Sieben Todsünden der Business-Kommunikation

Jürgen Hill ist Teamleiter Mobile der COMPUTERWOCHE. In der Online-Ausgabe unserer Schwesterzeitschrift wurde der Artikel ursprnglich publiziert.

Hand aufs Herz - schon mal in der Bahn neugierig auf den Screen des Nachbarn geblickt, um zu schauen, was der so schreibt und liest? Ist bei einer privaten Nachricht nicht weiter schlimm, bei geschäftlichen E-Mails mit sensiblen Informationen kann das schon eher zum Problem werden. Abhilfe schaffen spezielle Folien für Smartphones und Tablets, die nicht nur vor Spiegelung, sondern auch vor neugierigen Blicken schützen - oder das Gerät einfach mal in der Tasche lassen.

Stichwort Mega-Hack: Einer russischen Hackergruppe ist es gelungen, knapp 1,2 Milliarden Login-Daten zu klauen. Viele Nutzer machen es den Hackern einfach, indem sie für alle Accounts dasselbe und oft unsichere Passwort verwenden - haben die Cyber-Kriminellen eins, haben sie alle. Jedes Konto, sei es E-Mail oder Social Media sollte durch ein individuelles und schwer knackbares Passwort geschützt sein.

Mal ganz abgesehen davon, dass laute Telefonate in öffentlichen Bereichen ein Ärgernis für die Mitmenschen sind. Geschäftliches vor Fremden auszuplaudern kann gefährlich sein, denn wer weiss schon, wer lauscht? Der Kunde, über den man gerade lästert oder vielleicht sogar die Konkurrenz? Vorsicht ist bei Gesprächen im öffentlichen Raum oder in der Nähe anderer Menschen auf jeden Fall geboten.

Ja, WhatsApp ist wahnsinnig praktisch. Und für das alltägliche Chatten mit Freunden nicht mehr wegzudenken. Aber wichtige geschäftliche Informationen damit versenden? Über einen Messenger, dessen Datenschutzpolitik und Sicherheit schon oft für negative Schlagzeilen gesorgt haben? Besser nicht! Einige Anbieter haben diese Sicherheitslücken zum Anlass genommen, geschützte Alternativen zu entwickeln. Zum Beispiel der kostenpflichtige Messenger Threema. Eine ganz neue und kostenlose Alternative ist sayHEY. sayHEY verschlüsselt mit 128 Bit Ende-zu-Ende.

So wie es früher als Kind noch von den Eltern hiess «Hände auf den Tisch», heisst es heute «Smartphone weg vom Tisch». Sowohl beim Meeting am Schreibtisch als auch beim Geschäftsessen gilt - der Gesprächspartner hat die ungeteilte Aufmerksamkeit verdient. Das Handy in Reichweite signalisiert hingegen die Bereitschaft zu Ablenkung und Desinteresse. Das Smartphone beim Abendessen oder Meeting daher am besten im Lautlosmodus in der Tasche lassen.

Den richtigen Ton zu treffen, den der Empfänger auf keinen Fall missverstehen kann, ist schon per E-Mail nicht einfach. Smiley oder kein Smiley? Sehr geehrter Herr Meier oder Lieber Herr Meier? Eine Message ist schon mal schnell verschickt, ohne dem Text grosse Beachtung zu schenken - eben weil es diesen Hauch von privater Bindung hat. Nur weil der Kanal eher inoffiziell ist, sollte die Kommunikation trotzdem dem Gegenüber angepasst und höflich bleiben.

...oder eben auch nicht. Ständige Erreichbarkeit kann gut sein. Oft verleitet sie aber auch dazu, grundlegende Benimmregeln aus den Augen zu verlieren. Dem Mitarbeiter abends noch schnell eine E-Mail mit einer dringenden Aufgabe zu schicken, ist sicher nicht besonders höflich - aber das Smartphone macht es möglich. Freizeit sollte sowohl für Chefs und Dienstleister als auch Praktikanten Freizeit bleiben - Stichwort Work-Life-Balance. Auch wenn Smartphones diese Möglichkeit der 24 Stunden Erreichbarkeit via E-Mail, SMS und Messenger ermöglichen, sollte man diese nicht auch 24 Stunden am Tag nutzen.