Schwere Störfälle in Dokumentenprozessen bei drei von vier Unternehmen

Mangelhafte Dokumentenprozesse verursachen erhebliche Probleme: 36 Prozent der befragten Unternehmen konnten aufgrund eines unzureichenden Dokumentenmanagements die nötigen Compliance-Anforderungen nicht erfüllen, 30 Prozent verloren wichtige Mitarbeiter und 25 Prozent der Unternehmen verloren wichtige Kunden. Weitere mögliche Auswirkungen sind Verstösse gegen Auflagen im Bereich IT-Sicherheit, eine nachträgliche, umfassende Rechnungsprüfung, Reputationsverlust oder Klagen. Dies ist das Ergebnis eines neuen White Papers, das IDC im Auftrag von RICOH erstellt hat. Das White Paper ist das erste Resultat der neuen RICOH-Initiative «Document Process Imperative». Die gute Nachricht: Wirkt man Fehlern oder Störungen vorrausschauend entgegen, lassen sich grössere finanzielle Schäden verhindern. IDC schätzt die Gesamtkosten von Prozessstörungen auf mindestens zehnmal so hoch wie die direkten Kosten, die beispielsweise durch Ausgleichs- oder Entschädigungsleistungen entstehen. Denn zu den Gesamtkosten zählen auch Mitarbeiterzeit und Zeitaufwand für die Kontrolle durch Führungskräfte bei Aufgaben wie Nachbesserungen und Prozessüberprüfungen sowie mit Kundenverlust verbundene Opportunitätskosten. «Viele [Führungskräfte] erkennen nicht, wie dokumentengesteuerte Geschäftsprozesse das Risikoprofil ihres Unternehmens beeinflussen. Diese Prozesse sind äusserst störanfällig und können die unternehmerische Tätigkeit gravierend beeinträchtigen. Die Kosten, die mit Störungen oder Ausfällen verbunden sein können, sind höher als viele Führungskräfte annehmen», erklärt IDC in dem von RICOH in Auftrag gegebenen Bericht «It's Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk». «Obwohl die meisten Unternehmen beträchtliche Investitionen tätigen, um die Gefahr unwahrscheinlicher, aber mit hohem Verlustpotenzial einhergehender Ereignisse zu reduzieren, lauern wahrscheinliche Ereignisse mit hohem Verlustpotenzial, die durch fehlerhafte Dokumentenprozesse verursacht werden. Dies oftmals unbemerkt und ausserhalb des Aufmerksamkeitsradius' von Führungskräften.» Die Ergebnisse basieren auf einer weltweiten Umfrage unter mehr als 1'516 Verantwortlichen für Geschäftsprozesse und Wissensarbeitern aus grossen und mittleren Unternehmen sowie aus Fokusgruppen. Die Befragten wurden nach dem Zufallsprinzip aus internationalen Panels ausgewählt. Sie stammen aus acht Staaten: den USA, Kanada, Grossbritannien, Frankreich, Deutschland, Australien, China und Japan. Dokumentengesteuerte Geschäftsprozesse sind als Prozesse definiert, die durch in elektronischen oder gedruckten Dokumenten erfasste Informationen gesteuert werden. IDC zufolge wirken sich Ineffizienz und Ineffektivität dieser Dokumentenprozesse auf alle Branchen, Regionen und Unternehmen jeder Grösse aus. Die Umfrage ergab, dass schwerwiegende Störfälle in Bezug auf geschäftliche Abläufe oder Compliance-Fragen in ungefähr gleichem Masse in Nordamerika, Europa und Asien auftreten. Am häufigsten treten sie dabei in Asien auf (79 Prozent). Mehr als ein Drittel aller Befragten gab an, dass sie persönlich bereits auf ineffiziente oder ineffektive dokumentengesteuerte Prozesse gestossen sind. Und obwohl 31 bis 39 Prozent der Dokumentenprozesse papierbasiert sind, ergab die Umfrage, dass Papier an sich kein Risikofaktor ist. «Effektive Prozesse müssen auf reibungslosen Abläufen beruhen», so das White Paper. «Das Medium selbst ist nicht unbedingt das Problem.» Die Umfrage ergab auch, dass Konzepte zur Verbesserung von Dokumentenprozessen es teilweise gar nicht auf die Tagesordnung der Geschäftsleitung schaffen. Dies ist eine entscheidende Hürde, denn Dokumentenprozesse können mehrere Teams, Abteilungen und/oder sogar Unternehmen betreffen. Viele Mitarbeiter haben nicht die Befugnisse, um die erforderlichen und umfassenden Veränderungen zu erarbeiten und durchzuführen. «Wirksame Änderungen können nur mit Unterstützung der Geschäftsleitung durchgesetzt werden», so das White Paper. RICOH kennt diese Risiken und kann seine Kunden als fhrender Anbieter von Managed Document Services (MDS) optimal unterstützen. Sergio Kato, stellvertretender Geschäftsführer der Global Marketing Group/Services Business Center, bemerkt: «Mit unserem MDS-Ansatz (Managed Document Services) analysieren wir, wie Informationen eine Organisation durchdringen und wie sich Geschäftsprozesse - insbesondere Prozesse, die mit Menschen verbunden sind - auswirken können», sagt er. «Verbesserte Prozesse können nicht nur Effizienz und Produktivität erhöhen, sondern auch individuell angepasst werden, um Risikofaktoren in jeder Phase aus dem Weg zu räumen.» Über die Document Process Imperative Die «Document Process Imperative» von RICOH ist eine Initiative, die Kenntnisse über neue Dokumentenprozesse vermittelt, die Unternehmen helfen, ihr kollektives Wissen wirksam einzusetzen. Diese Initiative wird Forschungsprojekte finanzieren und Ressourcen zur Verfügung stellen, die RICOHs Fachwissen im Bereich Dokumentenprozesse mit dem Know-how von Visionären der Branche sowie der Kompetenz von RICOHs Partnern und Kunden zusammenführen.