Wie der Drucker zum Sparschwein wird

Bei Druckern und dem Print Management kann nicht nur der Umwelt zuliebe, sondern auch beim IT-Budget gespart werden.
Wenn es um das IT-Budget geht, zählen in den Augen der CIOs meist die grossen Projekte. Drucker, Verbrauchsmaterialien und zum Beispiel die Wartung laufen dabei oft nur unter der Kategorie Randposten. Häufig fehlt es in Unternehmen sogar an ganz konkretem Wissen über den Kostenfaktor "Print" - sie sind sich schlicht nicht darüber im Klaren, dass es um mehr als Kleingeld geht. Eine Umfrage des Herstellers Dell unter deutschen Mittelständlern ergab, dass über drei Viertel der Befragten in den Unternehmen (78 Prozent) keine Kenntnis über die Höhe der Betriebskosten ihrer Drucker haben.

Autor: Peter Gruber ist Redaktor unserer deutschen Schwesterzeitschrift Computerwoche

Die Ergebnisse der Dell-Studie werden durch die Umfrage des Wettbewerbers Kyocera gestützt. Danach wissen nur rund fünf Prozent der IT-Verantwortlichen, welche Kosten Drucker verursachen. Meist besteht Unkenntnis darüber, dass 35 bis 40 Prozent der finanziellen Mittel für das eigentliche Drucken aufgewendet werden müssen, während 60 bis 65 Prozent auf Prozesse wie Installation, Updates von Treibern, Verwaltung und Asset-Management, Helpdesk oder Inventarisierung entfallen. Der Anschaffungswert der Geräte macht in der Regel nur 15 bis 25 Prozent der gesamten Druckkosten aus.
Bis zu drei Prozent des Jahresumsatzes eines Unternehmens werden Kyocera zufolge durch Output-Kosten verschlungen. Ein Wert, der glaubhaft klingt, legt man die Kalkulation der Marktforscher von IDC zugrunde. Ihrer Einschätzung nach werden fünf bis zehn Prozent des IT-Budgets durch die Anschaffung der Geräte sowie deren Folgekosten verschlungen.
Diese erschreckenden Ergebnisse sollten Grund genug für Firmen und IT-Manager sein, ihre Druckerparks und deren Folgekosten genauer zu analysieren und nach Einsparpotenzialen zu durchleuchten. Hilfestellung können dabei Tipps des Herstellers Canon zum Printer Management geben.

Das ungehemmte Ausdrucken von Dokumenten ist heute in Firmen an der Tagesordnung und beweist, dass die Gesamtdruckkosten kaum beachtet werden. Diese Haltung dokumentiert, dass selten über die Anschaffungskosten hinausgedacht wird und die Druckkosten für viele Unternehmen eine unterschätzte Grösse sind. Insbesondere der Trend zu Farblasern, die in der Anschaffung immer preiswerter werden, verzerrt die Kostentransparenz. Daher sollten Firmen immer mit festen Gesamtdruckkosten rechnen.
Neben der Investition entfallen die Hauptkosten beim Drucken auf Verbrauchsmaterialien, den Energieverbrauch, die mit dem Drucken verbundene Arbeitszeit sowie die Wartung einschliesslich der Ersatz- und Verschleissteile. Absolute Transparenz nicht nur hinsichtlich der Anschaffungs-, sondern auch der Betriebskosten, führt zu einer realistischen Kalkulation. Versteckte Kosten werden so vermieden. Ausserdem kann die Druckleistung errechnet und mitunter sogar gesteigert werden, wenn die Unternehmensanforderungen richtig analysiert und die Geräteauswahl optimal darauf abgestimmt wird.

Laut Umfragen wandern 24 Prozent aller Druckjobs in den Papierkorb. Oft werden gedruckte Dokumente vergessen, stapeln sich an den Druckstationen oder gelangen zwar auf den Schreibtisch, werden aber nicht verwendet. Solche Blinddrucke werden durch digitale Bearbeitung und Übermittlung vermieden. Alternativ können Dokumente zentral und online zugänglich gemacht werden. Mit durchdachtem Druckverhalten vermeiden Unternehmen also unnötigen Materialaufwand, sparen Energie und helfen Mitarbeitern, ihre Arbeitszeit produktiver zu gestalten.

Jedes Unternehmen benötigt Dokumente, die für den Geschäftsablauf unentbehrlich sind. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Bestellscheine werden immer im gleichen Format erstellt. Hier können die Einstellungen im Druckmenü schon im Voraus festgelegt werden. Mitarbeiter erreichen dann per Mausklick die Auswahl der passenden Drucker, die richtige Papierlade und zum Beispiel die korrekte Farbe. Durch die standardisierte Konfiguration wird nicht nur Zeit gespart, sondern werden auch Fehler vermieden.

Selbst die energieeffizientesten Geräte verbrauchen im Stand-by-Modus noch Strom. Das Abschalten nachts oder am Wochenende hilft, Kosten zu senken.
Dies gilt insbesondere für alte Modelle, die zwar noch ihren Dienst tun, aber Energiefresser sind. Studien ergaben, dass die Energieeffizienz von Druckern seit 1996 um 98 Prozent gestiegen ist. Unternehmen sollten bei der Anschaffung von Druckern unbedingt darauf achten, ob Geräte mit dem "Energy Star" ausgezeichnet sind. Das garantiert einen niedrigen Stromverbrauch im Stand-by; Sparpotenziale in Höhe von jährlich 100 bis 250 Franken sind keine Seltenheit.
Natürlich gilt auch bei den Energiekosten die Regel, dass nur benötigte Ausdrucke die Energiebilanz positiv beeinflussen. Darüber hinaus sind Multifunktionsprinter (MFPs) besonders effizient, denn sie ersetzen Einzelgeräte wie Scanner, Kopierer, Drucker sowie Fax und benötigen dabei nur einen Bruchteil an Energie.
Papier hat zwei Seiten
Oft frisst die Zusammenstellung von Unterlagen für Meetings oder Präsentationen
zuviel kostbare Zeit. Druckmanagement kann Abhilfe schaffen, wenn es das umständliche Sortieren von gedruckten Dokumenten unterschiedlicher Dateiformate erleichtert. Professionelle Endfertigungsgeräte sowie Druckmanagement-Software übernehmen diese Aufgabe und helfen nicht nur Zeit, sondern auch eine Menge an Aufwand zu sparen.
Fast 90 Prozent aller Drucke sind einseitig. Mitunter ist das notwendig, eine Bedarfsanalyse kann jedoch ergeben, dass viele Dokumente auch im Duplexdruck noch gut lesbar sind. Mit zweiseitig gedruckten Präsentationen, Broschüren, Anleitungen, Schulungsunterlagen oder Protokollen kann ein Unternehmen bis zur Hälfte des Papiers einsparen. Wird die Duplexfunktion im Druckmenü voreingestellt, können Mitarbeiter per Knopfdruck effizienter drucken.

Die Leistung von Multifunktionsprintern wird oftmals nicht ausgeschöpft. Durch den gezielten Einsatz von Teamgeräten - Multifunktionsgeräten, die einer definierten Gruppe von Mitarbeitern zur Verfügung stehen - wird das Verhältnis von Platz, Energie und Ressourcen optimiert. Zudem wird in der Gruppe verantwortungsvoller mit den Druckressourcen umgegangen und nicht alles sofort ausgedruckt, so dass die Anzahl der Ausdrucke sinkt. Jeder Angestellte verarbeitet im Laufe eines Tages eine Vielzahl an Informationen. Je nach Aufgabe werden mehr oder weniger Dokumente zum Drucker geschickt. Arbeitet das Unternehmen mit zentralen Ganggeräten, holen sich Mitarbeiter teilweise jeden Ausdruck einzeln ab. Das unterbricht allerdings den Arbeitsfluss und die Konzentration.
Besitzt der Drucker eine Mailbox, in der alle Druckaufträge des Anwenders gespeichert sind, bieten sich folgende Optimierung an: Der Benutzer muss nur einmal aufstehen. Er prüft am Gerät die Aufträge in der Druckwarteschlange und löscht diejenigen, die er nicht benötigt. Das Resultat sind weniger Blind- und Fehldrucke. Nach dem Druck wird Zeit für das Finden der eigenen Ausdrucke gespart. Gleichzeitig wird der Energieverbrauch gesenkt, weil das Gerät nur einmal aufheizt.

Wenn Drucker effizient laufen sollen, sind Verbrauchsmaterial sowie die Wartung der Geräte ein wichtiger Faktor. Ein Grossteil der Gesamtdruckkosten entsteht durch das Handling der Verbrauchsmaterialien, die Installation von Printern, Treiber-Updates, die Verwaltung sowie das Asset- und Netzmanagement der Drucker, Help-Desk-Support und die Inventarisierung.
Moderne Drucksysteme regeln die Störfallbenachrichtigung und das Nachbestellen von Verbrauchsmaterialien selbst. Zusätzlich kann eine einheitliche Druckerflotte im Laufe des Jahres einige Manntage einsparen, indem Wartung und Service unkomplizierter sind sowie per Fernzugriff erledigt werden können.
Kombinieren Unternehmen die Geräteanschaffung mit einem Servicevertrag, werden die Maschinen meist proaktiv gewartet. Die Mitarbeiter werden mit dem Drucker-Support nicht oder kaum belastet. Mit Partnern, die Komplettpakete aus Hard- und Software sowie Wartungsverträge anbieten, lassen sich laut einer Studie von Canon Einsparungen von bis zu 30 Prozent realisieren.