Das richtige ERP-System auswählen

Enterprise Resource Planning Systeme (ERP) kommen mittlerweile in Unternehmen nahezu jeder Grössenordnung und in allen Branchen zum Einsatz. Sie unterstützen und steuern alle wichtigen Unternehmensprozesse in Kommunikation, Entwicklung, Produktion und Vertrieb und schaffen Transparenz im Lager, bei den Warenflüssen und in der Buchhaltung. Handelsbetriebe versprechen sich von einer ERP-Lösung die uneingeschränkte Transparenz über alle Filialen, Märkte und Kunden hinweg. Das produzierende Gewerbe benötigt eine exakte Materialdisposition, die Einhaltung von Rezepturen, eine Chargenrückverfolgung und die Steuerung der Supply Chain. Beide - der Industrie- und der Handelsbetrieb - könnten unter erhöhten Lagerkosten leiden, die sie reduzieren wollen. All dies kontrollieren und managen ERP-Systeme. So vielfältig und individuell wie die Einsatzszenarien ist auch der Markt für ERP-Lösungen. Neben den grossen und international ausgerichteten ERP-Anbietern wie SAP, Oracle und Microsoft gibt es Hunderte kleinere und mittelständische Software-Hersteller, die spezielle Branchenversionen entwickeln.

Bei diesem riesigen und unübersichtlichen Angebot fällt die Auswahl schwer. Besonders mittelständischen Unternehmen fehlen oft die menschlichen Ressourcen und das Know-how, aus der Vielzahl der ERP-Lösungen mit ihren unterschiedlichen Ansätzen, und technologischen Konzepten und Funktionen das passende System zu finden. Dieser Beitrag soll etwas Licht ins Dunkel bringen.

Zur Bewältigung ihrer Aufgaben stehen in allen ERP-Systemen verschiedene Bereiche zur Verfügung, die in der Regel als Funktionsbausteine oder Module bereitgestellt werden. Diese Funktionalitäten sind nach wie vor das Auswahlkriterium Nummer eins. Typische Funktionsbereiche einer ERP-Software sind:

Grundsätzlich sollte ein ERP-System möglichst alle Geschäftsprozesse abbilden und damit eine möglichst breite Funktionalität bieten. Das ist jedoch nicht immer notwendig. Gerade kleinere und mittlere Unternehmen benötigen in der Regel nicht alle Funktionalitäten, die ein Grosskonzern braucht. So sind zum Beispiel in KMUs oft keine integrierten Controlling- und Rechnungswesen-Module notwendig. Zusätzlich stellen unterschiedliche Wirtschaftszweige teils sehr stark abweichende Anforderungen an ein ERP-System. Moderne ERP-Systeme sind heute in der Regel modularisiert, so dass man sich das herauspicken kann, was für die eigenen Bedürfnisse notwendig ist. Die wertschöpfenden Kernprozesse eines Unternehmens sollten allerdings immer möglichst in der Standardversion einer Software abgebildet werden können. Später kann es dann um Funktionen, die nicht sofort benötigt werden, ergänzt werden. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Generalisten versus Spezialisten: ERP-Speziallösungen

Grundsätzlich gibt es ERP-Software als Generalisten und Spezialisten. ERP-Spezialisten sind entweder funktional oder branchenspezifisch ausgerichtet. Bei funktional ausgerichteten ERP-Systemen gibt es für Bereiche wie Finanzbuchhaltung, Materialwirtschaft oder Qualitätssicherung jeweils eigene Systeme, die über Schnittstellen und Integratoren miteinander verbunden werden. Branchenspezifische Lösungen decken Branchenanforderungen bis in die Tiefe ab - etwa für die die Fahrzeugindustrie, die kunststoffverarbeitende Industrie oder den Einzel- und Grosshandel. So verfügt eine Branchenlösung für den Kfz-Teilehandel beispielsweise über Funktionen wie eine Altteile-Steuer oder die Anbindung an B2B-Plattformen für den Automotive Aftermarket. Solche speziellen Funktionen können generelle ERP-Systeme nicht bieten. Oft kommt man um eine branchenspezifische Lösung gar nicht umhin. Der Handels-, Industrie- und der Dienstleistungssektor haben jeweils ihre ganz eigenen Anforderungen, für die sich am besten branchenspezifische Software eignet. Branchenlösungen werden auch immer dann eingesetzt, wenn Unternehmen ihr bestehendes Geschäft weiterführen und dabei ihre vorhandenen Prozesse in der gesamten Prozesskette optimieren wollen. Die Speziallösung deckt dazu alle Branchenanforderungen bis in die Tiefe bereits in ihrer Standardausstattung ab und vermeidet so Mehrkosten für Anpassungen. Ein weiterer Vorteil: Hoch spezialisierte ERP-Anbieter können aufgrund des kleineren Kundenstamms eine persönlichere Betreuung anbieten und glänzen darüber hinaus nicht selten mit umfangreicher Kenntnis der speziellen Anforderungen einer Branche oder eines Fachbereichs. Ein Nachteil der Speziallösungen ist allerdings der erhöhte Abstimmungs- oder Koordinationsaufwand. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Einer für Alle: ERP-Standardlösungen

Eine generalistische oder Standard-ERP-Software ist demgegenüber hoch integriert und viel breiter aufgestellt. Solche Komplettsysteme sind branchenneutral und decken in der Grundausstattung alle Unternehmensbereiche ab - von der Finanzbuchhaltung über die Produktion, den Ein- und Verkauf bis hin zum Warenbestand und Vertrieb. Der Vorteil: Standardsysteme sind sehr variabel bei den Einsatzmöglichkeiten, haben eine einheitliche Bedienlogik und der Schulungsaufwand ist gering. Der Nachteil: Die All-in-One Software hat nicht die Funktionstiefe von Speziallösungen. Eine ERP-Standardlösung darf man sich nicht als monolithischen Block vorstellen. Vielmehr sind moderne Systeme flexibel erweiterbar. Wächst mit der Zeit der Bedarf an Funktionalität, so können in der Regel zusätzliche Module integriert werden. Das können neben den oben erwähnten ERP-Funktionalitäten auch externe Systeme sein wie Module zum Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Content Management (ECM) oder Business Intelligence (BI). Eine integrierte Lösung als zusätzliches Modul einer bestehenden Lösung ist meist leichter einzuführen und zu pflegen als die Anbindung einer weiteren Lösung über Schnittstellen. Standardlösungen eigenen sich für Betriebe, die keine branchenspezifischen Anforderungen haben. Auch für kleine Betriebe und Neueinsteiger ist eine flexible Standard-Software eine grosse Hilfe, da sie sich auf einfache Weise neuen Prozessen und Abläufen anpassen und auf internationale Märkte erweitern lässt. Auch für Firmen mit unterschiedlichen Geschäftsfeldern und multinationale Unternehmen sind Standardlösungen gut geeignet, weil sie alle Geschäftsbereiche und Standorte in einer Lösung mit einer gemeinsamen Datenbasis integrieren. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Offenheit und Anpassbarkeit

Sowohl Standard- als auch Branchen-Software sollte sich ohne grossen Aufwand an die individuellen Besonderheiten des Unternehmens und seiner Prozesse anpassen lassen. Doch gerade KMUs scheuen die Ausgaben für teure Spezialisten, die die ERP-Lösungen auf ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden. So wählen sie in der Regel aus den angebotenen Standardmodulen aus, ohne ihre eigenen Prozesse, die vielleicht effizienter oder aber auch spezieller sind als die Standardabläufe, abbilden zu können. Deshalb sollte die Software sich mit geringem Aufwand erweitern und auf individuelle Anforderungen zuschneiden lassen. Ein ERP-System muss in der Lage sein, ergänzende Drittlösungen wie Supply Chain Management, Personalwesen oder Business Intelligence einfach zu integrieren. Die Verfügbarkeit der notwendigen Schnittstellen sollte bei der Auswahl des Systems in jedem Fall abgefragt werden. Verfügbare Standardschnittstellen reduzieren den Aufwand und vermeiden das Entwicklungsrisiko einer Individualschnittstelle Moderne ERP-Systeme sollten es den Anwendern auch ermöglichen, ihre Geschäftsprozesse selbst zu definieren oder zu verbessern. In der Regel funktioniert das über so genannte Prozess-Modellierungstools. Um Komplexität zu vermeiden, gilt für mittelständische Unternehmen hier: je einfacher, desto besser. Eine grafische Darstellung der einzelnen Prozessschritte erleichtert diesen Vorgang erheblich. Damit die Prozessdurchgängigkeit nicht an den Grenzen des ERP-Systems aufhört, sollten Anwenderunternehmen auf die Offenheit der Architektur der Systeme achten.

Damit das ERP-System von den Mitarbeitern akzeptiert und gern damit gearbeitet wird, sollte es möglichst nutzerfreundlich sein. Eine eingängige, nachvollziehbare und vor allem einfache und schnelle Bedienung ermöglicht nicht nur effizientes Arbeiten. Sie verringert auch den Aufwand für die Einarbeitung nach Einführung oder umfassenden Anpassungen und sorgt für eine hohe Akzeptanz bei den Nutzern. Die Akzeptanz von ERP-Lösungen hängt neben ihrer intuitiven Bedienbarkeit auch von ihrem Funktionsumfang und ihrer Fähigkeit ab, die Produktivität ihrer Nutzer direkt positiv zu beeinflussen. Diese Gebrauchstauglichkeit - die so genannte Usability - umfasst dabei nicht nur das grafische User Interface, sondern alle Aspekte des Systemdesigns, die die Kommunikation zwischen Anwender und Programm beeinflussen. Hierzu zählen zum Beispiel die Navigation und die Steuerung des Systems. Webbasierte Oberflächen können helfen, die Nutzerfreundlichkeit und Usability zu verbessern. Hierbei wird die System-Oberfläche in einem Browserfenster dargestellt. Dies bietet unter anderem die Möglichkeit, auch unternehmensexterne Zugriffe auf das eigene System zu realisieren, ohne eine grafische Benutzeroberfläche installieren zu müssen. Somit können etwa Lieferanten oder Kunden direkt in die Geschäftsprozesse einbezogen werden, um zum Beispiel Bestellungen aufzugeben oder Lieferungen zu terminieren. Diese Möglichkeiten bedeuten einen wesentlichen Zeit- und damit Kostenvorteil. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Weiche Faktoren - Service und Referenzen

Am Ende entscheiden nicht nur die harten, sondern auch die weichen Faktoren darüber, welches System am besten geeignet ist. Kleinere Unternehmen sollten grossen Wert legen auf strategische Gesichtspunkte wie die Zukunftssicherheit oder die Branchenausrichtung des zukünftigen ERP-Partners. Diese Konzentration auf die "Soft Facts" verlangt nach einem partnerschaftlichen Verhältnis zwischen Anbieter und Kunde. So ist vielen Betrieben der schnelle und persönliche Kontakt zum Hersteller wichtig. Das liegt daran, dass in vielen kleineren und mittleren Unternehmen die IT-Ressourcen begrenzt sind. Daher ist man häufig von einem schnellen und reibungslosen Support abhängig sind. Deshalb kann auch die regionale Nähe des Anbieters mitentscheidend sein bei der Auswahl einer neuen Software - durch die regionale Nähe ist der Partner besser zu erreichen. Wichtig ist auch, wie lange der ERP-Anbieter mit seinem Produkt auf dem Markt ist. Hersteller, die schon länger aktiv sind, haben auch oft tiefere Kenntnisse über Branchenanforderungen als neue Anbieter. Darüber hinaus kann das Branchen Know-how der Anbieter genutzt werden, um die Produktivität im Unternehmen zu steigern. Durch die meist starke Branchenfokussierung der kleineren ERP-Anbieter kennen diese ihr Klientel sehr gut und sprechen deren Sprache, da sie erstens selbst mittelständische Unternehmen sind und zweitens neben IT-Fachleuten häufig auch eine Vielzahl von Mitarbeitern haben, die früher direkt in den Branchen gearbeitet haben. Für KMUs von zentraler Bedeutung ist die Zukunftssicherheit des Anbieters. Sollte der Hersteller vom Markt verschwinden, ist es für kleinere Unternehmen praktisch unmöglich, die Software in Eigenregie weiterzuentwickeln. Support und Weiterentwicklung sollten deshalb über den geplanten Einsatzzeitraum des ERP-Systems hinweg gesichert sein. Die grösstmögliche Sicherheit bei der ERP-Auswahl bieten Referenzen. Eine Diskussion mit Anwendern des potentiellen Systems über deren Erfahrung im täglichen Gebrauch kann wichtige Hinweise geben. Je mehr, desto besser. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Bereitstellungskonzepte: Kommerzielle ERP-Systeme

ERP-Systeme gibt es grundsätzlich in drei Bereitstellungsvarianten:

Standard, weil immer noch am verbreitetsten, ist der Kauf einer kommerziellen ERP-Software. Das Unternehmen erwirbt eine Lizenz des ERP-Systems und installiert und betreibt sie auf den firmeneigenen Servern. Führend bei den Kaufsystemen ist SAP ERP - zumindest bei den Konzernen und dem grossen Mittelstand. In kleineren mittelständischen Unternehmen ist SAP ERP nicht die erste Wahl, da es mit sehr hohen Kosten assoziiert ist. SAP bietet allerdings mit Business One eine auch für den kleineren Mittelstand geeignete und finanzierbare ERP-Lösung an. Business One enthält als integrierte ERP-Lösung standardmässig Module für alle wichtigen Bereiche der Unternehmensverwaltung. Neben Verkauf und Einkauf können auch Produktionsabläufe, die Finanzbuchhaltung oder die Abwicklung von Eingangs- und Ausgangszahlungen abgebildet werden. Damit ist es als kaufmännische und logistische Software für viele unterschiedliche Unternehmen und Branchen geeignet. Spätestens seit dem Zukauf von Navision ist auch Microsoft ein wichtiger Anbieter von mittelstandstauglicher ERP-Software. So bietet Microsoft Dynamics NAV bereits für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern praxistaugliche Lösungen. Laut der US-Beratungsfirma Panorama Consulting ist SAP mit einem Marktanteil von 22 Prozent Spitzenreiter im ERP-Markt vor Oracle mit 15 Prozent und Microsoft mit zehn Prozent. Der restliche Marktanteil verteilt sich auf andere ERP-Anbieter - oft kleineren und mittelständischen Softwareanbietern, die teils auf speziellen Branchen zugenschnitten sind. Dazu gehören beispielsweise Abas mit abas-Business Software, Ordat mit FOSS oder Infor mit ERP COM. Lesen Sie auf der nächsten Seite: ERP-Systeme auf Open Source Basis

Kostenlose Open Source ERP-Systeme stossen vor allem bei kleinen Unternehmen auf gute Resonanz. Freie ERP-Software bietet mehrere Vorteile: Sie lässt sich erstens gut an Unternehmensbedürfnisse anpassen und reduziert zweitens die Kosten. Durch die allgemeine Verfügbarkeit des Quellcodes sind freie ERP-Systeme auch unabhängig vom Hersteller und damit sehr zukunftssicher. Mit Open Source Programmen sind jedoch auch Nachteile verknüpft. Die Installation und Anpassung verlangt Know-how, das Mittelständler oft nicht haben. Sie müssen deshalb auf externe Fachkräfte zurückgreifen, was wiederum Kosten verursacht. So gibt es beispielswesie Systemhäuser, die sich auf freie ERP-Programme spezialisiert haben und auf Basis dieser Software kostenpflichtige Dienstleistungen erbringen. Eines der ältesten und bekanntesten freien ERP-Systeme ist Compiere. Der Funktionsumfang des Programms ist beachtlich. Das System vereint alle Bereiche betriebswirtschaftlicher Software und ist mit dem kommerziellen SAP durchaus vergleichbar. Der Hauptsponsor des Projektes ist die Firma Compiere Inc., die das Produkt in drei verschiedenen Editionen herausgibt: Community, Standard und Professional. Support ist über zahlreiche Dienstleister erhältlich. Von Compiere gibt es einige Abspaltungen (Forks). ADempiere ist neben OpenERP und Openbravo eine hoch skalierbare ERP-Lösung mit einem grossen Funktionsumfang. Im Einzelnen werden die Funktionsbereiche Verkauf, Einkauf, Materialwirtschaft, Rechnungswesen, Vertrieb, Produktion und Projektverwaltung abgedeckt. OpenZ ist eine ERP-Lösung mit guter deutscher Lokalisierung, die besonders für Dienstleistungs- und Handelsunternehmen interessant ist. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Software as a Service - ERP aus der Cloud

Aktuell sorgt besonders die Bereitstellung von ERP-Systemen aus der Cloud für Diskussionen. Im Cloud-Modell wird ein hochstandardisiertes ERP-System im Rahmen von Software as a Service (SaaS) von einem externen Dienstleister via Internet bereitgestellt. ERP aus der Cloud hat besonders für Mittelständler einen hohen Reiz: Grosse Anfangskosten wie Investitionen in zusätzliche Hardware und die kompletten Lizenzkosten entfallen. Stattdessen mietet das Anwenderunternehmen die Software je nach Bedarf, indem es sich aussucht, welche ERP-Module es benötigt und wie viele User mit der Software arbeiten sollen. Um den Betrieb des Systems muss man sich ebenso wenig kümmern wie um Updates, es steht immer die aktuellste Version bereit. Vor allem für Unternehmen, die flexibel sein wollen, weil sie etwa stark wachsen, erweist sich das Mietmodell als äusserst praktikabel, da innerhalb kürzester Zeit die Anwenderzahl erweitert werden kann. Auch für Produktionsunternehmen, deren Nachfrage starken saisonalen Schwankungen unterworfen ist, ist das SaaS-Modell interessant. Nicht geeignet ist ERP aus der Cloud für Betriebe, die individuelle oder branchenspezifische ERP-Systeme brauchen. Auch die Integration in eine vorhandene IT-Landschaft ist schwierig. Sorgen bereitet vielen auch das Thema Sicherheit: Schliesslich werden sensible Firmendaten einem Cloud-Provider anvertraut. Dieser könne im Fall des Falles womöglich auch nicht verhindern, dass bei Netzwerkproblemen zeitweilig nicht auf das ERP-System zugegriffen werden kann. ERP SaaS-Varianten bieten einige herkömmliche ERP-Hersteller an. Bereits 2007 hat SAP mit der neu entwickelten Lösung SAP Business ByDesign den Vorstoss in die SaaS-Welt für ERP-Produkte im Mittelstand gewagt. Microsofts ERP-Angebot Dynamics NAV 2013 steht ebenfalls als gehostete Version in Windows Azure bereit. Anwenderfirmen können wahlweise per Browser oder Desktop-Client zugreifen. Auch die Nutzung von Mobilgeräten aus ist möglich. Das SaaS-Angebot von Sage für kleine und mittelständische Unternehmen wird unter dem Namen Office Line 24 vermarktet und bietet wie die fest installierte Office Line Evolution alle gängigen ERP-Funktionen. Dabei werden die Daten in hoch gesicherten, deutschen Rechenzentren vorgehalten - für viele Kunden ein gewichtiges Argument.