Was bringt Office 365?

Produktionsleiter Hans Müller arbeitet bei einem Maschinen- und Anlagenbauer. Er steht exemplarisch für viele Kollegen in seiner Position in Mittelstands- oder Grossunternehmen. Im Alltag stellt er regelmässig fest, dass Informationen zu Aufträgen oft nicht vollständig übergeben werden und dadurch Mehrkosten entstehen. Auch Müllers neuer Kollege Heinrich Huber aus dem Projektmanagement hat erste Prozesslücken entdeckt. Er soll sich in ein laufendes Projekt einarbeiten, aber da seine Vorgängerin das Unternehmen bereits verlassen hat, findet Huber keine einheitlichen, nachvollziehbaren Projektinformationen. Und dann ist da noch der Chef von Müller und Huber: Herr Schmid. Er erlaubt seinen Mitarbeitern zwar Telearbeit, möchte aber nicht, dass sie zum Beispiel aus einem Café oder einem anderen öffentlichen, oftmals frei zugänglichen und somit ungesicherten Netzwerk heraus auf Firmendaten zugreifen können.

Obwohl alle drei aus demselben Unternehmen unterschiedliche Herausforderung zu meistern haben, gibt es für sie doch eine gemeinsame Lösung: Microsoft Office 365. Produktionsleiter Müller kann seine Prozesse über SharePoint optimieren, Projektmanager Huber hat in Microsoft Teams eine Historie, in der er alles nachverfolgen kann, um seine Projektarbeit effizienter zu gestalten und Geschäftsführer Schmid kann mit «Conditional Access» Zugriffe auf Firmendaten von nicht erlaubten Standorten verhindern. Office 365 könnte somit allen Beteiligten spürbar helfen.

Office 365 eröffnet Müller, Huber und Schmid die Möglichkeit, eine moderne Arbeitsweise einzuführen, eingefahrene Prozesse neu zu betrachten und zu optimieren sowie die Chance, junge Mitarbeiter zum Beispiel mithilfe von Homeoffice und neuen Technologien vom Unternehmen zu überzeugen. Und das weit über die bekannten E-Mail-Funktionen hinaus, denn Office 365 hat weitaus mehr als „nur“ Exchange Online zu bieten. Mit Microsoft Teams beispielsweise lassen sich die gemeinsame und meist ortsübergreifende Projektarbeit und Kommunikation innerhalb eines Unternehmens verbessern. Und der wichtigste Kommunikationstreiber ist dabei die Videokonferenz.

Mit der technischen Möglichkeit, sich während virtueller Treffen nicht nur hören, sondern auch sehen zu können, hat eine neue Ära der modernen Arbeit begonnen. Die neuesten Videoraumsysteme gehen sogar noch einen Schritt weiter und ermöglichen auch eine direkte Zusammenarbeit. Neben der reinen Sprachoption lassen sich über diese Systeme via Content-Sharing ganz einfach Inhalte teilen, Präsentationen zeigen und so direkt und ohne Zeitverlust an konkreten Projekten arbeiten. So können Müller, Huber und Schmid ihre Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg deutlich effizienter gestalten.

Mit dieser zunehmenden Form der virtuellen Zusammenarbeit steigt aber auch die Herausforderung für IT-Manager Meier, bereits etablierte Konferenzsysteme verschiedener Hersteller so miteinander zu kombinieren, dass der Austausch und das Teilen von Inhalten nahtlos und störungsfrei möglich ist. Doch auch hier gibt es sinnvolle Alternativen, die eine direkte Kommunikation gewährleisten und dabei auch noch den Geldbeutel schonen. Denn bestehende Systeme können weiterhin genutzt werden und müssen nicht durch moderne, oftmals kostenintensive Konferenzsysteme ersetzt werden.

Wie Videokonferenzen auch für Müller, Huber, Schmid und Meier zum Erfolg werden können, verrät das E-Book «Störungsfreie Videokonferenzen – worauf es ankommt».