Die Druckkosten im Griff

Adrian von Büren ist Sales Director Europe bei TCO Partners.

Das papierlose Büro ist und bleibt ein Mythos: Nach Expertenmeinung wird die Anzahl gedruckter Dokumente noch während der nächsten 20 Jahre weiter zunehmen. Kein Wunder, steigt doch auch die Anzahl an Druckern und Kopierern in Unternehmen kontinuierlich an. Laut dem Marktforschungshaus IDC beträgt die jährliche Wachstumsrate bei Monochrom-Druckern derzeit rund 9 Prozent und bei den Farbdruckern gar 19 Prozent. Durch den starken Preisverfall sind Drucker mittlerweile so günstig geworden, dass sie immer öfter spontan über die Abteilungsbudgets beschafft werden. Die logische Folge: zunehmend unübersichtlichere und nicht mehr kontrollierbare Druckerflotten. Eine solche dezentrale Beschaffung erhöht natürlich auch die Anzahl von Lieferanten und Bestellungen. Dadurch fallen zwangsläufig mehr Rechnungen an, die wieder indirekte Transaktionskosten verursachen.

Die ständig wachsende Zahl an unterschiedlichen Druckermodellen macht aber auch das Verbrauchsmaterial-Management zunehmend komplexer. Viele Firmen sind nicht mehr in der Lage, dieses effizient zu bewirtschaften. Oft wird beispielsweise eine Toner-Cartridge nachbestellt, nur weil der Ersatztoner gerade nicht auffindbar ist. Wenn dann das Gerät ersetzt wird, tauchen in irgendeinem Schrank noch diverse Toner-Cartridges auf, die dann leider nur noch entsorgt werden können.

Ein weiterer Punkt, der das Printing in Unternehmen teuer macht, ist das Alter der Geräte. So haben laut IDC über die Hälfte der bestehenden Druckerflotten mehr als fünf Jahre auf dem Buckel. Dieser Umstand führt zu vermehrten Supporteinsätzen der IT-Abteilungen. Bereits heute beziehen sich 25 bis 30 Prozent aller Help-Desk-Anfragen auf Druckerprobleme.
Eine erfolgreiche und erprobte Strategie, um die so verursachten Kosten in den Griff zu bekommen, ist der Einsatz von Managed Print Services. Anstatt Drucker, Verbrauchsmaterialien und technische Services separat zu beschaffen und dann diese auch noch selbst zu verwalten, holen sich die Unternehmen quasi nur das Endresultat: ein gedrucktes Dokument zu einem festgelegten Preis pro Seite. Dieses Verfahren ist auch bekannt unter den Begriffen «Cost-Per-Page» oder «Cost-Per-Click». Dieser Ansatz bietet mehrere Vorteile. Beispielsweise reduziert eine einzige Monats-Rechnung für alle gedruckten Seiten die Administrationskosten und dadurch die Gesamtkosten der Druckerflotte. Insgesamt lassen sich durch Managed Print Services zwischen 10 und 30 Prozent Kosten sparen.

Zudem bietet ein Managed-Print-Services-Programm technischen Service durch ausgewiesene Fachleute. Dies erhöht die Verfügbarkeit, motiviert die Benutzer und schützt gleichzeitig ihre Investitionen. Dadurch gewinnt die hauseigene IT-Abteilung Zeit, um sich um wichtigere Projekte zu kümmern, als um die ungeliebten Druckerprobleme. Wichtiges Betriebskapital wird nicht durch unnötig gelagertes Verbrauchsmaterial gebunden. Zu den neuen Technologien, die Managed Print Services überhaupt erst möglich machen, zählt die sogenannte Remote Monitoring Software.

Durch Remote Monitoring ist es möglich, den Status- oder Fehlercode eines Druckers unverzüglich zu identifizieren und entsprechende Massnahmen auszulösen.
Ersatzteile und Techniker können organisiert werden, die das Gerät innert kürzester Frist wieder einsatzfähig machen. Durch diese ständige Überwachung können Probleme frühzeitig erkannt und gezielt behoben werden, noch bevor der Anwender davon etwas bemerkt.
Auch der Tonerstand jedes einzelnen Geräts lässt sich permanent überwachen. Bei Bedarf wird automatisch eine Nachbestellung ausgelöst, bevor der Toner zur Neige geht. Auf diese Weise sind Expresslieferungen und verspätete Druckaufträge weitestgehend unnötig.
Eine normalerweise ungeliebte und zeitaufwendige Tätigkeit ist die Abrechnung mit dem Anbieter von Cost-Per-Page-Programmen. Jeweils Ende des Monats oder des Quartals sind dazu die Zählerstände aller Drucker zu übermitteln. Remote Monitoring befreit von dieser Strafarbeit und liefert die Zählerstände fehlerfrei und vollautomatisch ab. Dies garantiert eine akkurate Verrechnung der tatsächlich gedruckten Dokumente - und, dank Print-Managment, hoffentlich erfreulich niedrige Rechnungen.

Outputmanagement

Die fünf Stufen einer erfolgreichen Print-Strategie

Ziel eines strukturierten Print-Managements ist die Reduzierung von Aufwand und Kosten.

1. Analyse
Zuerst gilt es festzustellen, in welchen Bereichen ein Unternehmen das Printing verbessern möchte und welche Ziele damit erreicht werden sollen. Hier sind besonders die Bedürfnisse aller Beteiligten zu berücksichtigen und zu gewichten. Die Geschäftsleitung ist in erster Linie an Kosteneinsparungen interessiert, die IT will vom Printing entlastet werden, die Abteilungen wünschen sich eine optimale Unterstützung der täglichen Geschäftsabläufe.

2. Inventaraufnahme
Im zweiten Schritt ist eine Übersicht der aktuellen Flotte an Druckern, Kopierern und Multifunktionsgeräten und deren Einsatz aufzustellen. Diese Übersicht sollte folgende Komponenten enthalten: Anzahl und Typen der im Einsatz stehenden Geräte, Standorte, monatliches Druckvolumen, die gesamthaft anfallenden direkten und indirekten Kosten (Total Cost of Ownership - TCO), Service- und Support-Fälle sowie das Inventar des Verbrauchsmaterials.

3. Ausformulieren
Erst wenn diese Informationen zur Verfügung stehen, beginnt die eigentliche Entwicklung der Managed-Print-Strategie. Der Fokus sollte dabei auf der Lösung der identifizierten Probleme liegen, während gleichzeitig die Gesamtkosten (TCO) unter Kontrolle zu halten sind. Dadurch kann die Strategie klar aufzeigen, wie ein Managed-Print-Programm den Management- und Administrationsaufwand verringert, während sich gleichzeitig der Nutzen für den Anwender erhöht.

4. Implementieren
Ist die Strategie festgelegt, steht die Implementierung auf dem Programm. Sie wird intern oder durch einen ausgewiesenen Service Provider durchgeführt.

5. Zielkontrolle
Besonders wichtig: Etwa drei Monaten nach der Implementierung sollte die Managed Print Strategie überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.