Umsteigen ohne Risiko

Der Autor ist Leiter Technik Geschäftsbereich MetaShare bei der H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH Auch wenn die Wirtschaftskrise in der Schweiz derzeit eine Pause einlegt, wirkt der Schock noch nach. In den Unternehmen kommen alle anfallenden Kosten auf den Prüfstand. So werden ver­altete IT-Systeme aus Effizienzgründen durch neue Lösungen wie das multifunktionale Share­Point 2010 ersetzt, um damit eine hohe Produktivität zu erreichen. Diese Plattform bündelt alle Intranet-, Extranet- und Webanwendungen im Unternehmen und besetzt zusätzlich auch Themen wie Business Intelligence, Business Process and Forms, Enterprise Content Management, Collaboration und Suche. Vorhandene Software von Microsoft integriert sich einfach, auch Produkte von Fremdherstellern können mit SharePoint kommunizieren. Die Erwartungen sind entsprechend hoch. Nicht nur Mitarbeiter, die an stark strukturierten Prozessen teilnehmen, sollen damit effi­zienter arbeiten können, sondern auch diejenigen, die spezielles Wissen in Abteilungen oder Communitys erstellen, verarbeiten oder suchen. Dank konsolidierter Software-Lizenzen, zentraler Datenhaltung und damit geringerer Redundanz erhofft man sich auch eine Drosselung der Speicherkosten. SharePoint 2010 bietet den Anwendern einen grossen Spielraum und unzählige Funktionen. Dennoch muss sichergestellt werden, dass die Umgebung überschaubar, lenkbar und beherrschbar bleibt. Diese grundlegende Herausforderung wird allerdings keineswegs nur durch eine Installation und technische Bereitstellung erreicht. Denn die Plattform greift in alle Kommunikations- und Informationsstrukturen eines Unternehmens ein und muss zwingend als übergreifendes Projekt gesehen werden. Zentral gelenkter Umstieg Der Mehrwert von SharePoint 2010 und die unzähligen Einsatzmöglichkeiten in der Zusammenarbeit und Informationsveröffentlichung sind in den Unternehmen oftmals noch gar nicht bekannt. Die Ursache von nicht zufrieden stellenden SharePoint-Projekten liegt weitgehend darin, dass die Software ohne vorherige Planung installiert wird. Viele Nutzer konfigurieren ihre Anwendungen selbst, die Steuerung der Plattform erscheint als überflüssig, ein im Nach­hi­nein nicht mehr kontrollierbarer Wildwuchs von Anwendungen und Daten entsteht. In vielen Fällen wird die Plattform nicht als solche genutzt, sondern nur als File Server gesehen. Weil die Software alle Unternehmensbereiche tangiert, ist die Implementierung oder Migration auch nicht nur Aufgabe der IT-Abteilung, sondern muss seitens der Unternehmensleitung gefördert werden. Nur in einer konzertierten Aktion werden alle Arbeitsprozesse im Detail erkannt und Schnittstellen definiert. In die Planung fliessen nicht nur die formulierten Unternehmensziele ein, sondern auch alle Informationen zur Steuerung wie Richtlinien, Rollen, Zuständigkeiten, die Zusammenarbeit der einzelnen Geschäftsbereiche mit der IT-Abteilung, auch Bereiche wie Archivierung und Backup. Eine vorangegangene Bestandsaufnahme der vorhandenen Infrastruktur, Sicherheits­aspekte, einzelner Prozesse, Anwendungen, Informationsarchitektur und Suchkriterien, auch die der Websites samt Navigation ist daher zwingend. Auch die Server-Standortfrage muss zukunftsfähig geklärt werden: lokaler Server im Unternehmen oder netzbasierender Cloud-Dienst? Diesem Thema widmet sich der Artikel auf den folgenden Seiten im Detail. Schulungen essenziell Fälschlicherweise wird die SharePoint-Technologie von IT-Verantwortlichen oftmals noch als ein Produkt angesehen, das intuitiv ohne jeg­liche Schulung bedient werden kann. Es reicht jedoch keineswegs aus, nur Standard-Templates zur Verfügung zu stellen. Viel wichtiger ist es, dass Prozesse, Know-how und Zusammen­arbeit zueinander passen und aufeinander abgestimmt werden. Wenn Mitarbeiter dafür nicht geschult werden und ungeschult die Berech­tigung weiterer Anwender steuern, können Ziele wie die Einrichtung einer zentralen Wissens­basis, Zeitersparnis bei Recherchen und die erhoff­ten Kostenreduktionen nicht erreicht werden. Auslaufmodell Public Folder SharePoint ist die neue Collaboration-Plattform von Microsoft. Deshalb werden die «öffentlichen Ordner», auch Public Folder genannt, in MS Exchange nur noch begrenzte Zeit unterstützt. Ein brisantes Thema, das nahezu alle Unternehmen und Organisationen betrifft. Derzeit gibt es noch keine Out-of-the-Box-Lösung, Public Folder aus dem MS Exchange Server auf den SharePoint Server 2010 zu migrieren. Auf dem Markt sind nur wenige Tools wie beispielsweise der «Public Folder Migration Manager» verfügbar, die diese Lücke sinnvoll und effizient schliessen. Hohe Sicherheit erhalten Unternehmen, wenn sie auf Out-of-the-Box-Lösungen, sprich Standardprodukte, für ihren Migrationsprozess setzen. Diese Tools sind meist sehr einfach zu installieren und ebenso leicht zu bedienen. Sie sollten ausschliesslich die von Microsoft unterstützten Schnittstellen wie SharePoint Web Services, Front Page RPC und SharePoint Object Model nutzen, damit nicht direkt in die hinterlegten Inhaltsdatenbanken geschrieben wird. Effiziente Migration Das über Jahre aufgebaute Know-how und alle vorkommenden Geschäftsvorgänge gehören zum kritischen Kern eines jeden Unternehmens. Erst wenn alle relevanten Daten und Dokumente aus unterschiedlichsten Quellen auf SharePoint 2010 konsolidiert sind, können die Vorteile der SharePoint-Plattform ausgeschöpft werden. Dies ist aber nicht so einfach, da dies mit den mitgelieferten Optionen meist nur mit grossem Aufwand realisierbar ist. Hersteller wie beispielsweise AvePoint, Metalogix und Quest bieten bereits Tools zur Migration an. Die angebotenen Upgrade-Pfade decken nicht alle Optionen ab, die Unternehmen heute benötigen. Deshalb arbeitet Microsoft eng mit Anbietern zusammen, die Tools für die Optimierung einer Migration liefern. Dank hoher Flexibilität dieser Tools ist eine Migration von den Windows SharePoint Services (WSS 2.0) auf WSS 3.0, von WSS 2.0, WSS 3.0, SharePoint Server 2003 und MOSS 2007 auf SharePoint 2010 möglich. Aus dem SharePoint Server können zudem Migrationen zum neuen Office 365 (bislang Business Productivity Online Suite) und zurück vorgenommen werden. Die Migration kann auch unbegrenzt aus unterschiedlichen Quellsystemen in ein Zielsystem – und wenn erforderlich umgekehrt – erfolgen. Eine Aufsplittung aus einem Zielsystem in verschiedene SharePoint Server und Farmkonfigurationen ist etwa bei einer Firmenteilung erforderlich. Da keine Daten im Quelltext überschrieben werden, verläuft der Migrationsprozess in allen Richtungen völlig risikolos.SharePoint ist Chefsache SharePoint 2010 verändert grundlegend die Zusammenarbeit und die Nutzung von Daten und Webservices in Unternehmen. Ein Grund mehr, Risiken und Vorteile des Managements und der Migration auf die Plattform umfassend zu planen. SharePoint in den Unternehmen Das Frankfurter Beratungs- und Markforschungsunternehmen Pentadoc Radar ermittelte vor Auslieferung von SharePoint 2010 bei etwa 100 Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz, wie diese SharePoint aktuell einsetzen, welche Pläne sie mit der Microsoft-Plattform haben und wie sie zur neuen Version 2010 stehen. Das Ergebnis: Von den befragten Firmen setzen 53 Prozent SharePoint ein. Davon verwenden rund 56 Prozent Version 2007 und etwa 7 Prozent eine Beta-Version von SharePoint 2010. Mehr als die Hälfte der Anwender beabsichtigt, auf SharePoint 2010 umzusteigen. Etwa 68 Prozent davon bereits innerhalb eines Jahres. Von Firmen, die SharePoint bisher nicht verwenden, planen ungefähr 30 Prozent die Einführung. www.pentadoc.com