Archivierung & Verschlüsselung von Business-Emails

Laut der aktuellen E-Mail-Marktstudie CH nutzen Schweizer immer häufiger E-Mails. Dies gilt insbesondere für die Kommunikation in und mit Unternehmen. Dabei tauschen Mitarbeiter auch häufig sensible Informationen aus. Um vertrauliche Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, müssen Unternehmen ihre E-Mail-Kommunikation bestmöglich absichern. Hierfür erhalten Unternehmen mit der cloudbasierten Retarus Secure E-Mail Platform alles Notwendige aus einer Hand.

Geschäftliche E-Mails müssen revisions- und rechtssicher archiviert werden. Gesetzliche Vorgaben wie Aufbewahrungspflichten sowie das E-Mail-Management sind dabei herausfordernd für Unternehmen. Hier kommt das Retarus Email Archive in Spiel. Als Baustein der Retarus Secure Email Platform speichert es den ein- und ausgehenden sowie auf Wunsch auch den internen E-Mail-Verkehr automatisch, zuverlässig und rechtskonform im Original-Raw-Format inklusive SMTP-Informationen. Im Archiv abgelegte Nachrichten sind unveränderbar und dank Vier-Augen-Prinzip vor unbefugtem Zugriff geschützt. Selbst bei grossem Speicherumfang sind Nachrichten im Bruchteil von Sekunden auffindbar, unabhängig vom eingesetzten E-Mail-System. Das Archiv ermöglicht den Zugriff für bis zu zehn Jahre, danach erfolgt eine gesetzeskonforme Löschung.

Die Langzeitaufbewahrung von E-Mails mit Retarus Email Archive erfüllt zuverlässig alle internationalen Datenschutzrichtlinien wie die DSGVO, das Schweizer Bundesgesetz für Datenschutz (DSG), individuelle Branchenstandards sowie Compliance-Richtlinien, denen Unternehmen in der Schweiz unterliegen. Die E-Mails werden in auditierbaren, hochverfügbaren und redundanten Retarus-Rechenzentren in der Schweiz unveränderbar gespeichert und dabei durch eine hybride Verschlüsselung geschützt. Auch der Datentransfer von und zur IT-Infrastruktur des Kunden erfolgt verschlüsselt.

Retarus Email Encryption schützt personenbezogene Daten ebenso wie wertvolles Firmen-Know-how. Die Lösung entschlüsselt eingehende Nachrichten zentral über die Cloud-Plattform, bevor sie im Originalformat im wiederum verschlüsselten Archiv abgelegt werden.

Zusätzlich reduziert die User Synchronization for Encryption (USE) von Retarus den Aufwand für Administratoren deutlich. Mit dieser Funktion lassen sich einzelne Nutzer, Gruppen, Schlüssel/Zertifikate sowie Richtlinien automatisiert verwalten, ohne den Retarus-Support einzubinden. Der IT-Security-Admin definiert, welche Mitarbeiter oder Gruppen welche Schlüssel und Zertifikate benötigen und wie das individuelle Regelwerk aussehen soll. Anhand dieser kundenspezifischen Regelwerke werden vertrauliche Nachrichten inklusive aller Dateianhänge automatisch verschlüsselt. Auch S/MIME- und PGP-Schlüssel lassen sich darüber automatisiert erstellen und synchronisieren. Administratoren werden über den Status der Synchronisation und die erstellten Schlüssel umgehend per E-Mail benachrichtigt. Dadurch behalten IT-Verantwortliche die volle Kontrolle über die verwendeten Schlüssel. Insbesondere grosse Unternehmen mit vielen Nutzern, IT-Systemhäuser und Distributoren senken dadurch ihren manuellen Aufwand und ihre Fehlerquote erheblich. Denn mit der Gateway-basierten Lösung verschlüsseln die Mitarbeiter der Retarus-Kunden eine ausgehende Mail mit nur einem Klick direkt im E-Mail-Client. Falls der Empfänger keine Verschlüsselung nutzt, kann die E-Mail über ein sicheres Webmail-Postfach zur Abholung bereitgestellt werden.

Das Retarus Email Archive sowie Retarus Email Encryption sind Teil der cloudbasierten Retarus Email Security Services. Ihre umfassenden Sicherheitsmechanismen überprüfen ein- und ausgehende E-Mails auf Malware, Spam und Phishing. Darüber hinaus umfasst die ganzheitliche Abwehrstrategie die Identifikation von gefälschten Absenderadressen mittels Retarus CxO Fraud Detection sowie die Erkennung und Isolierung unbekannter Bedrohungen durch KI-gestützte Mechanismen und Sandboxing. Zum Funktionsumfang zählt ausserdem die patentierte Retarus Patient Zero Detection, die bereits zugestellte Schad-E-Mails anhand eines digitalen Fingerabdrucks identifiziert. Zusätzlich bietet Retarus eine einzigartige Lösung für E-Mail Continuity, die es Mitarbeitern ermöglicht, auch bei IT-Ausfällen unterbrechungsfrei zu kommunizieren.