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18.05.2013, 16:23 Uhr
Durch Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung Milliarden sparen
RICOH Europe empfiehlt Unternehmen in Europa von Rechnungen in Papierform zu einer elektronischen Rechnungsstellung (e-invoicing) zu wechseln.
Dabei betont das Unternehmen besonders die potenziellen Kosteneinsparungen von 243 Milliarden Euro für Unternehmen sowie 40 Milliarden Euro für den öffentlichen Sektor, wenn die Mehrzahl der Papierrechnungen durch elektronische ersetzt würde. Die Kosten- und Zeiteinsparungen werden in einem neuen von Billentis veröffentlichten und von RICOH gesponserten Bericht erläutert.
Trotz des identifizierten Einsparpotenzials hat bisher nur die Minderheit der Unternehmen in Europa auf e-invoicing umgestellt. Es wird geschätzt, dass 2013 nur eine von fünf Rechnungen im elektronischen Format erstellt wird. Dies zeigt, dass es noch ein langer Weg ist bis das Ziel der Europäischen Kommission erreicht ist, e-invoicing bis 2020 zur vorherrschenden Form der Rechnungstellung zu machen. Das für den öffentlichen Sektor gesetzte Datum liegt mit dem Jahr 2016 sogar noch früher. Der Bericht von Billentis zeigt eine ganze Reihe von Gründen auf, warum sich Unternehmen und der öffentliche Sektor beim Wechsel zur elektronischen Rechnungsstellung noch schwer tun – von unübersichtlichen rechtlichen Anforderungen bis hin zu Geschäftspartnern, die weiterhin Rechnungen im Papierformat wünschen. Der Bericht empfiehlt Unternehmen die Einführung einer 3-Jahres-Strategie zur erfolgreichen Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im eigenen Unternehmen, bei ihren Kunden sowie bei ihren Lieferanten.
«Die schleppende Einführung des e-invoicing zeigt deutlich, dass die Hindernisse bei der Einführung für Unternehmen und den öffentlichen Sektor in Europa noch immer zu konkret sind», so Martin Hurley, Vice President und General Manager Outsourcing Services bei RICOH Europe. «Wie der Bericht verdeutlicht: Einer der kritischsten Schritte für die erfolgreiche Umsetzung eines Programms zur elektronischen Rechnungsstellung ist das Vorhandensein eines klaren Ziels und einer Strategie für die Migration von Papier hin zum elektronischen Format. Kürzlich durchgeführte Studien zeigen jedoch, dass 57 Prozent der Unternehmen in Europa keine vollentwickelte und umgesetzte Strategie zur Verwaltung ihrer geschäftskritischen Prozesse – einschliesslich der Rechnungsstellung – haben . Die Einführung einer klaren Strategie, die e-invoicing mit Geschäftszielen verknüpft (einschliesslich der Reduzierung von Kosten durch Verkürzung der Zeit bis zur Begleichung von Rechnungen, Steigerung der Produktivität durch Vermeidung zeitaufwändiger manueller Aufgaben und effizienterer Kundenkommunikation), hilft Unternehmen bei der erfolgreichen Umsetzung eines neuen Prozesses für die elektronische Rechnungsstellung im gesamten Unternehmen.»
«Das Ändern eines geschäftskritischen Dokumentenprozesses kann jedoch zeitaufwändig oder kompliziert sein und der Schlüssel ist, diesen Prozess ohne Einschränkung der täglichen Kernaufgaben des Geschäfts zu ändern. Unternehmen sollten sich bei einem Experten für Dokumentenprozesse Rat holen oder die Aufgabe an solch einen Experten auslagern, der sich an Stelle des Unternehmens um den Übergang von Papier- zu elektronischen Rechnungen kümmert. Dadurch kann sich das Unternehmen darauf konzentrieren, die Anforderungen seiner Kunden zu erfüllen», so Hurley weiter.
> Mehr Informationen zu E-Invoicing auf der Website von RICOH Schweiz
Trotz des identifizierten Einsparpotenzials hat bisher nur die Minderheit der Unternehmen in Europa auf e-invoicing umgestellt. Es wird geschätzt, dass 2013 nur eine von fünf Rechnungen im elektronischen Format erstellt wird. Dies zeigt, dass es noch ein langer Weg ist bis das Ziel der Europäischen Kommission erreicht ist, e-invoicing bis 2020 zur vorherrschenden Form der Rechnungstellung zu machen. Das für den öffentlichen Sektor gesetzte Datum liegt mit dem Jahr 2016 sogar noch früher. Der Bericht von Billentis zeigt eine ganze Reihe von Gründen auf, warum sich Unternehmen und der öffentliche Sektor beim Wechsel zur elektronischen Rechnungsstellung noch schwer tun – von unübersichtlichen rechtlichen Anforderungen bis hin zu Geschäftspartnern, die weiterhin Rechnungen im Papierformat wünschen. Der Bericht empfiehlt Unternehmen die Einführung einer 3-Jahres-Strategie zur erfolgreichen Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im eigenen Unternehmen, bei ihren Kunden sowie bei ihren Lieferanten.
«Die schleppende Einführung des e-invoicing zeigt deutlich, dass die Hindernisse bei der Einführung für Unternehmen und den öffentlichen Sektor in Europa noch immer zu konkret sind», so Martin Hurley, Vice President und General Manager Outsourcing Services bei RICOH Europe. «Wie der Bericht verdeutlicht: Einer der kritischsten Schritte für die erfolgreiche Umsetzung eines Programms zur elektronischen Rechnungsstellung ist das Vorhandensein eines klaren Ziels und einer Strategie für die Migration von Papier hin zum elektronischen Format. Kürzlich durchgeführte Studien zeigen jedoch, dass 57 Prozent der Unternehmen in Europa keine vollentwickelte und umgesetzte Strategie zur Verwaltung ihrer geschäftskritischen Prozesse – einschliesslich der Rechnungsstellung – haben . Die Einführung einer klaren Strategie, die e-invoicing mit Geschäftszielen verknüpft (einschliesslich der Reduzierung von Kosten durch Verkürzung der Zeit bis zur Begleichung von Rechnungen, Steigerung der Produktivität durch Vermeidung zeitaufwändiger manueller Aufgaben und effizienterer Kundenkommunikation), hilft Unternehmen bei der erfolgreichen Umsetzung eines neuen Prozesses für die elektronische Rechnungsstellung im gesamten Unternehmen.»
«Das Ändern eines geschäftskritischen Dokumentenprozesses kann jedoch zeitaufwändig oder kompliziert sein und der Schlüssel ist, diesen Prozess ohne Einschränkung der täglichen Kernaufgaben des Geschäfts zu ändern. Unternehmen sollten sich bei einem Experten für Dokumentenprozesse Rat holen oder die Aufgabe an solch einen Experten auslagern, der sich an Stelle des Unternehmens um den Übergang von Papier- zu elektronischen Rechnungen kümmert. Dadurch kann sich das Unternehmen darauf konzentrieren, die Anforderungen seiner Kunden zu erfüllen», so Hurley weiter.
> Mehr Informationen zu E-Invoicing auf der Website von RICOH Schweiz
