Digitales Dossier ersetzt den Aktenschrank

Ergebnis des Projekts sind elektronische Personaldossiers, die direkt aus der HR-Software (Human Resources) heraus abgerufen werden können. Ausgehend von den Mitarbeiterdaten in Inel-Pers genügt der Klick auf eine Schaltfläche. Der KPT-Personaler gelangt unmittelbar in eine Liste aller gescannten Dokumente, die zur betreffenden Person archiviert sind. Die Suche nach einer bestimmten Unterlage vereinfacht die Sortierfunktion in der Dokumentenliste mit Kriterien wie Titel, Bemerkung oder Eingabedatum.

Voraussetzung für das schnelle Auffinden ist, dass die in Infostore abgelegten Dokumente jeweils mit der zugehörigen Person in Inel-Pers verknüpft sind. So ist sichergestellt, dass beim Abruf der Dateiliste nur die Unterlagen aufgeführt werden, die zum entsprechenden Mitarbeiter gehören.

Diese Zuordnung findet bereits beim Erfassen statt: In der HR-Software kann der Scanvorgang für ein neues Personaldokument direkt aus dem Datensatz des Mitarbeiters gestartet werden. Liegt etwa ein Nachtrag zu einem Arbeitsvertrag vor, wählt der Personaler die betreffende Person in Inel-Pers aus und gelangt über die Infostore-Schaltfläche in das elektronische Archiv. Hier kann der Bearbeiter wählen, in welche Rubrik das Dokument gescannt werden soll und es um Zusatzinformationen wie Datum oder Notizen ergänzen. So ist dem System von Anfang an bekannt, zu welchem Mitarbeiter das digitale Papier letztlich gehört.

Die elektronischen Personaldossiers enthalten aber nicht nur Dokumente, die in Papierform vorliegen und gescannt werden, sondern auch Daten, die in der HR-Software entstehen, etwa in der Lohnbuchhaltung. Während die KPT früher die Änderungslisten aus Inel-Pers ausdruckte und abheftete, sind sie heute ebenfalls Bestandteil der digitalen Akte. Die Listen gehen als Druckausgabe-Dateien direkt aus der HR-Lösung in das elektronische Archiv ein. Dasselbe gilt für das Stammblatt. Es wird automatisch generiert, wenn ein neuer Mitarbeiter erfasst wird oder sich das Beschäftigungsverhältnis ändert. Da Personalakten sensible Informationen enthalten, ist bei der KPT der Zugriff auf die Inhalte beschränkt. Die Benutzerrechte wurden so eingerichtet, dass allein die vier Mitarbeiter der Abteilung Personal und Ausbildung das Archiv aus Inel-Pers heraus nutzen können. Nur zwei davon dürfen Dokumente aus den digitalen Dossiers löschen - etwa dann, wenn ein Papier falsch gescannt wurde.