Wer hats erfunden?

André Zürcher ist Consultant beim Systemimplementator und Symantec-Platinum-Partner Ontrex aus Winterthur

Mit der digitalen Geschäftskorrespondenz ist es so eine Sache: Einerseits lassen sich viele Geschäfte per E-Mail schneller und unkomplizierter erledigen. Andererseits stellt die Mailflut die IT-Abteilung vor einige Herausforderungen. Die elektronische Post muss so abgelegt und gespeichert werden, dass erstens den Compliance-Anforderungen Genüge getan wird und zweitens jede E-Mail schnell wieder aufrufbar ist.

Vor diesem Problem stand auch die Ricola AG. Der weltbekannte Bonbonhersteller exportiert seine Kräuter- und Teespezialitäten in alle Welt und unterhält Tochterfirmen in Europa, Asien und den USA. Die Ricola-Mitarbeiter nutzen mangels Alternative bislang Outlook als Ablagesystem. Die PST-Files (Personal Store) liegen normalerweise auf einem lokalen Laufwerk. Mit einem Trick lassen sie sich auch im Netzwerk ablegen - eine von den Administratoren gefürchtete Notlösung. Weisen die Files Defekte auf, gibt es kaum Hilfe. Das IT-Team um IT-Leiter Rolf Kohler und Projektleiter Philippe Strübin entschied sich daher für eine neue, zukunftssichere Lösung. Dafür sprachen noch zwei weitere Argumente: Steigende Compliance-Anforderungen (Mails sind geschäftsrelevante Dokumente) und eine vereinfachte Datensicherung.

Bisher wurde bei Ricola immer ein Full Backup durchgeführt, einschliesslich der unveränderten Daten. Zwar ist die Gesamtdatenmenge mit rund 100 Gigabyte geringer als bei anderen Unternehmen vergleichbarer Grösse, doch Kohler wollte auf steigende Datenmengen und verschärfte Compliance-Bedingungen vorbereitet sein.

Um eine geeignete Lösung zu finden, entwickelte das IT-Team ein Pflichtenheft und suchten den Markt nach Anbietern ab. Die Ricola-Fachleute begutachteten funktionierende Installationen bei den Anbietern und glichen ihr Pflichtenheft mit den Erkenntnissen aus dem laufenden Betrieb bei Referenzkunden ab. Auf eigene Testinstallationen konnte so verzichtet werden. Wesentliche Kriterien waren die einfache Migration der PST-Files sowie eine transparente Implementierung: «Der Benutzer soll sich ja nicht mit IT-Fragen befassen müssen», erklärt Philippe Strübin. Auch die ausgezeichnete Suchfunktion im Mailarchiv war ein entscheidender Punkt. Die Wahl fiel schliesslich auf die Symantec-Lösung Enterprise Vault.

Die Implementierung fand stufenweise statt. Zunächst richtete das IT-Team einen Test-User ein und überzeugte sich von der einwandfreien Funktionalität der Software. Dann migrierten die IT-Fachleute ihre eigenen Mailboxen und im dritten Schritt alle User des Standorts Laufen. Dem schloss sich die Übernahme der Aussenstellen an, die via LAN an die Zentrale angebunden sind. Im fünften Schritt wurden die PST-Files der LAN-User migriert, dann folgten Notebook-User, die zeitweise auch in der Zentrale arbeiten, und zum Abschluss übernahm das IT-Team alle Remote-User, die ausschliesslich per VPN mit der Zentrale kommunizieren und dort keinen eigenen Arbeitsplatz haben.

Das gesamte Projekt konnte innerhalb von rund drei Monaten abgeschlossen werden, wobei das Team mehr Wert auf die Betriebssicherheit als auf eine schnelle Umstellung legte. Unterstützt wurde die Ricola-IT durch die Winterthurer Ontrex AG, die sich einen ausgezeichneten Ruf erarbeitet hat. «Bei Ontrex haben wir ein sehr gutes Gefühl», bestätigt auch IT-Leiter Rolf Kohler, «die Mitarbeiter lösten alle Aufgaben zuverlässig und schnell.»

Die Schulung der Nutzer beschränkte sich auf ein Informationsschreiben, in dem die neue E-Mail-Archivierung erklärt und eine Anleitung zur eigenen Archivierung der Mails gegeben wurde. Diese Kurzanleitung erwies sich als völlig ausreichend, da sich bei der täglichen Arbeit für die User nichts ändert: Sie können sich nach wie vor selbst organisieren, und auch die persönlichen Archive sind noch vorhanden. Einziger Unterschied: Die Mails sind jetzt in einem durchsuchbaren Archiv abgelegt und dank der komfortablen Volltextsuche schneller wieder auffindbar.

Zufrieden sind mit Enterprise Vault nicht nur Ricolas IT-Administratoren, sondern auch die Benutzer. «Unsere User haben mit der Archivlösung deutlich gewonnen», meint Projektleiter Philippe Strübin. «Auch aus IT-Sicht läuft das Produkt sehr stabil.» Die Datensicherung hat sich wesentlich vereinfacht, vor allem auch, weil es jetzt keine PST-Files mehr gibt. «Das hat uns auch die Exchange-Migration von 2003 auf 2007 wesentlich erleichtert», freut sich Strübin.

Zusätzliche Sicherheit erhalten die Benutzer durch die Archivierungsregel: Nach 90 Tagen werden alle Mails automatisch ins Archiv verschoben. Bis dahin hat jeder Benutzer Zeit, private sowie nicht geschäftsrelevante Mails zu löschen.

«Wir haben jetzt eine transparente Archivierung erreicht», fasst Rolf Kohler den aktuellen Status zusammen. «Die Suche für die Benutzer hat sich vereinfacht und wir erfüllen alle Compliance-Anforderungen, die aufgrund unterschiedlicher Regelungen an uns gerichtet werden.»

Neben den Backup-Zeiten, die sich glatt halbiert haben, verzeichnet Ricola auch Einsparungen beim Speicherplatz. «Wir können jetzt Dateien von den teuren SAN-Fibre-Disks auf preisgünstigere SATA-Disks auslagern», erklärt der IT-Leiter. «Archivdateien lagern wie vorher schon auf Tape, doch ist das Handling einfacher geworden.» Die Ricola-IT-Administratoren verzeichnen seit der Einführung des neuen Systems insgesamt einen deutlich geringeren Aufwand bei der Betreuung der User. «Beziffern lässt sich die Einsparung noch nicht, aber sie ist relevant», bestätigt Rolf Kohler.

Damit hat der Einsatz von Enterprise Vault zu einer schnelleren und preisgünstigeren Datensicherung geführt. Eine Kostenreduktion ergibt sich aus der Nutzung von preisgünstigen SATA-Disks für die File-Archivierung. Die Benutzer profitieren von der einfachen Suche in ihren archivierten Mails und mehr Sicherheit dank einer automatischen Archivierung.

Neben dem Umstieg auf Enterprise Vault 8 existieren derzeit keine weiteren IT-Ausbaupläne bei Ricola. «Wir sind gut aufgestellt», meinen die beiden Projektverantwortlichen. «Die Servervirtualisierung haben wir bereits erledigt. Mittelfristig werden wir nur noch die SAP-Virtualisierung in Angriff nehmen.»