Heute ist die Walker Gruppe eine der grössten Lebensmittelhandelsgesellschaften im Wallis. Das Fami­lienunternehmen beschäftigt 120 Mitarbeitende, bezieht Waren von mehr als 150 Lieferanten und führt in seinen Lagern ständig bis zu 3000 Produkte. Doch das war längst nicht immer so.

Noch vor zwei Jahren bestand die Gruppe aus drei separaten Handelsgesellschaften, die allesamt das gleiche Kundensegment belieferten. Ob Gastronomie, Grossküchen, Heime oder Spitäler – bei allen wurden manchmal drei verschiedene Aussendienstmitarbeiter vorstellig: Der Mitarbeiter von Walker lieferte Milchprodukte und Kolonial­waren, der Angestellte von Bianchi Früchte und Gemüse sowie der Aussendienst von Brasilona Fleisch und Tiefkühlprodukte. Im ungünstigsten Fall erreichten die Kunden anschliessend dann drei Lieferungen und auch drei Rechnungen. 2020 entschloss sich Walker, die drei Unternehmen in eine Handelsgesellschaft zu integrieren und die zum Unternehmen gehörende Bergkäserei in die Walker Bergkäserei auszugliedern.

Die Umstrukturierung nahm Walker zum Anlass, auch die Prozesse und die IT-Infrastruktur im Bereich Finanzen und Personal zu evaluieren. Denn für die neue Organisation war das installierte System Sage 50 unterdimensioniert. Und das Wachstum der vergangenen Jahre führte in Logistik, Vertrieb und im Backoffice zu immer komplexeren und aufwendigeren Prozessen. Dabei basierte ein Grossteil der Prozesse in der Logistik und Auftragsabwicklung auf Papier. Eine durchgehende Automatisierung und Digitalisierung war nicht möglich, da das Branchen-ERP und die Buchhaltung auf zwei unabhängigen Software-Systemen liefen. Auch konnten aufgrund der vielen Medienbrüche weder aktuelle Kennzahlen noch Echtzeit-Datenanalysen abgerufen werden. Dies war eine Herausforderung insbesondere angesichts der minutiös geplanten Logistik bei Lieferungen an teils entlegene Kundenstandorte. Ferner fehlte den Aussendienstmitarbeitenden noch der mobile Zugriff auf relevante Informationen für ihr Tagesgeschäft.

Wie Roland Steiner, CFO der Walker Gruppe, sagt, waren er und seine Geschäftsleitungskollegen auf der Suche nach einer Lösung mit mehr Performance, durchgängig digitalen Prozessen und einem elektronischen Dokumenten­archiv. Der Vorschlag der Kombination aus der Business-Software Sage 200 Extra mit DocuWare hat die Walker-Verantwortlichen von Anfang an überzeugt.

Mithilfe des Best-of-Breed-Ansatzes eröffnete sich der Walker Gruppe eine Möglichkeit, die IT-Lösungen an die eigenen Erfordernisse anzupassen. «Eine grosse Herausforderung war, die Komplexität der verschiedenen Firmen und die Verflechtung der Gruppe auf die Struktur der Software zu spiegeln», erinnert sich Steiner. Es galt, sie gemeinsam mit den Projektleitern von Sage herunterzubrechen und mit­hilfe der Möglichkeiten der Software wiederzugeben. «Das Gute an Sage ist, dass wir relativ viel selber aufbauen konnten», so der CFO. Dank der offenen Architektur der Sage-Software konnte letztendlich die Buchhaltung direkt an das Branchen-ERP von Opacc angebunden werden. Auch das Dokumentenmanagementsystem von DocuWare liess sich in die Lösung integrieren. Da parallel sämtliche historischen Geschäftsdokumente digitalisiert wurden, sind alle Belege und Rechnungen nun rasch auffindbar und gleichzeitig gesetzeskonform archiviert.

Vollkommen reibungslos lief die Einführung allerdings nicht, berichtet Steiner. Denn es sei durchaus eine Herausforderung gewesen, die Mitarbeitenden, die jahrelang gut mit Sage 50 gearbeitet hatten, auf eine neue Software zu switchen. Um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten, seien die Angestellten von Anfang an aktiv informiert und am Projekt beteiligt worden. «Glücklicherweise waren die Mitarbeitenden, auch wenn einmal etwas nicht geklappt hat, der neuen Software gegenüber immer positiv gestimmt und behielten die Vorteile im Auge», blickt er erleichtert zurück.

Durch das Zusammenspiel der drei Lösungen funktio­nieren heute die Prozesse im Auftrags-, Lager- sowie im Rechnungswesen ohne Medienbrüche. Die Aussendienst­mit­arbeitenden können Kundeninformationen über eine mo­bile Anwendung beim Kunden vor Ort abrufen und Bestellungen direkt im System erfassen. Im Rechnungs- und Zahlungswesen sind die Auftrags- und Rechnungs­dokumente in einem Workflowmanagement integriert, werden digital visiert und anschliessend automatisch im Dokumentenmanagement gespeichert.

Durch die Digitalisierung greifen die Walker-Verantwortlichen heute direkt auf ihre Zahlen zu und erhalten tagesaktuell Informationen zu Rechnungen, Zahlungsmoral, Liquidität, Logistikkosten etc. «Sage 200 Extra verwandelt die Daten auf Knopfdruck in aussagekräftige Kennzahlen. Diese Transparenz bringt uns einen enormen Vorteil», sagt Steiner. «Wir arbeiten in einem hart umkämpften Umfeld. Da ist es wichtig, dass wir jederzeit evaluieren können, wie rentabel einzelne Bereiche sind.»

Durch die höhere finanzielle Transparenz dank der direkten Schnittstelle zwischen ERP und Sage rechnet der Chief Financial Officer damit, dass das Projekt in knapp zwei Jahren amortisiert ist. Die Walker Gruppe spare einerseits Zeit, besitze ein besseres Inkassomanagement und realisiere einen tieferen Debitorenverlust. «Die Kosten für Software, Lizenzen, Dienstleistungen und Archivlösung beliefen sich auf rund 120 000 Franken. Damit lagen wir unterhalb des veranschlagten Budgets», berichtet Steiner.

Allerdings sei das gesamte Potenzial der neuen Kombination noch nicht ausgeschöpft. Die Walker Gruppe will unter anderem das Kundenerlebnis des B2B-Webshops verbessern und die operativen Prozesse – insbesondere in der Warenkommissionierung respektive -lieferung – weiter verschlanken. Wie Steiner sagt, stünden ausserdem in der Bergkäserei weitere Grossprojekte an. «Unsere Vision ist, dass wir in Zukunft digital wissen, welche Käse wann und wo im Reifekeller gelagert waren sowie wie oft und wie sie gepflegt wurden», kündigt der CFO an.