Komplexität in Software abbilden

Mithilfe des Best-of-Breed-Ansatzes eröffnete sich der Walker Gruppe eine Möglichkeit, die IT-Lösungen an die eigenen Erfordernisse anzupassen. «Eine grosse Herausforderung war, die Komplexität der verschiedenen Firmen und die Verflechtung der Gruppe auf die Struktur der Software zu spiegeln», erinnert sich Steiner. Es galt, sie gemeinsam mit den Projektleitern von Sage herunterzubrechen und mit­hilfe der Möglichkeiten der Software wiederzugeben. «Das Gute an Sage ist, dass wir relativ viel selber aufbauen konnten», so der CFO. Dank der offenen Architektur der Sage-Software konnte letztendlich die Buchhaltung direkt an das Branchen-ERP von Opacc angebunden werden. Auch das Dokumentenmanagementsystem von DocuWare liess sich in die Lösung integrieren. Da parallel sämtliche historischen Geschäftsdokumente digitalisiert wurden, sind alle Belege und Rechnungen nun rasch auffindbar und gleichzeitig gesetzeskonform archiviert.

Vollkommen reibungslos lief die Einführung allerdings nicht, berichtet Steiner. Denn es sei durchaus eine Herausforderung gewesen, die Mitarbeitenden, die jahrelang gut mit Sage 50 gearbeitet hatten, auf eine neue Software zu switchen. Um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten, seien die Angestellten von Anfang an aktiv informiert und am Projekt beteiligt worden. «Glücklicherweise waren die Mitarbeitenden, auch wenn einmal etwas nicht geklappt hat, der neuen Software gegenüber immer positiv gestimmt und behielten die Vorteile im Auge», blickt er erleichtert zurück.

Durch das Zusammenspiel der drei Lösungen funktio­nieren heute die Prozesse im Auftrags-, Lager- sowie im Rechnungswesen ohne Medienbrüche. Die Aussendienst­mit­arbeitenden können Kundeninformationen über eine mo­bile Anwendung beim Kunden vor Ort abrufen und Bestellungen direkt im System erfassen. Im Rechnungs- und Zahlungswesen sind die Auftrags- und Rechnungs­dokumente in einem Workflowmanagement integriert, werden digital visiert und anschliessend automatisch im Dokumentenmanagement gespeichert.

Durch die Digitalisierung greifen die Walker-Verantwortlichen heute direkt auf ihre Zahlen zu und erhalten tagesaktuell Informationen zu Rechnungen, Zahlungsmoral, Liquidität, Logistikkosten etc. «Sage 200 Extra verwandelt die Daten auf Knopfdruck in aussagekräftige Kennzahlen. Diese Transparenz bringt uns einen enormen Vorteil», sagt Steiner. «Wir arbeiten in einem hart umkämpften Umfeld. Da ist es wichtig, dass wir jederzeit evaluieren können, wie rentabel einzelne Bereiche sind.»