Wie man Frust vermeidet

Eine weitere Herausforderung ist die Etablierung der Software-Tools. In der Studie von Techconsult sehen 56 Prozent der Befragten in den kommenden Jahren Probleme bei der Etablierung geeigneter Tools auf sich zukommen. Da sich gemäss den Analysten die Herausforderungen im Projekt­management ändern werden, wechselten auch die Anforderungen an Projektmanagement-Tools. An Bedeutung würden kollaborative und flexible Lösungen gewinnen, die den Fokus auf die Bereiche Teamkommunikation, Aufgabenverwaltung und gemeinsames Dokumentenmanagement legten.

Doch was bringt die beste Software, wenn Mitarbeiter sie als zu kompliziert oder gar unnötig erachten? AWKs Gubelmann rät, bei der Auswahl des Werkzeugs nicht dem Marketing der Hersteller zu vertrauen. Stattdessen sollten Anwender ausprobieren und sich Rat bei anderen Projektleitern holen. Wichtig sei auch ein Bottom-up-Ansatz. Die Mitarbeiter sollten mitentscheiden dürfen. «Jeder Handwerker hat seine Lieblingswerkzeuge und nutzt nicht gerne aufgezwungene.»

Peter Ottiger von Inloox ergänzt: «Jeder sollte mit dem neuen Werkzeug arbeiten, kollaborieren und sehen können, was im Projekt vor sich geht und dass die Informationen fliessen.» Um diese Ziele zu erreichen, brauche es Teammitglieder, die vorausmarschieren, die Mitarbeiter mitnehmen und die Einführung begleiten. Sogenannte Key-User, also Anwender, die sich gut auskennen, von der Software überzeugt sind und bei Fragen helfen.

Auch Referenzkunden können nützlich sein. Als Beispiel nennt Ottiger die Firma Ebnat aus Ebnat-Kappel in der Ostschweiz. Auf die Frage, wie die Einführung der Software von den Projektteammitgliedern und vom Management aufgenommen wurde, antwortet Thomas Hilberer, Projektmanager und Produktverantwortlicher für Inloox bei Ebnat: «Die Einführung wurde mit Begeisterung aufgenommen, weil der Einsatz von Inloox eine wirkliche Erleichterung in der täglichen Arbeit und im Projektmanagement bringt.»