Auf Knopfdruck Bescheid wissen

Christian Bischoff ist Produktmanager bei Abacus Research AG, Wittenbach-St. Gallen

Frühzeitig Veränderungen wahrnehmen und richtig darauf reagieren, das sind die Kernfaktoren für den unternehmerischen Erfolg. Um die richtigen Entscheidungen treffen zu können, müssen allerdings rechtzeitig alle Informationen paratstehen. Die dafür notwendigen Daten sind typischerweise schon in den ERP-Lösungen enthalten. Es liegt also nahe, diese Daten auch für Analysen, Berichte oder das Berechnen von Kennzahlen aufzubereiten. Spezielle Business-Intelligence-Software (BI) ist jedoch meist mit hohen Investitionen verbunden.

Für sein ERP-System bietet Abacus deshalb Module an, die auf die Bedürfnisse eines KMU angepasst sind. Das Informationsmanagement besteht aus zwei integrierten Modulen, dem OLAP-Modul für die Datenanalysen und dem Info-Cockpit oder Informationsportal, das die Daten schnell und übersichtlich, auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten, darstellt; zum Beispiel für das Management, das Callcenter oder für Service, Verkauf und Einkauf.

Mit dem Modul OLAP (Online Analytical Processing) können Daten aus dem aktuellen Abacus-System «digital erp» beliebig selektiert und als multidimensionale Tabellen bzw. in sogenannten Cubes, aufbereitet werden. Diese «Datenwürfel» eignen sich hervorragend für Analysen und die Berechnung von Kennzahlen. Das Modul basiert auf dem OpenSource-Programm Palo des deutschen auf BI-Lösungen spezialisierten Entwicklungshauses Jedox. Der Vorteil: Das Tool kann die Daten aus verschiedenen Managementbereichen abfragen und analysieren, zum Beispiel aus Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Auftrags- und Materialwirtschaft, Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung sowie Service- oder Projekt-
management. So können die Anwender aus den Fachabteilungen das Kennzahlensystem selber einfach und flexibel aufbauen und damit schnell auf neue Anforderungen reagieren. Die Anwender arbeiten dabei in einer bekannten Spreadsheet-Umgebung (integriertes Excel), langwierige Lernprozesse entfallen.
Die Ergebnisse der Analysen lassen sich dann im benutzerspezifischen Info-Cockpit für das Controlling oder die operative Planung darstellen. Welche Daten ausgewertet und miteinander verglichen werden oder wie diese in aussagekräftigen Cockpits benutzergerecht präsentiert werden, ist frei definierbar.

Im Folgenden zeigen drei prototypische Beispiele aus Schweizer Unternehmen, wie das in der Praxis funktioniert. Realisiert wurden sie vom Abacus-Vertriebspartner Inspirion:

Ein bekanntes Detailhandelsunternehmen implementierte 2006 die Abacus-Software und entwickelte gleichzeitig ein einheitliches Finanzreporting. Kontenplan und Kostenstellenstruktur machten erstmals eine firmenübergreifende Analyse und Interpretation möglich. 2007 wurde beschlossen, das bisher eingesetzte Excel-Reporting für die über 40 Gesellschaften durch das Abacus-Informationsmanagement und Palo abzulösen.

Drei Monate nach Projektstart wurden die 150 Excel-Tabellen abgelöst. Das neue Reporting mit den Bereichen Umsatz, Aufwand und Bruttogewinnanalyse, Bilanzanalyse sowie Geldflussrechnung erspart nicht nur viel Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquellen. Als Zusammenfassung wurde zudem ein Cockpit mit zwölf Kennzahlen geschaffen, das eine schnelle grafische Übersicht über die Leistungsdaten des Unternehmens gestatten. Die Finanzdaten aus der Abacus-Software werden über Nacht mithilfe des Melde- und Informationssystems AbaNotify in die Palo-Datenbank geschrieben, um am nächsten Arbeitstag ausgewertet zu werden.

Eine Finanzgruppe benötigte eine Übersicht über die Geldflüsse ihrer Unternehmen. Dabei sollten nicht nur die unterschiedlichen Kosten und Erträge pro Kostenstelle, sondern auch die Investitionen in die zahlreichen Projekte unterschieden werden. Bisher wurden die Daten in überdimensionierten Excel-Tabellen manuell erfasst und ausgewertet. Neu fliessen die Transaktionen der Bankkonten aus der Abacus-Software in die Palo-Datenbank, pro Transaktion angereichert mit den notwendigen Konten-, Kostenstellen- und Projektinformationen. Die Daten werden anschliessend verdichtet pro Kostenstelle und Projekt als Management Summary dargestellt. Zusätzlich lassen sich die Daten in zwei weiteren Währungen darstellen.

Ein auf Baustellenausstattungen spezialisiertes Unternehmen arbeitet seit 2007 mit der Abacus-Auftragsbearbeitungs-Software. Damit sich die Umsätze der Kunden nach unterschiedlichen Kriterien analysieren lassen, wurden ihren Adressen unterschiedliche Merkmale wie Verkaufsgebiet, Kundenbetreuer und Kundensegment eingepflegt. Diese Informationen dienen zur Planung, Steuerung und Analyse der Verkaufsaktivitäten sowie der daraus resultierenden Aufträge. Monatlich werden sämtliche abgeschlossenen Aufträge in die Palo-Datenbank exportiert, um sie anschliessend gemäss den definierten Merkmalen auszuwerten.

Der grosse Vorteil besteht darin, dass sich die Daten ad hoc nach unterschiedlichen Kriterien selektieren und aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten lassen, ohne dass jedes Mal neu eine zeitaufwendige Auswertung definiert und aufbereitet werden muss. Die Informationen stehen einerseits der Geschäftsleitung als Führungsinstrument und andererseits dem Verkauf sowie dem Controlling für die Planung der Verkäufe zur Verfügung.

Abacus bietet seinen Nutzern in der aktuellen Version die Möglichkeit, Programmmasken selbst anzupassen, zum Beispiel in der Adressverwaltung oder im Modul Produktionsplanung und -steuerung (PPS), und mit Elementen des Informationsmanagements zu ergänzen. Damit werden in Standardprogrammen auch Daten angezeigt, die aus einer anderen Applikation stammen und deren Anzeigemöglichkeit standardmässig nicht vorgesehen ist. So lassen sich etwa die Produktumsätze zu einer Adresse direkt im Adressstamm anzeigen oder die offenen Posten eines Kunden direkt im Kundenstamm. Dank der zahlreichen Kombinationsmöglichkeiten ist der Anwender in der Lage, sein Abacus-System optimal auf die individuellen Bedürfnisse anzupassen.

Die Möglichkeiten zur Auswertung von Unternehmensdaten sind sehr vielseitig. So lässt sich mit Palo auch eine einfache Konsolidierung aufbauen, bei der sowohl die Unternehmensdaten übersichtlich zusammengeführt als auch in die konsolidierte Rechnung übernommen werden können. Auch aktuelle Reporting- und Führungssysteme, zum Beispiel Balanced Scorecards, sind realisierbar. Dabei lassen sich zum einen die verfügbaren Daten aus der Abacus-Software anzeigen und zum anderen auch andere Quellen integrieren. Die vielfältigen Möglichkeiten der grafischen Datenanzeige mittels Info-Cockpits runden den Funktionsumfang des Abacus-Informationsmanagements ab.

Mit einer Investition von rund 2000 Franken erschliesst sich damit auch KMU-Anwendern die Welt der Datenanalyse und Informationsaufbereitung. Hans-Jörg Etter, Geschäftsführer der Ostschweizer Halbleiterherstellerin Optiprint, bringt seine BI-Erfahrungen auf den Punkt: «Ich habe mit dem Informationsmanagement alle wichtigen Zahlen auf Knopfdruck aus einem System zur Verfügung. Das bringt mir die Zeitersparnis, die ich brauche, um mir Gedanken darüber zu machen, wie wir noch besser werden.»