Den E-Mail-Verkehr in richtige Bahnen lenken

E-Mail-Kommunikationslösungen aus der Cloud bieten einen klaren Wettbewerbsvorteil für Unternehmen: Sie sind flexibel und skalierbar und ziehen geringe Kosten und keinen Wartungsaufwand nach sich. Firmen haben so die Chance, Innovationen voranzutreiben, die sich unmittelbar auf Geschäftsprozesse und -umsatz auswirken. Gleichzeitig müssen Unternehmen mit komplexen oder hybriden E-Mail-Infrastrukturen häufig eine immer grössere Menge an Nachrichten sinnvoll verwalten und absichern, um die Kommunikation und somit das Geschäft aufrecht zu erhalten.

Mit der Predelivery Logic bietet Retarus einen innovativen Werkzeugkasten, mit dem sich der eingehende E-Mail-Verkehr dank individueller Regelwerke einfach verwalten lässt. Flexible Kombinationsmöglichkeiten aus Bedingungen und Aktionen ermöglichen nahezu unbegrenzte Einsatzszenarien. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Unternehmen seine E-Mail-Infrastruktur on-premises oder als Cloud Service betreibt. Gerade in hybriden Umgebungen spielt der Service seine Vorteile voll aus. Mit der Predelivery Logic werden E-Mails schon zum Zeitpunkt der Interaktion mit der Retarus Enterprise Cloud, also noch bevor sie an die eigene Infrastruktur zugestellt werden, nach individuellen Regeln analysiert, gegebenenfalls umgeleitet und optimiert. Dies ermöglicht maximale Flexibilität, die serverseitige oder auf einzelne Postfächer beschränkte lokale Regelwerke nicht bieten können. Denn wenn sich die E-Mail erst einmal in der eigenen E-Mail-Landschaft befindet, lassen sich viele Regeln und Massnahmen nicht mehr umsetzen.

Der Funktionsumfang der Retarus Predelivery Logic reicht deutlich über den einer Policy Engine hinaus. Denn neben einem User-abhängigen Routing unterstützt der Service bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen. Da E-Mails basierend auf Inhalt oder Sprache weiterverarbeitet werden können, lassen sich etwa Nachrichten an Funktionspostfächer automatisch vorsortieren. Je nach Sprache oder Inhalt des E-Mail-Bodys wird die Nachricht an die Server der richtigen Landesgesellschaft oder direkt an die zuständige Abteilung eines Unternehmens geroutet. Es ist auch möglich, E-Mails vollautomatisch und regelabhängig zu bearbeiten – vom Umschreiben der Adresse bis hin zum Hinzufügen eines Schlagworts in der Betreffzeile.

Zudem erlauben es die Regelwerke, E-Mails nach landesspezifischer Herkunft zu identifizieren und automatisch entsprechende Massnahmen einzuleiten, etwa wenn das Unternehmen aufgrund der aktuellen politischen Lage, aus Sicherheitsgründen oder aufgrund interner Compliance-Vorgaben alle Nachrichten aus bestimmten Regionen oder Ländern vorsorglich isolieren möchte. Je nach Konfiguration lassen sich E-Mails in die User-Quarantäne leiten. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, neben der geografischen Herkunft auch die Sprache im E-Mail-Body zu erkennen und für automatische Regeln heranzuziehen.

Individuelle Regelwerke lassen sich nicht nur für eingehende Nachrichten, sondern auch für den Outbound-Kanal festlegen. Ob Spin-off von Tochtergesellschaften, Carve-out, Zukäufe, Fusionen oder Rebranding – idealerweise treten Mitarbeiter bereits zum Stichtag unter «neuer Flagge» auf. In solchen Fällen kann die Firmenbezeichnung oder -Domain überprüft und bei Fehlerhaftigkeit automatisiert umgeschrieben werden, sodass Mitarbeiter gegenüber Kunden und Partnern stets professionell unter dem korrekten Firmennamen in Erscheinung treten. Zusätzlich lässt sich per Retarus Email Live Search Monitoring der Weg einer Nachricht durch die gesamte Verarbeitungskette nachvollziehen. Wie bei anderen Regeln der Predelivery Logic können Administratoren die Richtlinien individuell anpassen und beispielsweise das Rewriting nur für bestimmte Abteilungen oder einzelne Benutzer nutzen.

Als zentralen Self-Service stellt Retarus die Predelivery Logic über ein webbasiertes Administrationsportal bereit. Alle Regeln lassen sich dort transparent anlegen, verändern und priorisieren. In die eigentliche E-Mail-Infrastruktur des Unternehmens wird dazu nicht eingegriffen. Zudem stehen die Retarus-Experten Kunden bei der Umsetzung individueller Regeln für eine effiziente E-Mail- und Workflow-Automatisierung jederzeit beratend zur Seite. So lassen sich Probleme durch Zeitmangel oder noch unklare Organisationsstrukturen vermeiden, vorübergehende Massnahmen schnell und mit geringem Aufwand umsetzen und die Fehleranfälligkeit manueller Eingriffe reduziert sich deutlich.

Bei der Datenverarbeitung setzt Retarus gezielt auf Local Processing. Alle Daten werden in selbst betriebenen, auditierbaren Rechenzentren in der Schweiz verarbeitet. Neben branchenspezifischen Standards setzt Retarus dabei stets höchste Compliance-Anforderungen sowie die Vorgaben des Schweizer Datenschutzgesetzes und der DSGVO um.