Mit intelligentem ERP gerüstet für die Zukunft

Um den Anforderungen von Markt und Kundschaft gerecht zu werden, ist für Dienstleistungsunternehmen eine reibungslose, schnelle Abwicklung komplexer Geschäftsprozesse unumgänglich. Das Wirtschaftsprüfungsunternehmen BDO will den besten Service bieten und sowohl interne als auch externe Prozesse effizienter gestalten. Mit 34 Standorten, 1300 Mitarbeitenden und einem Netzwerk in 150 Ländern betreibt das Unternehmen ein dichtes Niederlassungsnetz sowohl national als auch international.

Als eine der führenden Wirtschaftsprüfungs-, Treuhand- und Beratungsgesellschaften bedient BDO zahlreiche international ausgerichtete Schweizer Kunden unterschiedlicher Grösse. Dabei sind mobile Prozessverarbeitungen ebenso wichtig wie die Anbindung an die Cloud und umfassende Datenanalysen.

Mit dem bisherigen ERP-System SAP R/3, das BDO bereits 2004 eingeführt hat und seither kontinuierlich weiterentwickelt wurde, liessen sich zwar sämtliche Daten verwenden und die nötigen Geschäftsprozesse durchführen. Auf längere Sicht war das System aber nicht mehr zukunftsfähig. 2017 war der Zeitpunkt gekommen, die nächste Stufe zu zünden und die Umstellung auf ein intelligentes ERP-System einzuleiten. Dieses sollte eine durchgehende Digitalisierung und intelligente Datennutzung ermöglichen.

Der erfahrene Platinum-Partner von SAP, das Beratungsunternehmen Process Partner AG, begleitete BDO bei der Transformation auf SAP S/4HANA. Die Migration auf die In-Memory-HANA-Datenbank fand bereits 2017 statt. Dazu musste die Hardware entsprechend angepasst und das Linux-Betriebssystem upgedatet werden. Die nachfolgende Umstellung auf das neue System erfolgte in mehreren Etappen, wobei die Präparationsphase relativ aufwändig war, erklärt Patrick Frei, Head of Logistic Consulting bei Process Partner AG: «Die Migration erfolgte in zwei Phasen. Insgesamt wurden 18 Monate aufgewendet, von denen etwa die Hälfte für Vorprojekte eingesetzt wurde.» Die Process Partner AG berät und unterstützt Unternehmen auf ihrem Weg zu SAP S/4HANA. Mit unterschiedlichen Paketen und individuellen Lösungen kann für Unternehmen unterschiedlicher Grösse das Optimum aus dem SAP-System herausgeholt werden.

Mit SAP S/4HANA erhielt BDO den Unterbau für verschiedenste neue Technologien. «Mit dem modernen ERP macht BDO einen Quantensprung. Zwar zeigte das neu eingeführte intelligente ERP anfänglich noch kaum einen unmittelbaren Nutzen», sagt Patrick Frei, schliesslich wurden die bisherigen Funktionen des SAP R/3 erst einmal ohne grössere Veränderungen übernommen, um die Nutzer langsam an das neue System heranzuführen.

Ab 1. April 2019 arbeitete BDO produktiv mit SAP S/4HANA. Im Fokus standen das Finanzwesen, das Controlling und die IT. «Seit diesem Zeitpunkt können die Mitarbeitenden viele Funktionen auch mit Mobilgeräten bedienen, die Anbindung an die Cloud ist gewährleistet und neue oder bestehende Prozesse können effizienter bearbeitet werden», so Frei. Ebenso können die Mitarbeitenden ihre Zeiterfassung mobil bearbeiten. Zudem musste das CRM eines Drittanbieters entsprechend angepasst werden, um die Daten migrieren zu können. Mit direkter Anbindung für weitere SAP-Komponenten wie SAP Success Factors (Mitarbeiterbewertung) oder SAP Analytics Cloud (Datenanalysen) wird SAP S/4HANA nun immer mehr zum unternehmensweiten Komplettsystem.

Natürlich geschieht eine solch komplexe Migration eines historisch gewachsenen Systems nicht ganz ohne unvorhergesehene Tücken und Herausforderungen. «Enorm wichtig sind eine seriöse Vorbereitung und ein umfassendes Testing», sagt Patrick Frei. Um der Gefahr aus dem Weg zu gehen, dass im produktiven System Fehler entstehen, Schnittstellen oder einzelne Prozesse nicht funktionieren, wurde die Migration in zwei Sandbox-Zyklen durchgeführt. Dazu haben die Mitarbeitenden von Process Partner AG das bestehende System kopiert und in der Sandbox-Umgebung die gesamte Funktionalität getestet. «So konnten zum Beispiel die Prozesse in der Buchhaltung oder in der Fakturierung getestet werden, aber auch, ob die Mehrwertsteuer korrekt abgerechnet wird und Beträge richtig verbucht werden.» Es mussten aber auch seltene Vorgänge wie der Jahresabschluss seriös getestet werden. «Grosse Fehler müssen unbedingt in der Sandbox gefunden werden, um später böse Überraschungen zu vermeiden», erklärt Patrick Frei. Eine weitere wichtige Komponente sei das frühzeitig miteinbeziehen der Umsysteme, also von Produkten von Drittanbietern, die per Schnittstellen an das neue ERP angebunden werden müssen.

Die Migration auf das neue System hat gut geklappt, «auch wenn die grössten Herausforderungen keineswegs nur technischer Natur waren, sondern insbesondere auch die Adaption auf Seiten der Endbenutzer betraf», sagt Frei. Obwohl die Umstellung nicht brüsk und von heute auf morgen geschah, mussten die Mitarbeitenden sachte ans neue System herangeführt und entsprechend geschult werden. Auch hier sei die seriöse Vorbereitung des Personals ein wichtiger Faktor, der zum Gelingen des gesamten Projekts beiträgt. Dieselben Personen, die nun mit dem System arbeiten und eine Schlüsselfunktion besetzen, waren eng in die Testphase involviert. «Der Finanzchef jedenfalls ist nach wie vor hell begeistert vom neuen, intelligenten ERP-System», so Patrick Frei. Nun steht für BDO nichts mehr im Weg, um mit SAP S/4HANA das Potenzial für moderne und zukünftige Technologien, Automatisierungen oder Prozessvereinheitlichungen zu nutzen.