Die HR-Prozesse optimiert

Hohe, stetig steigende Systemkosten und elementare Probleme in der Weiterentwicklung veranlassten Swisscom vor vier Jahren, ihr Personalinformationssystem einer sorgfältigen Prüfung zu unterziehen. Der von der Konzernleitung an die IT erteilte Auftrag war klar: Die Kosten sollten um mindestens 40 Prozent gesenkt werden, die Qualität durch Ablösung des komplexen, historisch gewachsenen Legacy-Systems durch die Migration auf eine SAP-Standardlösung gesteigert, zumindest aber beibehalten werden.

Projektleiter Daniel Diethelm erinnert sich: «In den vergangenen Jahren richtete sich Swisscom stark auf die einzelnen, mit reichlich Autonomie ausgestatteten Gruppengesellschaften aus. Entsprechend verfügten sämtliche Sparten über individuelle HR-Systeme mit eigenständigen Spezifikationen und Funktionalitäten.»

Die ursprünglich von Swisscom Fixnet initiierte Strategie einer einheitlichen Lösung auf der Basis von Standardsoftware wurde Ende 2004 für acht Gruppengesellschaften in Betrieb genommen. Doch auch nach diesem ersten Konsolidierungsschritt zeigte sich die HR-IT-Architektur weiterhin sehr heterogen. Allein im Bereich der transaktionalen Systeme verfügte Swisscom noch immer über drei SAP-HR-Plattformen. Daher wurde ein Jahr nach der Neuinstallation im Rahmen eines konzernweiten Business-Case für ein neues Service-Delivery-Modell eine konsolidierte und optimierte HR-IT-Architektur für die gesamte Gruppe ins Auge gefasst. Erklärtes Ziel dieses «IT-Soleil» getauften Projektes war die Schaffung einer konzernweiten HR-Plattform.

Schon zu Beginn von IT-Soleil wurde aber klar: Nicht alles, was einfach und logisch klingt, ist in der praktischen Umsetzung trivial. So bedeutete das Projekt für Swisscom eine komp-lette Neuausrichtung sowohl der technischen Infrastruktur als auch der Geschäftsprozesse. Daniel Diethelm:»Zunächst ging es darum, die Gruppengesellschaften für IT-Soleil zu gewinnen und in das Projekt mit einzubeziehen. Dabei überzeugten die Verantwortlichen vor allem stichhaltige Argumente wie Systemstabilität und Kostenreduktion.» Im Frühjahr 2006 wurde die Umsetzung des Projekts in Angriff genommen - mit einem ehrgeizigen Fahrplan: Schon im Dezember 2006, also nach nur acht Monaten, sollte das System in den produktiven Betrieb gehen. «Eine der grössten Herausforderungen war nicht die technische Realisierung, sondern die Koordination des extrem komplexen Konzeptes», erklärt Diethelm. Daher machte er sich auf die Suche nach einem erfahrenen, zuverlässigen Partner. «Alleine», so weiss er «ist ein Projekt dieser Grössenordnung in so kurzer Zeit kaum zu realisieren.»

IT-Soleil gliederte sich im Wesentlichen in drei zentrale Bereiche: Prozesse, Organisation und IT. «Prozesse» und «Organisation» befassten sich einerseits mit der Optimierung und Harmonisierung aller HR-Prozesse von Swisscom, welche künftig im HR Shared Service abgewickelt werden sollten. Andererseits mussten die zentralen Prozesse in einer HR Shared Service Organisation zusammengefasst und die dezentral verbleibenden HR-Bereiche neu strukturiert werden. Zentraler Teil des IT-Projekts war die Migration der bestehenden drei SAP-HR-Plattformen auf eine zentrale Konzernplattform. Das neue Design des Personaldaten-Backbones war dabei Basis für die Gestaltung aller HR-Umsysteme und Voraussetzung für die Senkung der Betriebskosten der Gesamt-Architektur.

Bei der Konsolidierung der neuen HR-Konzernplattform wurde Swisscom punkto Konzeption, Planung und Umsetzung von SBS Consulting unterstützt. Mit einem effizienten technischen und inhaltlichen Ansatz wurden die relevanten Personaldaten aus den Systemen gezogen, harmonisiert und wieder in die Konzernplattform eingespielt. Deren Design wurde parallel an die neuen Anforderungen angepasst. «Die richtige Wahl der verwendeten Programme und die Fachkompetenz unseres Partners ermöglichten eine fehlerfreie, schnelle Migration», freut sich Diethelm, wohl wissend, dass ein Ausfall oder ein nachhaltiges Problem den Go-Live aller nachfolgenden Systeme und Module im gesamten IT-Projekt massiv gefährdet oder verunmöglicht hätte.

Heute dienen die konsolidierten Personaldaten als Basis für alle Tätigkeiten im HR Shared Service - in einheitlicher Form und zentral geführt. Allein hier konnte Swisscom bereits Skaleneffekte realisieren und Kosten senken. Weitere Einsparungen ergeben sich durch weitere Module, wie etwa die HR Self Services im Portal von SAP, über die grosse Volumina an Personaldatenmutationen direkt an die Endanwender übergeben werden, die dezidierte Daten im Self-Service selber direkt ändern können.

IT-Soleil hat die Komplexität der HR-IT-Architektur von Swisscom gemindert. Abläufe wurden vereinfacht, optimiert oder reduziert, Systeme durch neue, moderne und kostenoptimierte Applikationen ersetzt. All dies resultiert in einer nachhaltigen Optimierung der HR-IT-Architektur von Swisscom. Daniel Diethelm: «Zusammen mit SBS Consulting konnten wir in kürzester Zeit einen zentralen HR-Data-Backbone realisieren. Die einheitliche System-struktur und klar definierte Prozesse steigern die Effizienz. Seit dem Go-Live der HR-Lösung vor einigen Monaten laufen die Systeme stabil und performant.» Wichtig für den Erfolg, so erklärt Diethelm, sei vor allem auch die von SBS Consulting während der heiklen Prozessphasen geleistete, direkte Betreuung vor Ort und das partnerschaftliche Arbeitsverhältnis gewesen. «Wir sind mit der Migration der drei SAP-HR-Systeme sehr zufrieden. Alle Anforderungen wurden erfüllt - und zwar zeitgerecht.»

Zu den Unternehmen

Swisscom ist mit rund 4,6 Millionen Mobilfunkkunden, 3,7 Millionen Festnetzanschlüssen und 1,4 Millionen Breitband-Festnetzanschlüssen das führende Telekom-Unternehmen der Schweiz. Der Konzern erzielte im Jahr 2006 mit 18242 Mitarbeitern einen Umsatz von 9,7 Milliarden Franken.

Die SBS Gruppe, gegliedert in die Firmen SBS Consulting, SBS Products und SBS Solutions, ist auf die Optimierung von Organisation und IT-Technologie mittlerer und grosser Unternehmen spezialisiert. Mit der eigenen, SAP-zertifizierten Software-Produkt-Familie «Albis-Lex» gehört SBS in der Schweiz zu den besten «Human Resources Optimierern» und im Bereich «Aircraft Maintenance Repair & Overhaul (MRO)» zu den weltweit führenden Herstellern von Softwarelösungen mit fundierter MRO-Beratungskompetenz. Mit SBS Solutions deckt das Unternehmen zudem den Dotnet-Bereich ab. Die SBS Gruppe beschäftigt derzeit -42 Mitarbeiter.