Outlook: Mit «QuickSteps» ganze Abläufe in Outlook automatisieren
QuickSteps: Standard-QuickSteps
Die QuickSteps sind dazu da, mehrere Arbeitsschritte mit nur einem Klick zu erledigen. Sie finden diese im Reiter Start im Menüband bei QuickSteps, Bild 5 A.
Bild 5: Mittels QuickSteps erledigen Sie ganze Abläufe mit nur einem Klick
Quelle: NMGZ
Standard-QuickSteps
Selbst wenn Sie diese Funktion noch nie genutzt haben, finden Sie hier vier Vorschläge, wie Sie QuickSteps einsetzen können. Beim ersten Aufrufen richten Sie die gewählte Vorlage fertig ein, danach wird diese ohne nachzufragen ausgeführt.
Verschieben in: Die Mail wird in einen von Ihnen ausgewählten (Outlook-)Ordner verschoben. Sie können beim Einrichten auch gleich entscheiden, ob die E-Mail als gelesen markiert sein soll oder nicht. Praktisch: Wenn Sie mit Outlook mehrere Postfächer abrufen, kann die Mail auch in einen Ordner eines anderen Accounts verschoben werden.
An Vorgesetzte(n): Leitet die Mail mit einem Klick an eine vorher definierte E-Mail-Adresse weiter.
Team-E-Mail: Erstellt eine neue E-Mail, die an alle beim ersten Mal definierten Adressen versendet wird.
Antworten und löschen: Öffnet die E-Mail zum Beantworten und löscht danach die eingegangene Nachricht. Drücken Sie rechts unter diesen Vorlagen auf die Pfeiltaste B, so finden Sie noch weitere Vorlagen, wenn Sie mit dem Mauszeiger über Neuer QuickStep fahren, Bild 6:
Bild 6: Praktisch – Outlook bietet Ihnen eine ganze Reihe vorgefertigter QuickSteps
Quelle: NMGZ
In Ordner verschieben und Neue E-Mail an: Beides entspricht den oben erwähnten «Verschieben in» und «Team-E-Mail».
Kategorisieren und verschieben: Die E-Mail wird in einen bestimmten Ordner verschoben und dabei einer gewählten Kategorie zugeordnet.
Kennzeichnen und verschieben: Markiert die E-Mail als «wichtig» und verschiebt sie danach in einen ausgewählten Ordner. Bei Bedarf kann sie auch als gelesen gekennzeichnet werden.
Neue Besprechung: Wer oft mit denselben Personen einen Termin vereinbaren muss, kann ihn in diesem QuickStep hinterlegen. Beim Erstellen des Termins werden die Personen eingefügt.
All diese Vorlagen können Sie mit einem Klick unten rechts auf die Schaltfläche Optionen noch weiter an Ihre Bedürfnisse anpassen. Die Möglichkeiten sind dieselben, die Sie auch beim Einrichten eigener QuickSteps haben.
Bild 6: Praktisch – Outlook bietet Ihnen eine ganze Reihe vorgefertigter QuickStepsQuelle: NMGZ
