Software-Lizenzen im Griff

Vielen gilt das Lizenzmanagement als lästige, wenn nicht gar überflüssige Aufgabe, die lediglich einen beacht­lichen bürokratischen Aufwand verursacht. Richtig ist: Es wird immer schwieriger, den Überblick zu behalten. Angesichts komplizierter Lizenzmodelle, unübersichtlicher Benutzerrechte und Einschränkungen auf physischen Servern, ist es für IT-Administratoren schon vertrackt genug, den Überblick zu bewahren. Sub­skriptionsmodelle von Open-Source-Lösungen, virtuellen Maschinen und Cloud Computing verschärfen die Situation noch zusätzlich. Ein effizientes Lizenzmanagement sorgt für Transparenz, schützt Unternehmen vor den juristischen Folgen einer Unterlizenzierung und spart die Kosten einer Überlizenzierung. Bei der Umsetzung hilft folgender 8-Punkte-Plan.

Unternehmen aller Grössen benötigen eindeutige Vorschriften für die Lizenzierung von Applikationen. Das Regelwerk muss für alle in einem Unternehmen eingesetzten Applikationen gelten und klar definieren, welche Versionen eines Programms auf welchen Plattformen unterstützt werden. Zu den Vorschriften gehören auch eindeutige Vorgaben, wie mit veralteten Releases und mit Programmen zu verfahren ist, die nicht mehr genutzt werden. Im Regelwerk ist beispielsweise auch zu definieren, nach welchen Lizenzmodellen Software gekauft werden darf, welche Software die IT-Abteilungen auf welchen Endgeräten unterstützt und welche nicht installiert werden darf.

Es muss – manuell oder besser noch automatisch – genau ermittelt werden, welche Software im Unternehmen vorhanden beziehungsweise installiert ist und von wie vielen Personen diese wie oft genutzt wird (Nutzungsstatistik). Wenn kein Bedarf mehr da ist, können nicht verwendete Lizenzen beispielsweise von der einen an eine andere Abteilung weitergegeben werden. Mögliche Ursache für nicht verwendete Software kann aber auch eine unzureichende Schulung der Mitarbeiter sein. Bei einer anstehenden umfangreichen Migration, etwa von einer früheren Windows-Version auf Windows 8, ist eine Bestandsaufnahme wichtig. Sind die genauen Konfigurationsdaten bekannt, kann die IT rechtzeitig Massnahmen treffen, um mögliche Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Bestandsaufnahme der letzten fünf Jahre

Vor allem bei Unternehmen, in denen die einzelnen Abteilungen oder Niederlassungen eigenständig Software kaufen können, ist in einem ersten Schritt eine Bestandsaufnahme der in den letzten fünf Jahren gekauften Applikationen unabdingbar. Ziel dabei ist es, die dezentral vorhandenen Unterlagen in eine zentrale Datenbank zu überführen. Je grösser eine Organisation, desto häufiger stellt sich dabei heraus, dass in der Vergangenheit für einzelne Anwendungen zu viele Lizenzen beschafft wurden. Ist diese Transparenz an einer zentralen Stelle einmal hergestellt, lassen sich von hier aus alle künftigen Software-Lizenzen, die damit verbundenen Kosten, Abschreibungszeiträume, Garantie- und Support-Verträge effizienter verwalten.

Je grösser die Applikationsvielfalt, desto komplexer ist die Administration und desto höher sind die Verwaltungskosten. Es empfiehlt sich, zumindest einmal im Jahr das Portfolio zu sichten und nicht mehr in Gebrauch befind­liche Programme zu deinstallieren. Statt einer manuellen Erfassung übernimmt im Idealfall eine Systemmanagementlösung diese Aufgabe. Applikationen von Rechnern, die ausser Betrieb genommen werden, sollten gelöscht werden, wenn die gleiche Software auf dem Ersatzgerät installiert wird. Ergänzend dazu können Unternehmen eine Liste mit unerwünschter Software anlegen und organisato­rische Massnahmen ergreifen, die verhindern, dass diese auf den unternehmenseigenen Geräten installiert wird.

Wer regelmässig, beispielsweise jedes Quartal, Berichte zu den tatsächlich installierten Lizenzen erstellt, kann diese Informationen mit den zentral gehaltenen Daten vergleichen und erkennt so mögliche Abweichungen. Allein schon aus Gründen der IT-Sicherheit empfiehlt es sich dringend, nur die gepatchten und aktuellen Versionen einer Applikation einzusetzen. Mithilfe automatisch ablaufender Patch- und Software-Verteilprozesse lassen sich die Systeme sehr einfach und effizient auf dem aktuellen Stand halten. Ob diese Regel ein­gehalten wird, können Unternehmen anhand regelmäs­siger Berichte über­prüfen. Systemmanagementlösun-gen erstellen solche Berichte automatisch. Darüber hinaus liefern die Berichte einen Compliance-Nachweis, etwa für einen anstehenden Hersteller-Audit. Das kontinuierliche Reporting wird so zu einem unverzichtbaren Werkzeug für ein proaktives Lizenzmanagement. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Mitarbeiter über die Regeln des Lizenzmanagements informieren

Die Regeln für die Software-Nutzung und das Lizenzmanagement festzulegen, ist der eine Punkt. Anweisungen und Regeln haben jedoch nur eine eingeschränkte Wirkung, wenn die Mitarbeiter nichts davon wissen. Jeder Mitarbeiter sollte verstehen, warum das Lizenzmanagement wichtig für das Unternehmen ist. Dazu gehört auch die Klarstellung, dass Mitarbeiter keine Software mitbringen und sie auf den unternehmenseigenen Geräten installieren dürfen. Je grösser ein Unternehmen, desto eher bietet sich einmal jährlich eine explizite Schulung zu den Regeln des Lizenzmanagements an. Bei neu eingestellten Mitarbeitern sollte diese Schulung Pflicht sein.

Die Verknüpfung des Lizenzmanagements mit anderen organisatorischen Massnahmen ermöglicht Unternehmen, ihre IT-Gesamtkosten deutlich zu senken. Gerade durch eine optimale Nutzung erworbener Lizenzen und zeit­gerechte Vertragsneuverhandlungen können Unternehmen bedeutende Kostenersparnisse erzielen. Damit das Lizenzmanagement Teil der gesamten IT-Strategie eines Unternehmens wird, sollte Software grundsätzlich nur zentral eingekauft werden. Durch diese organisatorische Massnahme lässt sich auch die Verwaltung und Kontrolle des Lizenzmanagements deutlich vereinfachen.

Unternehmen müssen darauf achten, dass ihr Lizenzmanagement alle Computerarbeitsplätze abdeckt – also auch mobile und externe Geräte wie Notebooks oder Heimarbeitsplätze. Mit der zunehmenden Verbreitung privater Smartphones und Tablets in den Firmen und deren Nutzung für berufliche Zwecke (Bring Your Own Device) steigt auch das Risiko, dass die Mitarbeiter Applikationen einsetzen, die im Unternehmen unerwünscht sind. Die IT muss diesen Trend aufgreifen und Strategien ent­wickeln, wie die Geräte sicher in der Unternehmensumgebung genutzt werden können. Eine der Möglichkeiten besteht darin, auf den mobilen Endgeräten virtualisierte Desktops bereitzustellen, die in die zentrale Systemverwaltung eingebunden sind. Für alle Aspekte der Systemverwaltung gilt: Zentralisierung und Automatisierung machen Schluss mit zeitaufwendigen und kostspieligen Aktivitäten und sorgen für mehr Effizienz. Ein genauer Überblick über die installierten und eingesetzten Applikationen hilft, Probleme bei der Verwaltung des Software-Lebenszyklus und der Migration rechtzeitig zu erkennen. Das gilt beispielsweise für eine wirksame Patch-Verwaltung, die ein höheres Mass an Sicherheit bringt. Ein willkommener Neben­effekt: Die effiziente Systemverwaltung bietet vielfältige Möglichkeiten zur Erstellung von Berichten, die für Compliance-Nachweise benötigt werden.