CIO-CFO-Gemeinschaftsprojekt: Automation

Zu den Aufgaben des CIO gehört es, die Technologie für die digitale Transformation bereitzustellen. Fakt ist aber, dass dieser Wandel aus geschäftstaktischen Gründen, wegen der Einschränkungen, die aufgrund von Cyberrisiken erforderlich sind sowie veralteten Technologie-Stacks gebremst wird. Auf der anderen Seite stehen die CFOs. Sie wollen, dass die IT ihre Vision des digitalen Finanz- und Rechnungswesen vorantreibt. Sie wünschen sich moderne Technologien, um die Produktivität zu verbessern. Beide, CFO und CIO, sind zudem damit konfrontiert, diese Aufgaben mit den Herausforderungen einer hybriden beziehungsweise virtuellen Belegschaft zu vereinen. Denn diese – und darin herrscht Einigkeit – ist eine dauerhafte und keine vorübergehende Erscheinung. Was also können CIOs und CFOs gemeinsam tun, um der digitalen Transformation gerecht zu werden? 

CFOs sehen das Arbeiten aus dem Homeofice als  grosse Wachstumschance. Laut Gartner wollen 74 Prozent der CFOs einen Teil ihrer Mitarbeiter dauerhaft in die Remote-Arbeit verlagern. Daher erwarten CFOs von ihren CIOs, dass sie die Arbeit mit webbasierten Tools verbessern. Allerdings sind viele Buchhaltungstools nicht für den effizienten Betrieb im Internet konzipiert. Wenn die Buchhaltung das manuelle Herunterladen von Daten aus dem ERP-System, den Nebenbüchern und Bankquellen in Tabellenkalkulationen erforderlich macht, bringt das Engpässe mit sich. Moderne Lösungen hingegen sind in der Lage, das Team mit einer vollständigen cloud- und webbasierten Plattform zu versorgen, um einen effizienten, sicheren und kollaborativen Buchhaltungsbetrieb zu ermöglichen.

Cyberrisiken zu minimieren gehört zu den wichtigsten Aufgaben des CIO. Das Homeoffice jedoch erhöht das Risiko. Teammitglieder im Homeoffice arbeiten und kommunizieren anders. Laut einer Studie von Cisco tauschen fast die Hälfte der Mitarbeiter im Homeoffice ihre Dateien zwischen Arbeits- und Privatcomputer hin und her. Zudem nutzen 13 Prozent der Homeoffice-Mitarbeiter ihre private E-Mail, wenn ihr geschäftlicher Mail-Account nicht einwandfrei funktioniert. Ergo müssen die vielen, nahezu unkontrollierbaren Datensilos auf ein Minimum reduziert werden. Insbesondere Tabellenkalkulationen und manuelle Ex- und Importe gehören damit der Vergangenheit an. Das Resultat: Mit den modernen Lösungen werden weniger riskante Aufbewahrungsorte für Daten sowie ein Höchstmass an Anwendungssicherheit erreicht.

Finanzabschlussprozesse müssen mit Dutzenden von Systemen verbunden sein, etwa für Fakturierung, Einkauf, Auftragsmanagement, Bankwesen, Kreditkarten oder die Gehaltsabrechnung. Am Periodenende ist eine Vielzahl von Daten erforderlich und diese müssen möglichst einfach und konsolidiert zugänglich sein. Dies erreicht man durch eine ERP-unabhängige Automatisierung, die alle Systeme integriert. Damit verfügt die Finanzabteilung über ein zentrales System, um Abschlüsse zu erstellen und zu verwalten. Lösungen, wie die von BlackLine, haben eine Vielzahl von Konnektoren zu SAP, Oracle ERP und zahlreichen anderen Systemen, um die Daten zu integrieren und sogar Journale realtime zurück in die Buchhaltungssysteme zu buchen. Das bedeutet einen reibungslosen Datenfluss über mehrere ERP- und Nebenbuchhaltungssysteme hinweg, mehr unternehmensweite Transparenz und weniger Zeitaufwand für die Datenextraktion zum Periodenende.

Häufig erfordert die Technologie zur Automatisierung des Finanz- und Rechnungswesens eine starke Beteiligung der IT. Die Konfiguration von Regeln für die Prozessautomatisierung, z. B. wie Konten und Transaktionen abgeglichen werden, sowie die Aktualisierung von Benutzern und Berechtigungen, landen in der IT-Abteilung. Manche Anwendungen müssen zudem aufgrund fehlender Funktionen angepasst werden. Darum ist eine robuste, cloud-native, codefreie Automatisierungsplattform nötig, die auch Technologien wie künstliche Intelligenz integriert. Dann kann die Buchhaltung problemlos neue Geschäftsbereiche hinzufügen, ohne dass eine Neuimplementierung erforderlich ist. Mit nur wenigen Klicks lassen sich Konten ändern oder hinzufügen, Regeln bei Bedarf anpassen oder neu erstellen, neue Benutzer anlegen, Genehmigungsprozesse ändern oder Aktualisierungen vornehmen.

Das Ziel einer Umstellung der traditionellen Buchhaltung auf ein modernes Accounting ist, dass die Automatisierung weit über bisherige Grenzen hinausgeht: etwa in den Bereichen Bankdaten, Anlagevermögen, Kreditkartentransaktionen, Zwischenkonten oder offene Posten. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, die Möglichkeiten der IT-Technologie zu erkennen und nutzen und mit geeigneten Lösungen rasch umzusetzen. Zum Beispiel automatisiert die End- to-end-Automatisierungslösung von BlackLine viele Buchhaltungsaufgaben, sobald sie anfallen und nicht erst am Monatsende. Damit überführt man das traditionelle Accounting zum Continuous Accounting. Vorgefertigte Vorlagen und Regeln beschleunigen die Automatisierungsergebnisse. Controller erhalten einen sofortigen Überblick über die Finanzdaten, den Stand der Buchhaltungsaufgaben, kontinuierliche Transparenz in jedem Schritt des Abschlusses und Details hinter allen Zahlen.