Mehr Sicherheit durch Investition in Dokumentenprozesse

Dieser Hinweis stammt aus dem von RICOH gesponserten IDC White Paper «It’s Worse Than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk“. Das White Paper zeigt, dass Unternehmen immer weniger Geld in die Verbesserung von dokumentengesteuerten Geschäftsprozessen investieren, die entwickelt wurden, um Risiken zu verringern. Solche Prozesse umfassen beispielsweise die Bereiche Kontinuitäts- und Risikobewertung, Monitoring und Controlling sowie Compliance- und Auditverfahren. RICOH rät Unternehmen, mehr Zeit darauf zu verwenden, diese Prozesse zu verstehen und zu verbessern. Die Untersuchungen haben weiterhin ergeben, dass das Verdrängen von Papier aus Prozessen nicht unbedingt die Effektivität verbessert und dass Unternehmen zu stark von Mitarbeitern abhängig sind, um entscheidende Prozesse umzugestalten. «Je mangelhafter Prozesse sind, desto weniger investieren Unternehmen in ihre Verbesserung», heisst es in dem IDC White Paper, das von RICOH gesponsert wurde. «Obwohl teilweise in Risikominimierung und Verbesserung ineffektiver Prozesse investiert wird, fallen diese Investitionen vergleichsweise  geringer aus als bei anderen Prozessen. Diese Prozesse sollten jedoch wesentlich mehr Aufmerksamkeit erhalten, [um Auswirkungen auf die Sicherheit des Unternehmens zu minimieren].» Die gute Nachricht: Über die Hälfte der Befragten gab an, die Verbesserung dokumentenbasierter Prozesse, die Compliance und Risikominderung bzw. das Risikomanagement regeln, brächte Vorteile hinsichtlich Aufsicht und Kontrolle, der Compliance-Risiken, der Informationssicherheitsrisiken und des Kontinuitätsrisikos des Unternehmens. RICOHs Ansatz zur Verbesserung dieser dokumentengesteuerten Prozesse umfasst die Definition des gewünschten Zustands und die Erstellung eines Plans, der wichtige Messgrössen und Leistungsindikatoren enthält. Ausserdem beinhaltet das Lösungsangebot von RICOH die Entwicklung einer neuen Informationsinfrastruktur, die an die Unternehmensziele und die Erwartungen der Kunden angepasst ist sowie eine Kampagne (Change Management), die den Nutzern, die neuen Prozesse näherbringen soll. «Es ist äusserst wichtig, dass Unternehmen einen ganzheitlichen Ansatz wählen, um ihre Informationsinfrastruktur zu verstehen, um zu erkennen, wo Verbesserungen erforderlich sind und um mit einem erfahrenen Partner zusammenzuarbeiten, der sie dabei unterstützt, ihre Prozesse effizienter zu gestalten,» sagt Sergio Kato, stellvertretender Geschäftsführer, Global Marketing Group/Services Business Center von RICOH. «Aber im Fall von Prozessen, die theoretisch dazu entwickelt wurden, Risiken zu minimieren, wie beispielsweise bei Compliance- und Audit-Prozessen oder Prozessen zur Unternehmenskontinuität, ist es für Unternehmen noch wichtiger, kontinuierlich Verbesserungen zu überwachen, auszuwerten und in diese zu investieren. Die Studie zeigt, dass dies häufig nicht der Fall ist. Wir weisen Unternehmen daher deutlich darauf hin, dass sie sich diesen dringenden Anliegen widmen sollten, bevor noch grössere Risiken für das Unternehmen entstehen.» RICOH bietet seine Leistungen weltweit an und weiss daher, dass Unternehmen häufig erfahren müssen, dass ineffiziente und ineffektive Prozesse sie einem erheblichen finanziellen Risiko aussetzen. Die Studie hat 23 dokumentengesteuerte Prozesse untersucht, die in Unternehmen vorkommen. Drei der vier Prozesse, die in der Studie als äusserst ineffizient angegeben wurden, sind Unternehmenskontinuität und Risikobewertung, Unternehmensüberwachung und Kontrollen sowie Compliance- und Auditverfahren – es handelt sich bei allen um Prozesse aus dem Bereich Risikomanagement. Die Studie entstand als Teil von RICOHs Document Process Imperative, die Anfang des Jahres von RICOH Company, Ltd. präsentiert wurde. Ziel ist es, Unternehmen dabei zu helfen das Informationsmanagement in allen Branchen schneller und effizienter zu verbessern. Weitere Studien-Ergebnisse  Die Untersuchung zeigt ebenfalls auf, dass Automation nicht immer mit Effizienz gleichzusetzen ist: Ein hoher Prozentsatz an Unternehmensprozessen (30 bis 40 Prozent) bleibt weiterhin papiergesteuert und viele Prozesse wechseln zwischen papierbasierten und elektronischen Arbeitsabläufen. «Die ineffektivsten Prozesse [in der Studie] basieren am wenigsten auf gedruckten Dokumenten. Hiermit wird der Mythos beseitigt, dass das einfache Digitalisieren von papierbasierten Prozessen für mehr Effizienz sorgt. Die Effektivität eines Prozesses hängt vielmehr von einer tiefgreifenderen Analyse der Arbeitsabläufe und der Merkmale des Prozesses selbst ab.»  Ein weiteres Ergebnis: Unternehmen verlassen sich zu sehr auf die eigenen Mitarbeiter bei der Umgestaltung von Prozessen, genauso vertrauen sie zu sehr auf Technologien. «Für eine Prozessreorganisation ist gründliches Fachwissen und eine Sicht von aussen erforderlich, wohingegen ein einfaches Hinzufügen von Hardware in einen ineffektiven Prozess dazu führen kann, dass dadurch ‚Ineffektivität erhalten bleibt‘», heisst es im Whitepaper zur Studie. RICOH zufolge kann die Auswahl des richtigen Partners, der über umfassende Erfahrungen bei der Reorganisation von Unternehmensprozessen verfügt, dazu beitragen, eine breitere und praxisbezogene Perspektive zu erhalten. Der Aufwand und die Kosten, die mit der Reduzierung von Risiken in Unternehmen verbunden sind, können so ebenfalls gesenkt werden. Ein solcher Partner kann im Rahmen der Zusammenarbeit sicherstellen, dass die getätigten Investitionen wirklich zu optimierten Unternehmensprozessen führen, d.h. dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit im richtigen Format für die richtigen Personen in einem Unternehmen verfügbar sind. «Die Untersuchung zeigt eindeutig, dass mehr als Intuition erforderlich ist, um wichtige dokumentenbasierte Prozesse zu verbessern», so Kato. «Die Risiken sind nicht offensichtlich, und die Lösungen verlangen in der Regel eine umfassendere Analyse als vermutet. Glücklicherweise gibt es bewährte Lösungen für dokumentenbasierte Prozesse, die mit dieser neuen Untersuchung übereinstimmen. Unser Managed Document Services (MDS)-Ansatz nutzt solche Lösungen, um bedeutende Ergebnisse für RICOH-Kunden auf der ganzen Welt zu gewährleisten.» Der MDS-Ansatz von RICOH ist eine Weiterentwicklung von reinen Managed Print Services (MPS) und befasst sich mit den drei grundlegenden Funktionen, die sich auf das gesamte Dokumentenmanagement-Ökosystem beziehen: Input, Processing und Output. Die MDS von RICOH haben das Ziel, Kernprozesse im Unternehmen zu straffen: Mit Fokus auf Prozessen, Personen, Technologien und Innovationen werden diese kontinuierlich optimiert. Durch einen flexiblen, auf Partnerschaft beruhenden Ansatz unterstützt RICOH Unternehmen dabei, Informationen besser zu verwalten und zu verwerten, um bessere Unternehmensergebnisse zu erzielen. RICOH wird aktuell sowohl von IDC als auch von Gartner als führend in der Branche angesehen. Mehr zu Document Governance von RICOH