Die Stadtbibliothek Basel ist eine der grossen öffentlichen Bibliotheken in der Schweiz. Vor zwei Jahren musste sie eine massive Budgetkürzung hinnehmen. Die Verantwortlichen beschlossen, diesen Kürzungen mit einem radikalen Umbau der Medienbeschaffung zu begegnen. Dies brachte – neben weitreichender Umverteilung von Personal im Betrieb – die komplette Neugestaltung von Backoffice-Prozessen und IT-Systemen mit sich.

Das neue Medienbeschaffungskonzept der Bibliothek sah standardisierte Prozesse bei dem Bibliotheks-Dienstleister und der Buchhandlung vor. Für diese Prozesse war intern eine IT-Architektur vonnöten, welche die Informatik-System aller Beteiligten so integrierte, damit die Katalog- und Administrativdaten ungehindert zwischen den Partnern fliessen konnten. 

Unter Leitung der Unternehmensberatung Pallasch Business Engineering haben Verantwortliche der Stadtbibliothek neue Prozesse sowie die neue IT-Architektur konzipiert. Im engen Austausch mit den Software-Lieferanten der Partner konnten die bestehenden Systeme um die benötigte Funktionalität erweitert werden. Anschliessend wurden die Partner-Anwendungen für den systemübergreifenden Datenaustausch über Webservices geöffnet. 

Dank vertiefter Business-Engineering-Workshops gelang die technische Umstellung gut. Wie Hermann Pallasch von Pallasch Business Engineering sagt, gab es bei der Koordination des Projekts aber einige Herausforderungen: Angesichts der Aufgabe, gleichzeitig die Prozesse und die IT-Lösung auf eine komplett neue Zusammenarbeitssituation anzupassen, wurde die Kommunikation mit allen Beteiligten sehr komplex. Hier wäre mehr Face-to-Face-Kommunikation sinnvoll gewesen, die von den Partnern aber als zu zeitraubend eingeschätzt wurde. Auch der verpflichtende Einsatz einer Kollaborations-Plattform wäre eine Möglichkeit gewesen. 

Das angebotene IBM Connections wurde von den Beteiligten allerdings nicht durchgängig verwendet. Für ein verteiltes Projekt mit dutzenden Beteiligten wäre die konsequente Nutzung der Plattform allerdings dringend zu empfehlen, sagt Pallasch. Nur so liessen sich die Projektdaten und -Dokumente vollständig bereitstellen und jederzeit ein guter Überblick behalten – auch über das, was die Anderen tun.

Seit Anfang Jahr hat die Bibliothek nun einen Grossteil ihrer Medienauswahl, die Aufbereitung der Katalogdaten und der Ausrüstung neu beschaffter Medien ausgelagert. Dabei gewährleistet die neue IT-Infrastruktur den Transfer der Katalog- und Administrativdaten zwischen den Partnern. Als Grundlage wurde ein XML-Datenformat vereinbart, das nun für sämtliche Datentransfers (Up- und Downloads) im Einsatz ist. Alle Medieneingänge können mittlerweile vom Bibliothekssystem in den Katalog übernommen werden. Auch das Verbuchen auf die korrekten Kostenstellen erfolgt automatisch. Heute sind vier Prozessvarianten für die Medienbeschaffung in Betrieb, weitere folgen.

Noch nicht abgeschlossen ist die Integration eines letzten Outsourcing-Partners. Hier erfolgt der Datenaustausch weiterhin über E-Mail. Der Grund ist, dass die Systemarchitektur bei dem Dienstleister nichts anderes zulässt. Die Schnittstelle soll nun möglichst rasch durch einen Webservice ersetzt werden, auch damit Fehler bei der Datenübernahme vermieden werden können.

Schon jetzt ist aber Bibliotheksdirektor Klaus Egli mit dem Erreichten vollauf zufrieden. «Der Projektaufwand wurde bereits im ersten Jahr durch die erzielten Kostenreduktionen kompensiert», sagt er.