QuickSteps: eigene QuickSteps erstellen und beareiten

Um einen eigenen QuickStep von Grund auf zu erstellen, klicken Sie im Menü­band bei QuickSteps auf Neu erstellen oder auf Benutzerdefiniert; beide Ak­tionen öffnen das Fenster QuickSteps be­arbeiten, Bild 7.

Als Erstes müssen Sie dem QuickStep einen Namen geben A. Beschreiben Sie möglichst präzise, was ausgeführt wird.

Darunter wählen Sie in einem zweiten Schritt die Aktion aus, die durchgeführt werden soll B. Viele der aufgelisteten Funktionen kennen Sie bereits von den Standard-QuickSteps. Besonders interessant sind hier die zusätzlichen Möglichkeiten, die Sie für die Beantwortung und Weiterleitung von Mails einrichten können: Wählen Sie etwa die Option Antworten aus, steht unterhalb der Leiste Optionen einblenden. Hier können Sie via An-Feld, Bild 8 A, zusätzliche Empfänger angeben (der Absender der Nachricht ist bereits eingefügt, auch wenn er nicht aufgeführt wird) oder weitere ins CC oder BCC (für eine Blindkopie) aufnehmen.

Ausserdem lässt sich die Nachricht kennzeichnen B: Entweder Sie markieren die Mail mit dem roten Fähnchen als wichtig oder wählen via Für Empfänger kennzeichnen:

Darunter definieren Sie auch gleich, wie viele Tage Sie dafür gewähren, wobei der Standard auf einen Tag eingestellt ist. Zudem können Sie die Wichtigkeit der Mail anpassen.

Achtung: Diese Einstellungen funktionieren nicht mit allen E-Mail-Anbietern!

Die wohl zeitsparendste Einstellung finden Sie bei Text C. Hier erfassen Sie die ganze Antwort oder Teile der Nachricht, die Sie versenden möchten. Mit so einer Standardnachricht müssen Sie nicht immer die ganze Mail schreiben, sondern nur noch die Anrede und eine allfällige persönliche Bemerkung anfügen. Wenn Sie den QuickStep mit den bisher erfassten Einstellungen auswählen, öffnet sich also eine E-Mail, die sämtliche von Ihnen definierten Inhalte und Kennzeichnungen enthält. Noch einen Schritt weiter geht die Automatisierung, wenn Sie das Häkchen bei Nach 1 Minute Verzögerung automatisch senden aktivieren D. Die Mail wird ohne weiteres Zutun nach 60 Sekunden verschickt, wobei Sie aber keine Anpassungen mehr vornehmen können.

Ein QuickStep kann mehrere Arbeitsschritte enthalten. Diese fügen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Aktion hinzufügen ein E.

Auch sehr praktisch: Für besonders oft verwendete QuickSteps können Sie eine Tastenkombination belegen F, wobei Ctrl+Shift in Kombination mit den Zahlen 1 bis 9 zur Verfügung steht.

Hilfreich ist ausserdem, gleich darunter im entsprechenden Feld einen QuickInfo-Text zu erfassen, der angezeigt wird, wenn Sie im Outlook-Menüband mit dem Mauszeiger über den QuickStep-Eintrag fahren.

Das Einrichten des QuickSteps schliessen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichern ab G.

QuickSteps sind am nützlichsten, wenn sie exakt auf die Bedürfnisse ausgerichtet und einfach auszulösen sind. Für Letzteres gibt es einerseits die erwähnten Tastenkombinationen, andererseits sollten die meistverwendeten QuickSteps mit einem Klick erreichbar sein.

Diese und weitere Anpassungsmöglichkeiten finden Sie nach einem Klick auf den Befehl QuickSteps verwalten, der das gleichnamige Fenster öffnet. Auf der linken Seite sind alle QuickSteps aufgelistet, Bild 9 A, auf der rechten Seite steht die Beschreibung, wie der QuickStep abläuft B, wobei sich die Angaben auf den links angeklickten QuickStep beziehen.

Je nachdem, wie gross das Outlook-Programmfenster auf Ihrem Computer angezeigt wird, sehen Sie im Menüband drei oder sechs QuickSteps, ohne dass Sie die Auflistung durch einen Klick auf die Pfeiltaste vergrössern. Welche das sind, bestimmen Sie durch Anpassung der Reihenfolge der bestehenden QuickSteps. Markieren Sie dazu den gewünschten Eintrag. Nun können Sie ihn mit den Pfeiltasten unten links C nach oben und unten verschieben. Die obersten Einträge erscheinen im Menüband von Outlook als Erstes.

Möchten Sie an einem QuickStep eine Änderung vornehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten D. Gleich daneben können Sie einen QuickStep Duplizieren E. Mit dieser Funktion sparen Sie viel Zeit, wenn Sie mehrere QuickSteps anlegen, die sich nur in Details unterscheiden. Zum Löschen eines QuickSteps klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche F.

Sie können auch sämtliche bereits angelegten QuickSteps löschen und alle Standard-QuickSteps wiederherstellen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Auf Standard zurücksetzen G und bestätigen Sie die Kontrollfrage mit Ja.

Achtung: Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.