Halb so viele Geräte – doppelt so viele Möglichkeiten

Nur noch halb so viel Geräte und viele neue Möglichkeiten – die neueste Hardware-Generation von Ricoh und innovative Dokumentenlösungen machen es möglich. Da fiel Maagtechnic die Entscheidung zur Modernisierung ihres Geräteparks mit Ricoh als Partner nicht schwer. Zusätzlich zu grossen Kosteneinsparungen setzt Maagtechnic auf höhere Sicherheit beim Drucken und Scannen, automatisierte Meldungen und eine bessere Umweltbilanz.

Die veraltete Druckerflotte und die damit vermehrt einhergehenden Technikereinsätze machten eine Erneuerung der Druckerflotte über alle Standorte in der Schweiz bei der Maagtechnic AG unumgänglich. Aufgrund der langjährigen Partnerschaft und der guten Konditionen fiel die Entscheidung schnell auf Ricoh und deren neueste A3- und A4-Hardware-Generation. «Statt vorher über 100 Druckern konnte die Anzahl auf unter 50 bestehend aus nur noch vier Gerätetypen reduziert werden», so Peter Streiff, Key Account Manager bei der Ricoh Schweiz AG. Bei der Optimierung der Geräteflotte war Projektleiterin Leandra Krautter, Leiterin IT Infrastruktur & Helpdesk bei Maagtechnic, Flexibilität wichtig. Das heisst trotz einer Reduzierung der Gerätetypen müssen unterschiedliche Aufgaben von den MPFs und Druckern schnell und unkompliziert erfüllt werden. Alle Beteiligten bei Maagtechnic identifizierten dafür die unterschiedlichen Bedürfnisse der Endnutzer und stellten Ricoh die Gebäudepläne zur Verfügung. So konnte Ricoh eine Lösung erarbeiten, die alle Erwartungen bestmöglich berücksichtigte.

Bei den Bürogeräten wurde die Print2Me-Lösung von Ricoh mit Streamline NX inklusive Badgeleser installiert – so konnte ein MFP von einer grösseren Zahl von Mitarbeitenden genutzt werden und gleichzeitig die Dokumentensicherheit erhöht werden. Die Authentifizierung am MFP stellt sicher, dass nur autorisierte Anwender Zugriff auf die Scan-, Druck-, Fax-, Kopier- und digitalen Verteilungsfunkti-onen erhalten. Zusätzlich können IT-Administratoren jede der Lösungskomponenten sowie alle multi-funktionalen Produkte in ihrem Netzwerk über ein einziges integriertes Management-Tool verwalten und haben jederzeit den Überblick. Die Lieferscheindrucker und Drucker für Aussendienst-Mitarbeitende müssen schnelles und einfaches Drucken gewährleisten, deshalb wurden sie ohne Print2Me eingerichtet. Die Rechnungsdrucker wurden mit Intelligent Barcode ausgestattet – einem umfassenden Support für die häufigsten Strichcodes mit integrierten Prüfziffern und automatischem Einfügen von Start-/Stoppzeichen. So erfüllt jedes Gerät mit der passenden Lösung bestmöglich seine Aufgabe und verbessert die Workflows und Effizienz der Mitarbeitenden.

Maagtechnic entschied sich zusätzlich für @Remote und das Flottenmanagement-Tool Device Mana-ger NX. @Remote ermöglicht ein kosteneffektives und automatisches Management der Ausgabegeräte: Genaue Zählerstände werden automatisch abgelesen und rechtzeitig gesendet; Tonerlieferungen und das Incident-Management laufen automatisiert; in einem Webportal können intelligente Berichte abgerufen werden, die die Geräteeffizienz weiter steigern. @Remote unterstützt die Nutzer ausser-dem durch ein besseres Management ihrer Flotten dabei ihre Umweltbilanz zu verbessern.

Laut Leandra Krautter verlief der Rollout der Geräte reibungslos. «Wenn Engpässe auftauchten, hat Ricoh diese schnell und kompetent gelöst.» Die alten Geräte wurden von Ricoh abgelöst und die neue Flotte in das Netzwerk integriert. Aus Sicht von Ricoh waren eine optimale Koordination mit der IT, gute Kommunikation mit den End-Usern und ein sogenanntes «Staging» der Geräte, bei dem die genaue Konfiguration und die Einstellungen jeweils vorab bereitgestellt werden, die wichtigsten Erfolgsfaktoren. Die Mitarbeitenden des IT Helpdesks wurden von Ricoh geschult; zusätzlich helfen Quick-Guides – angebracht direkt hinter den MFPs – den Endnutzern bei der Bedienung der wichtigsten Funktionen.
Weiteres Potenzial für Verbesserungen, das bei der Projektplanung oder während der Umsetzung aufgefallen ist, wurde von Maagtechnjc jeweils evaluiert und bereits teilweise auch umgesetzt. So kann Maagtechnic von einigen Lösungen profitieren, die weitere Einsparungen und Optimierungen im Workflow gebracht haben. Doch auch mit Ende des Geräte-Rollouts ist das Projekt für Peter Streiff noch nicht abgeschlossen: «Aktuell wurde ein Konzept erarbeitet, um die Scan-Workstation in die Outputmanagement-Lösung zu integrieren». Auch für das Printserver-Management und die Application-Server sieht er für die Zukunft noch Optimierungsmöglichkeiten.