Digitale Transformation im Einkauf

Unternehmen haben es im Einkauf mit zahlreichen Lieferanten und verschiedenen Lieferantentypen zu tun. Das Problem: Jeder geht mit Dokumenten wie zum Beispiel Bestellbestätigungen anders um. Die Mitarbeiter bearbeiten Auftragsbestätigungen in den unterschiedlichsten Formaten und übertragen diese teils manuell in das ERP-System. Dabei müssen viele Faktoren beachtet werden: Stimmt der Preis? Ist die richtige Menge angegeben? Ist der Liefertermin richtig? Und bei welcher Bestellung fehlt noch die Bestätigung des Lieferanten? Die manuelle Datenerfassung ist zeit- und kostenintensiv. Nicht selten sind mögliche Erfassungsfehler ein grosses Ärgernis in der Geschäftsbeziehung mit Partnern. Mithilfe der cleveren Retarus E-Procurement Services, an die beliebig viele Lieferanten unabhängig von Grösse oder Typ unkompliziert angeschlossen werden können, erzielen Unternehmen im operativen Einkauf kürzere Antwortzeiten, können ihr Monitoring der Bestellvorgänge stärker automatisieren und reduzieren den Zeitaufwand und die Kosten für manuelle Erfassungen deutlich.

Die Business Integration Platform von Retarus bietet Unternehmen bei der Automatisierung ihrer Einkaufsprozesse wertvolle Unterstützung. Dabei sind Retarus-Kunden in puncto Datenschutz, gesetzlichen Vorgaben und Compliance stets auf der sicheren Seite, denn zum einen setzt der Enterprise-Cloud-Dienstleister gezielt auf Local Processing und verarbeitet alle Daten in selbstbetriebenen, auditierbaren Rechenzentren, unter anderem nach ISO 27001 zertifiziert. Zum anderen erfüllt Retarus neben branchenspezifischen Standards und DSGVO-Vorgaben auch höchste Compliance-Anforderungen. Zusätzlich sind die Retarus-Dienste nach SOC 1 und SOC 2 Type II examiniert.

Für die wichtigsten Lieferanten bietet sich eine Anbindung über die Retarus Managed EDI Services an. Um Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavis und Rechnungen mit A-Lieferanten automatisiert auszutauschen und ohne manuellen Erfassungsaufwand direkt im ERP-System weiterverarbeiten zu können, suchen die erfahrenen EDI-Spezialisten von Retarus gemeinsam mit dem Kunden eine speziell auf die Bedürfnisse ihres Unternehmens zugeschnittene Lösung und sorgen mit professioneller Beratung und Betreuung dafür, dass die Integration perfekt funktioniert. Die Lieferanten können sich dabei selbstständig auf die technische Integration vorbereiten und testen, so dass die Anbindung binnen kürzester Zeit kosteneffizient gelingt. Die Planung und abgestimmte Umsetzung mit den Lieferanten im Rahmen des Partner-Onboardings übernimmt Retarus für seine Kunden als Bestandteil seines Managed EDI Services.

Ein zuverlässiger Informationsfluss im Bestellprozess ist für Planungssicherheit im Einkauf unerlässlich. Um diesen zu erreichen, ist die Automatisierung von Bestellprozessen auch mit kleineren Lieferanten notwendig. Denn gerade B- und C-Lieferanten sind meist nicht dazu in der Lage, ihre Bestellprozesse via EDI (Electronic Data Interchange) auszusteuern. Fehlende technische Möglichkeiten, niedriges Bestellaufkommen oder für diesen Lieferantentypen fehlende wirtschaftliche und vom Lieferanten akzeptierte Lösungen führen dazu, dass Auftragsbestätigungen entweder gar nicht versendet werden oder einfach mit einer «Hiermit bestätigen wir…»-Nachricht im E-Mail-Postfach landen. Das manuelle Nachfassen bei Rückmeldungen dieser Art führt zwangsläufig zu einem zeit- und kostenintensiven Aufwand im operativen Einkauf.

Für diesen Fall bietet Retarus spezielle Lösungen, an die beliebig viele kleinere, auch nicht EDI-fähige, Lieferanten mit wenig Aufwand flexibel angebunden werden können. So bietet etwa Retarus WebConnect for Suppliers die Möglichkeit, jede Bestellung an B- und C-Lieferanten als interaktive E-Mail zu versenden und dadurch nachweislich bis zu 75 Prozent mehr Auftragsbestätigungen zu erhalten. Über die E-Mail erhält der Lieferant direkt Zugriff auf das WebConnect-Portal, wo er die Order einfach per Mausklick bestätigen, ablehnen oder bearbeiten kann. Eine Anmeldung oder Registrierung ist hierfür nicht notwendig. Inhalt und Sprache lassen sich dabei für jeden Empfänger individuell einstellen, so dass auch Lieferanten im Ausland unkompliziert an den automatisierten Bestellprozess angebunden werden können. Statische Anhänge, wie zum Beispiel Qualitätsrichtlinien oder AGBs, können der Bestell-E-Mail ebenfalls ohne grossen Aufwand hinzugefügt werden. Die Rückmeldung der Lieferanten wird durch Retarus als EDI-Nachricht zugestellt und standardisiert in das ERP-System des Kunden übertragen. Dort erfolgt die weitere automatisierte Bearbeitung. Dabei behalten Auftraggeber über ein automatisiertes Monitoring jederzeit die Kontrolle über die termingerechte Reaktion ihrer Lieferanten.