Standardisiert zum Erfolg

Das Projektgeschäft ist volatil und die Gefahr, dass die eigenen Aufwendungen aus dem Ruder laufen, ist angesichts der immer komplexer werdenden Aufgabenstellungen gross. Umso wichtiger ist ein möglichst zeitnahes und wenn möglich sogar vorausschauendes Controlling. Die Zühlke Gruppe hat jetzt als international tätiges Engineering-Unternehmen mit der ausschliesslich auf die Bedürfnisse von Dienstleistungsunternehmen zugeschnittenen betriebswirtschaftlichen Software des Zürcher Herstellers Vertec die Grundlagen für eine aktive Unternehmenssteuerung gelegt.

Gleichzeitig mit der Software-Einführung hat Zühlke die Prozesse aller insgesamt sechs Standorte in der Schweiz, Deutschland und England standardisiert. Eine grosse Herausforderung dabei: Das ganze System musste auf einen Schlag live geschaltet werden, da umfangreiche Änderungen in der Finanzbuchhaltung unumgänglich waren. Eine anspruchsvolle Aufgabe, die dank einem der agilen Entwicklung ähnlichen, iterativen Vorgehen bei der Software-Einführung erfolgreich gemeistert wurde.

«Unser Umsatz hat im letzten Jahr um 24 Prozent zugelegt. Um dieses Wachstums-tempo in einem international tätigen Unternehmen und inzwischen über 300 Mitarbeitern beizubehalten, sind einheitliche Prozesse und ein strategisches Controlling auch auf Projektebene unumgänglich», erklärt Rolf P. Maisch. Er zeichnete als Senior Management Consultant intern für den Umstieg auf eine einzige Gesamtlösung für die ganze Gruppe verantwortlich.

Bis anhin waren bei Zühlke spezifische Systeme für die Leistungserfassung, das Kundenbeziehungsmanagement (CRM), das Bestellwesen und die Finanzbuchhaltung im Einsatz. Dazu kamen unzählige, zum Teil zu mehreren Dutzenden verknüpfte Excel-Anwendungen. In der neuen Architektur werden diese durch die Vertec-Software abgelöst, die CRM, Leistungserfassung, Projektmanagement, Rechnungsstellung und Business Intelligence in einer Anwendung umfasst. Dazu kommen die Finanzapplikation von Simultan, mit der Vertec über eine Standardschnittstelle kommuniziert, sowie der Corporate Planner für die Budgetierung und Konsolidierung.

«Die bisherige Architektur pflegte eine auf die Einzelbedürfnisse zugeschnittene Excel-Kultur, die aber klare Skalierungsgrenzen hatte», so Maisch. Er begleitet als Berater in seiner täglichen Arbeit ähnliche Change--Projekte in Richtung standardisierte Prozesse für externe -Kunden von Zühlke. Er kennt darum die
innenpolitischen Schwierigkeiten einer solchen Umstellung bestens: «Wenn die Umstellung einmal geschafft ist, sind die alten Zustände meist schnell vergessen. Ein integriertes System mit standardisierten Prozessen vereinfacht unter dem Strich allen die Arbeit. Vor allem aber kann dadurch ein Unternehmen effizienter arbeiten und strategisch wachsen.»

Im bisherigen System verfügte Zühlke über keine integrierte Betriebsbuchhaltung. Die geleisteten Arbeitsstunden wurden im Nachhinein in der Finanzbuchhaltung manuell zwischen werthaltigen (verrechenbar) und nicht werthaltigen (nicht verrechenbar) Leistungen abgegrenzt. Dies war für die Business-Unit-Leiter bequem, weil die ganze Arbeit durch die Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung erledigt wurde. Diese monotone Umbuchungsarbeit entfällt dank der integrierten Vertec-Simultan-Lösung, welche stattdessen ein gezieltes Forward Controlling der Projekte einführt.

Trotz ausgeklügeltem Berichtswesen konnten im alten System keine Kostenrechnungen für einzelne Projekte, Arbeitstypen, Abteilungen oder bestimmte Kundengruppen erstellt werden. Genau dies ermöglicht jetzt die Vertec-Software. Die Mitarbeiter erfassen zwar ihre Stunden wie bisher direkt auf die einzelnen Projekte, die optimierte Strukturierung erlaubt aber eine bessere Differenzierung der Ertrags- und Aufwandseite und die transparentere Auswertung.