Internationale Schule Genf (Ecolint) − Prozesse digitalisieren mit DocuWare

Die Ecolint wurde 1924 von Bediensteten der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) und des damaligen Völkerbundes (heute UNO) gegründet und ist die vielfältigste Schulgemeinschaft weltweit. Als erste internationale Schule hat sie seit ihrer Gründung ständig Innovationen hervorgebracht, so geht auch die Einführung des International Baccalaureate Diploma Programme (IBDP) auf Ecolint zurück. Die Schule hat drei Standorte, an denen insgesamt 4500 Schülerinnen und Schüler im Alter von vier bis 18 Jahren mit 140 Nationalitäten und 80 Muttersprachen unterrichtet werden. Um den laufenden Betrieb zu gewährleisten, beschäftigt die Schule derzeit rund 1125 Mitarbeiter (Lehrkräfte und Mitarbeiter in unterstützenden Funktionen).

Mit jährlich mehr als 9000 Rechnungen und 10’000 Dokumenten rund um die Schülerakten hatte die Einrichtung mit einer grossen Menge an Papierdokumenten zu kämpfen. Das Risiko, die Dokumente zu verlieren, zu vergessen oder nicht ausreichend weiterzuverfolgen, war gross. Dies war umso problematischer, da die Schule auf drei verschiedene Standorte verteilt ist. Um hier Abhilfe zu schaffen, machte sich die Einrichtung Ende 2019 auf die Suche nach einer Digitalisierungslösung, die Anfang 2020 eingeführt werden sollte.

Vincent Puttemans, Leiter der Abteilung Rechnungswesen, hatte aus seinen vorherigen Tätigkeiten bereits Erfahrung mit derartigen Systemen. In seiner beruflichen Laufbahn erkannte er schnell die Vorteile der Digitalisierung in Bezug auf Zeitersparnis, Archivierung, Kontrolle und Prozessautomatisierung.

Nach einer Ausschreibung fiel die Wahl Anfang 2020 auf DocuWare. Die umfassenden Konfigurationsmöglichkeiten, die Flexibilität und die Funktionalität der Lösung, die die Verwaltung aller Arten von Dokumenten, etwa Einkaufsrechnungen, Verträge, Kundendateien, Budgets usw., mit einer entsprechenden Verwaltung der Zugriffsrechte ermöglicht, haben die Teams überzeugt. Den Ausschlag für diese Lösung gab schliesslich das Preis-Leistungs-Verhältnis, das im Vergleich zu Konkurrenzangeboten besser ausfiel. Nach einer Einführungsphase wurde die Lösung von den meisten Teams während des ersten Lockdowns im März 2020 eingesetzt. Alle Teams arbeiteten ab diesem Zeitpunkt im Homeoffice. Da Rechnungen problemlos von zu Hause aus bearbeitet und freigegeben werden konnten, waren die Mitarbeiter begeistert von der Lösung.

Inzwischen hat die Schule in einigen Abteilungen Homeoffice eingeführt, doch 80 Prozent der Mitarbeiter sind wieder im Büro. Die Mitarbeiter haben sich daran gewöhnt, von zu Hause oder unterwegs auf DocuWare zuzugreifen und Rechnungen freizugeben. «Das ist eine neue Art zu arbeiten, die gut ankommt», sagt Vincent Puttemans.

Mehr als 250 Mitarbeiter, darunter 20 Anwender mit Schlüsselfunktionen, verwenden das Dokumenten Management System täglich, sei es, um Dokumente abzurufen oder um sie zu freizugeben. Viele Abteilungen der Einrichtung nutzen DocuWare: Die Abteilung Finanzen/Buchhaltung in erster Linie für die Bearbeitung und Validierung von Rechnungen, die drei Rektoren für die Prüfung der Rechnungen ihrer Abteilung, die Abteilung Einkauf für die Validierung von Verträgen sowie die Bereiche Logistik und Gemeinkosten. So wird der automatisierte Workflow in den verschiedenen Abteilungen umfassend eingesetzt und unterstützt sowohl die Zusammenarbeit als auch die Beschleunigung von Freigabeprozessen.

Vor allem die Unterstützung, Verfügbarkeit und schnelle Reaktion des DocuWare Vertriebspartners und gleichzeitig Mutterhauses Ricoh Schweiz AG, waren entscheidende Faktoren für den Erfolg dieses umfangreichen Projekts, in das so viele Mitarbeiter der Einrichtung eingebunden waren. Die Geschäftsleitung ist mit dem Tool sehr zufrieden und prüft nun, ob DocuWare künftig auch für die Verwaltung von Personalakten eingesetzt werden soll.

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