Digitales Dossier ersetzt den Aktenschrank

«Die Platzersparnis durch das elektronische Archiv ist ein enormer Pluspunkt», resümiert Götz. «Ausserdem geht die Suche nach den Unterlagen heute viel schneller. Man klickt sich durch, hat die Dokumente sofort auf dem Schirm und kann sie notfalls gleich ausdrucken. Zuvor mussten immer Aktenberge durchwühlt werden.»

Der Wermutstropfen: Unternehmen sollten im Vorfeld genau festlegen, welche Unterlagen in die digitalen Dossiers aufgenommen werden. Denn zunächst gilt es, alle Akten zu digitalisieren, sprich, Blatt für Blatt zu scannen. KPT hat sich dafür entschieden, Mitarbeiter, die schon vor längerer Zeit ausgetreten sind, nicht mehr zu erfassen. «Wir haben trotzdem ein paar Samstage drangegeben, um die Dokumente zu scannen», berichtet Götz. «Das ist eigentlich die aufwendigste Arbeit in dem ganzen Projekt. Aber sie zahlt sich definitiv aus.»

Firmensteckbrief

KPT Versicherungsgruppe

KPT gehört mit rund 333000 Versicherten zu den grössten Krankenversicherern der Schweiz. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Bern betreut seit dem Jahr 1890 Privat- und Firmenkunden. KPT betreibt die nach eigenen Angaben fortschrittlichste Online-Plattform der Schweizer Krankenversicherung. Fast jeder Dritte KPT-Kunde wickelt heute seine Krankenkassengeschäfte online ab.