Was gute Technik leisten muss

Mit den Kollegen etwas aufbauen. Neues schaffen. Ein Ziel erreichen, das noch niemand zuvor erreicht hat. Projekte können inspirieren und machen Spass. Es ist die Arbeit abseits der Routine. Doch sie erfordert ein gutes Management. Die Komplexität von Projekten steigt, die Zeiten für die Umsetzung werden kürzer und die Anforderungen an die Projektmitarbeiter steigen. Das kann zu Fehlern führen. Die grösste Stolperfalle (51 %), die ein Projekt zum Straucheln bringen kann, sind häufige Veränderungen am laufenden Projekt. Dies konstatieren die Marktforscher von Techconsult in ihrer Studie «Projektmanagement 4.0. Mit digitalen Werkzeugen künftige Herausforderungen meistern».

Weitere Hürden seien rasch veraltete Projektpläne (42 %), Missverständnisse zwischen den Kollegen (34 %) oder Was brauchen Anwendungen, die zum Werkzeug für Projektleiter werden statt zur Hürde? Die Mitarbeiter entlasten, anstatt zu nerven? Zu den wichtigsten Anforderungen an eine Projektmanagement-Software zählen Eigenschaften wie Transparenz, Einfachheit und personifizierte Aufgabenverteilung, raten die Analysten von Techconsult. Projektleiter müssen stets den Projektstatus überblicken können.

Auf diese Weise können sie rechtzeitig auf Änderungen reagieren. Schliesslich laufen Projekte dynamisch ab. Ein Trend, der sich künftig noch verstärken dürfte. Deshalb sollten Projektapplikationen Transparenz für jede einzelne Teilaufgabe schaffen, die den Nutzern Einblick gibt, wann Projektschritte fertiggestellt sind und welche Schritte anschliessend folgen.

Anwender wollen es zudem einfach haben (74 %), wie Techconsult konstatiert: Komplexe Software-Systeme mit unnötig langen und komplizierten Einarbeitungsprozessen seien daher nicht gefragt. Ein weiterer wichtiger Anspruch ist gemäss den Studienautoren die personengebundene Aufgabenplanung und -verteilung sowie eine personifizierte Rückmeldefunktion. Je grösser das Unternehmen, desto wichtiger werde dieser Aspekt. Projektanwendungen können kompliziert sein, beispielsweise Multiprojektmanagement-Tools. Das kann zu Frust führen.

Werden gute Tools eingesetzt und die Beteiligten empfinden beim Einsatz eine Verbesserung der bestehenden Situation, würden diese Tools auch akzeptiert und genutzt, erklärt Bialas. Sowie die Beteiligten aber keinen Nutzen für sich selbst erkennen, werde sich kein nachhaltiger Erfolg abzeichnen. Das könne sich etwa darin äussern, dass Mitarbeiter und auch Projektleiter auf eine schlichte und vertraute Lösung wie etwa Excel umsteigen.

Die Gründe liegen auf der Hand: Excel ist ein universelles Werkzeug, das wohl jedermann kennt. Zudem ist die Software weitverbreitet, der Einstieg niederschwellig. Eine Planung mithilfe einer Tabelle hat wohl jeder schon einmal umgesetzt. Allerdings ist Excel kein geeignetes Werkzeug für das Projektmanagement, warnt Ottiger. Verschiedene, für das Projektmanagement elementare Funktionen fehlen, etwa Abhängigkeiten zwischen Planungselementen oder automatisches Benachrichtigen der Teammitglieder. Ausserdem ist der manuelle Pflegeaufwand enorm hoch.