Sicherheit der Dokumentenprozesse muss verbessert werden

Eine aktuelle Studie von Quocirca  zeigt, dass Unternehmen beim Thema Dokumentensicherheit ein unnötiges Risiko eingehen, weil sie nur auf Teillösungen setzen. Laut der Untersuchung haben bereits 70 Prozent aller befragten Unternehmen einen oder mehrere druckbezogene Datenverluste erlebt, aber nur 15 Prozent sind diesbezüglich beunruhigt. Dieses fehlende Problembewusstsein wird auch durch die Ergebnisse des RICOH Process Efficiency Index bestätigt. Gemäss der von Coleman Parkes Research im Auftrag von RICOH Europe durchgeführten Studie steht für Unternehmen europaweit die Sicherheit ihrer geschäftsrelevanten Dokumentenprozesse an erster Stelle  (67 Prozent). Jedoch sind nur 43 Prozent von ihnen in der Lage, den Zugang zu elektronischen Dokumenten, die vertraulich und geschäftskritisch sind, zu beschränken. Die Studie hat auch bestätigt, dass nur 39 Prozent aller befragten Unternehmen ihre geschäftskritischen Dokumente kontrollieren können. Die Schlussfolgerung daraus ist, dass mehr als die Hälfte nicht weiss, wer auf die wichtigen Informationen Zugriff hat, sie bearbeitet, druckt oder kopiert. Vor allem in den nordeuropäischen Ländern und Frankreich ist die Situation sehr deutlich: Nur eins von drei Unternehmen ist in der Lage, geschäftsrelevante Dokumente zu überwachen. Quocirca bestärkt Unternehmen darin, in ihre Informationssicherheits-Strategie auch Dokumentensicherheit mit einzubinden. Louella Fernandes, Analystin bei Quocirca: «Unsere Studie zeigt, dass das Dokumentenmanagement insgesamt nur so effizient und sicher sein kann, wie der am wenigsten optimierte Prozess in dieser Kette. Angesichts der steigenden Bedeutung von Dokumentenmanagement in Unternehmen darf das Thema Sicherheit beim Drucken nicht ausser Acht gelassen werden. Es erfordert daher eine übergreifende Herangehensweise, die die Bereiche Ausbildung, Strategie und Technologie abdeckt. Unternehmen sollten bei der Wahl ihres Anbieters für Managed Print Services darauf achten, dass dieser strenge Sicherheitsbestimmungen einhält, so dass sie ihm ihre geschäftskritischen Informationen guten Gewissens anvertrauen können.» Kontrolle von Anfang bis Ende
Diese Ansicht teilt auch RICOH. Carsten Bruhn, Executive Vice President von RICOH Europe: «Der Schlüssel zur Steuerung geschäftskritischer Dokumentenprozesse innerhalb des Unternehmens ist, sicherzustellen, dass sie von Anfang bis Ende kontrolliert werden. Wissensteilung, Produktivität und Sicherheit wie auch Prozesse, Mitarbeiter und Technologie sollten nicht als isolierte Komponenten, sondern als Gesamtheit betrachtet werden.» So wie ein nachlässiger Ansatz zur Dokumentensicherheit weitreichende negative Folgen für ein Unternehmen haben kann, lassen sich durch den Einsatz der richtigen Werkzeuge bei unternehmensrelevanten Dokumentenprozessen zahlreiche Vorteile erzielen, die über die Dokumentensicherheit hinaus gehen. Durch einen optimierten unternehmensinternen Informationsfluss profitieren Unternehmen von mehr Effizienz und Flexibilität, höherer Mitarbeiterproduktivität und verbessertem Kundenservice – mit dem Wissen, dass ihre Informationen sicher sind. Mehr zur Dokumentensicherheit erfahren
Der RICOH Process Efficiency Index kann unter www.ricoh-europe.com/thoughtleadership heruntergeladen werden. Unternehmen können da auch an einer Online-Umfrage teilnehmen, um ihre grössten Bedenken bezüglich der eigenen Dokumentensicherheit darzulegen und unter www.ricoh-europe.com/securitymatters mehr über das Thema Dokumentensicherheit erfahren.