zuverlässig zur richtigen Zeit am gewünschten Ort ankommen müssen. Denn der Dokumentenaustausch per Fax ist nicht nur schnell, sicher und nachvollziehbar, sondern auch rechtswirksam. Daher gilt Fax nach wie vor als unverzichtbarer Übertragungsstandard, der Unternehmen bei ihrer Digitalisierungsstrategie und der Transformation in die Cloud unterstützt.

Schweizer Unternehmen stehen vor der Herausforderung ihre IT zu konsolidieren, Server zu virtualisieren sowie ihre Prozesse zu digitalisieren. In Bezug auf die Fax-Kommunikation lohnt sich der Umstieg auf cloud-basierte Fax-Services. Dadurch müssen Unternehmen weder Fax-Server noch Faxgeräte lokal betreiben, die unflexibel sind und hohe Kosten für Wartung und Instandhaltung nach sich ziehen. Ausserdem müssen auch per Fax gesendete und empfangene Dokumente in Zeiten der Automatisierung digital zur Verfügung stehen, idealerweise über eine leistungsstarke, cloud-basierte Fax-Infrastruktur – sei es für die automatisierte Bereitstellung innerhalb von Business-Anwendungen und für die Integration in digitale Workflows, für die effiziente Weiterleitung an interne Stakeholder oder auch für die intelligente Archivierung in digitalen Archiven.

Mit den modernen Retarus Cloud Fax Solutions lassen sich bislang analoge Geschäftsprozesse einfach digitalisieren und Workflows nachhaltig optimieren. Die Fax-Lösungen von Retarus sind effizient, flexibel sowie hochskalierbar und lassen sich exakt an den jeweils aktuellen Bedarf des Kunden anpassen, sodass starre Über- und Unterkapazitäten vermieden werden. Dabei setzen die Abrechnungsmodelle auf nutzungsbasierte Seiten- und Paketpreise (Pay-per-Use). Folglich lassen sich Kosten besser kontrollieren und optimieren. Daraus ergeben sich für Unternehmen, die Retarus Cloud Fax einsetzen, Kostensenkungen von bis zu 70 Prozent.

Mit Cloud Fax lässt sich die betriebliche Effizienz deutlich steigern. So können beispielsweise Informationen oder Barcodes eingehender Dokumente im Rahmen der Retarus Intelligent Document Recognition mit Hilfe von OCR und Barcode-Erkennung maschinell ausgelesen und über regelbasierte Smart-Routing-Optionen vorsortiert, abgelegt oder automatisiert weiterverarbeitet werden.

Zudem garantieren die Fax-Lösungen von Retarus auch bei hohem Versandvolumen eine zuverlässige Zustellung. Im Vergleich zu herkömmlichen Fax-Servern erzielen sie dank aktivem Multi-Carrier-Management einen bis zu 30 Prozent höheren Durchsatz. Dabei sorgt Retarus dafür, dass die Faxe automatisch jeweils über den Carrier geroutet werden, dessen Leitungsqualität und Verfügbarkeit am besten zum aktuellen Versandauftrag passen. Dadurch sinkt die Fehlerrate beim Versand deutlich und der Aufwand für die manuelle Nachbearbeitung der Aussendungen reduziert sich. Gleichzeitig stellt die von Retarus entwickelte NeverBusy-Technologie sicher, dass mehrere Faxe an einen gleichen Empfänger immer sequenziell geordnet versendet werden. Eingehende Faxe lassen sich so auch bei grossen Volumina ohne jegliche Kapazitätsengpässe zustellen. Mitarbeiter können dabei den Status der digitalen Fax-Nachrichten zu jeder Zeit über Dashboards und detaillierte Reports im webbasierenden Retarus Enterprise Administration Services Portal (EAS) nachvollziehen.

Darüber hinaus bietet Retarus einen erstklassigen 24/7 Support: 95 Prozent der Anfragen werden beim ersten Kontakt zuverlässig gelöst. Bei Problemen oder individuellen Anpassungen unterstützt auf Wunsch ein persönlicher Service-Manager. Über Service Level Agreements (SLA) können Kunden ihre Anforderungen an Leistungsumfang, Support und Reaktionszeit vertraglich festlegen.

Gerade in stark regulierten Branchen gilt es, die strengen Vorgaben hinsichtlich IT-Sicherheit und Datenschutz einzuhalten. Die Anbindung an die Retarus Enterprise Cloud erfolgt deshalb ausschliesslich über verschlüsselte Verbindungen wie TLS und VPN. Zudem setzt Retarus gezielt auf Local Processing und verarbeitet alle Daten seiner Schweizer Kunden in eigenen Rechenzentren in der Schweiz. Die Retarus Enterprise Cloud ist vollumfänglich Compliance- sowie DSGVO-konform und berücksichtigt alle gängigen branchenspezifischen Sicherheits- und Datenschutz-Standards.

www.retarus.ch