Digitale Prozesskommunikation in der Supply Chain

Lieferprozesse sind heute zu grossen Teilen digitalisiert: Vom Online-Bestellformular über die Lagerplanung und Logistik bis hin zur Abrechnung mittels ERP. Auch der Kontakt mit Lieferanten und Kunden erfolgt in der Regel vollautomatisiert per elektronischem Austausch strukturierter Daten (EDI). Doch während die Digitalisierung bei grösseren Firmen oder internationalen Konzernen weit fortgeschritten ist, gilt dies nicht zwangsläufig auch für deren Partner. Unerwünschte, aber unvermeidliche Medienbrüche sind die Folge. Denn insbesondere kleinere Unternehmen verfügen häufig nicht über die Möglichkeiten, um Daten per EDI strukturiert an Business-Anwendungen übermitteln zu können. Bei der Abwicklung von Aufträgen greifen sie stattdessen häufig auf vordefinierte, papiergebundene Bestellvordrucke oder PDF-Formulare zurück, die dann per Fax oder E-Mail versendet und aufwendig manuell erfasst werden müssen. Dies verursacht Kosten, führt zu Prozessverzögerungen und sorgt nicht selten für Erfassungsfehler. Hier kommen die Intelligent Capture Services von Retarus ins Spiel, mit denen sich auch nicht EDI-fähige Lieferanten, Kunden oder neue Tochterfirmen binnen kürzester Zeit nahtlos an bestehende Prozesse anbinden lassen. Die Cloud Services unterstützen alle gängigen Schnittstellen, ERP-Systeme und Dateiformate.

Die Cloud-Dienste erfassen per E-Mail oder Fax eingehende Geschäftsdokumente automatisiert und machen diese Daten mithilfe einer leistungsstarken Intelligent Document Recognition (IDR), die auf mehreren OCR-Engines basiert und innovative KI-Techniken nutzt, vollständig maschinell lesbar. Die intelligente Texterkennung der Retarus Intelligent Capture Services unterstützt aktuell 14 Sprachen und ist somit auch für den Einsatz im internationalen Business-Umfeld bestens geeignet. Ein Stammdaten-Abgleich sowie automatisch lernende Regelwerke und Prüfmechanismen (Machine-Learning) sorgen für äusserst hohe Datenqualität mit einer Erkennungsrate von bis zu 98 Prozent. Falls einzelne Informationen einer eingehenden Bestellung oder Rechnung, etwa aufgrund unleserlicher Handschriften, nicht erkannt werden sollten, werden diese mit einem Sperrvermerk versehen. Dadurch ist im ERP-System sofort ersichtlich, dass eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich ist. Das Original-Dokument sendet Retarus dem zuständigen Mitarbeiter automatisiert als PDF zu. Dort sind alle nicht erkannten und zu prüfenden Bereiche deutlich hervorgehoben. Für Sachbearbeiter wird die manuelle Nachbearbeitung dadurch deutlich erleichtert, da sie lediglich fehlerhafte Informationen erneut prüfen müssen. Optional übernimmt Retarus die manuelle Nachbearbeitung und bietet dabei eine Erkennungsrate von 100 Prozent.

Mit den Retarus Intelligent Capture Services erhöhen Unternehmen den Automatisierungsgrad ihrer Geschäftskommunikation und profitieren von einer effizienten und zuverlässigen Prozessautomatisierung entlang der gesamten Lieferkette. Zudem führt die automatisierte Verarbeitung von Geschäftsdokumenten zu einem reibungsloseren Cashflow und ermöglicht Kostensenkungen von rund 60 Prozent im Vergleich zur manuellen Auftragsabwicklung. Dabei sind Unternehmen auch in puncto Datenschutz, gesetzlichen Vorgaben und Compliance auf der sicheren Seite. Die retarus (Schweiz) AG setzt gezielt auf Local Processing: Die Daten von Schweizer Unternehmen und ihren Kommunikationspartnern werden ausschliesslich und gemäss Empfehlungen des Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten in eigenen, auditierbaren Rechenzentren in der Schweiz verarbeitet.