Die passenden Informationen zur richtigen Zeit

Damit das Wissen, die Ideen und Erfahrungen von Mitarbeitenden eines Unternehmens optimal genutzt werden können, hilft ein Informationsmanagement, das sämtliche Bereiche miteinbezieht. Schliesslich trägt die Nutzung von vorhandenen Informationen wesentlich zur Wirtschaftlichkeit und zur Wettbewerbsfhigkeit des Unternehmens bei. Die Kosten für eine optimale Informationsverwaltung sind jedoch nicht zu unterschätzen. Studien haben gezeigt, wie kostspielig es sein kann, Informationskapital nicht wirksam zu verwalten. Eine Analyse des  Marktforschungsunternehmens IDC nennt folgende Befunde, die infolge einer nicht wirksam genutzten Datenverwaltung entstehen:

Managed Document Services für effiziente Informationsnutzung Die Managed Document Services von RICOH sorgen dafür, dass sämtliche Mitarbeiter eines Unternehmens Zugriff auf die gewünschten Informationen im richtigen Format haben. Dazu werden die Datenflüsse innerhalb der Unternehmen vom Anfang bis zum Schluss betrachtet und in die Phasen Input, Throughput und Output eingeteilt. Verbesserungen im Management von Dokumenten und Geschäftsunterlagen verlangen detaillierte Analysen. Dabei werden nicht nur die aktuell genutzten Technologien geprüft, sondern insbesondere auch die Dokumentenprozesse und die Nutzung von Dokumenten durch die Mitarbeiter. Der Ansatz von RICOH basiert auf der Analyse und Optimierung dieser drei Elemente: Mitarbeiter, Prozesse und Technologien. Das gesamte Dokumentenmanagement wird von RICOH in einem fnfstufigen Prozess betreut: Nach einer Analyse der Situation werden Verbesserungsvorschläge gemacht, um diese in einem weiteren Schritt zu Implementieren. Danach wird ständig kontrolliert und optimiert. Zudem wird das System stets weiterentwickelt. Bei der Umstellung auf neue Technologien werden die Mitarbeitenden bewusst an die Veränderungen der Infrastruktur und der Arbeitsmethoden herangeführt und miteinbezogen. Auf diese Weise können die Dokumente und Informationen im Unternehmen effizienter verwaltet werden. Die Dokumentenprozesse werden unternehmensweit analysiert und optimiert. Hardware, Software und Systeme werden auf die Prozesse und Anforderungen im Unternehmen angepasst.