Fehllizenzierung mit Folgen

Statt also nur die Wartungsverträge für nicht mehr verwendete Software zu kündigen, bietet der Gebrauchtmarkt dem Unternehmer die Möglichkeit, einen Teil des ehemals investierten Kapitals zurückzuführen. Denn: Softwarelizenzen stellen einen erheblichen Vermögenswert dar. In welchem Ausmass sich totes Kapital in ungenutzten Lizenzen versteckt hält, ist den Geschäftsleitungen oftmals gar nicht bewusst. Die Ursachen für die Existenz solcher überflüssigen Nutzungsrechte sind vielfältig: So verlangen die Softwarehersteller bisweilen eine Mindestabnahme ihrer Produkte, die die Anzahl der benötigten Lizenzen zum Teil weit übersteigt. Oder ein Unternehmen kauft in optimistischer Erwartung mehr Lizenzen ein als tatsächlich benötigt, um einen höheren Rabatt zu erzielen. Die Erfahrung zeigt, dass nahezu jedes -Unternehmen über weit mehr ungenutzte Lizenzen verfügt als ursprünglich angenommen.

Führt der Lizenzabgleich umgekehrt zu dem Ergebnis, dass weniger Lizenzen vorhanden sind als tatsächlich genutzt werden, ist eine schnelle Reaktion vonnöten. Unabhängig von seinem eigenen Verschulden haften der zuständige Geschäftsführer oder die verantwortlichen IT-Leiter persönlich, da sich eine Unterlizenzierung nicht «mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns» vereinbaren lässt. Bereits fahrlässiges Verhalten begründet die Haftung: Eine Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren kann die Folge sein. Zwar sind solch drastische Massnahmen die Ausnahme, in jedem Fall aber droht ein Strafverfahren.

Um sich vor strafrechtlichen Konsequenzen zu schützen, ist ein schneller Nachkauf der benötigten Lizenzen unerlässlich. Auch hier bietet der Gebrauchtmarkt eine interessante Alternative. Zum einen aufgrund der genannten Preisnachlässe. Zum anderen ist gerade beim Lizenznachkauf nicht immer die aktuellste Version einer Software gefragt. Ältere Programme aber sind auf dem übrigen Markt oft gar nicht mehr im Angebot. Ein weiteres Problem, das sich beim Nachkauf ergeben kann: Softwarehersteller reagieren bei Nachlizenzierungen in grösserem Umfang nicht selten misstrauisch und verlangen bisweilen gar eine Strafgebühr, die empfindlich zu Buche schlagen kann. Beim Einkauf «gebrauchter» Lizenzen hingegen ergeben sich diese Probleme nicht, da der jeweilige Softwarehersteller überhaupt nicht von der Nachlizenzierung erfährt.

Auch über die rechtzeitige Wahrnehmung potenzieller Lizenzierungslücken oder Überschüsse hinaus, birgt ein konsequent geführtes Lizenzmanagement diverse Vorteile. Das genaue Wissen um den eigenen Softwarebestand ermöglicht eine optimale Plan- und Budgetierbarkeit der Lizenzkosten. Eine bedarfsgerechte Verteilung ist möglich und unnötige Einkäufe können von vornherein vermieden werden. Das Unternehmen kann der Auskunftspflicht gegenüber den Herstellern jederzeit bedenkenlos nachkommen und auch die korrekte Bilanzierung am Ende des Geschäftsjahres ist gesichert. Wie sich das Lizenzmanagement letztlich konkret ausgestaltet und welche Software Tools sich hierfür als besonders geeignet erweisen, hängt von vielen individuellen Unternehmensfaktoren ab. Der Nutzen aber ist - ebenso wie die Konsequenzen eines fehlenden Managements - für alle gleich: Rund 15 Prozent des Softwarebudgets - so die aktuelle Gartner-Studie - lassen sich alleine mit Hilfe der fortlaufenden Erfassung und Verwaltung der Lizenzen einsparen. Darüber hinaus bergen die Veräusserung ungenutzter Lizenzen und der Einkauf gebrauchter Lizenzen ein weiteres erhebliches Einsparpotenzial.